Tradycyjne kadry i płace to nie tylko najbardziej czasochłonne, ale i papierochłonne procesy w firmie. Dlatego nowe rozwiązania pojawiające się w tym obszarze zmierzają w jednym kierunku – cyfryzacji. O tym, jak wydostać się z uciążliwej papierologii  i wykonać krok milowy w stronę proekologicznego oraz efektywnego payrollu rozmawiamy z Tomaszem Pawluczukiem, Key Account Managerem w LeasingTeam Group.

 

Jesteś ekspertem w zakresie payrollingu, inaczej zwanego outsourcingiem procesów kadrowo‑płacowych. Staje się on coraz bardziej popularny w Polsce. Porozmawiajmy więc o tej usłudze LeasingTeam Group jak o wezwaniu do działania, za pomocą odpowiednich rozkaźników. Pierwsze dwa to zakończ i rozpocznij.

 

Payrolling z LeasingTeam Group, czyli przekazanie nam obsługi kadrowo-płacowej, oznacza zakończenie obiegu papierowego dokumentów i rozpoczęcie cyfrowego etapu w kadrach i płacach. Wiadomo, że KiP nie jest wielce fascynującym obszarem biznesu, a głównie wiąże się z rutynowymi działaniami w zakresie zatrudnienia i wynagradzania, o które każdy pracodawca musi zadbać. Decydując się na przekazanie obsługi kadrowo-płacowej LeasingTeam Group, klient całkowicie pozbywa się problemów związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej oraz zmianami w prawie pracy i podatkach. To żadna tajemnica, że ciągłe modyfikacje w rozliczeniach i przepisach podatkowych są zmorą dyrektorów finansowych oraz managerów ds. HR, którzy najczęściej nadzorują działy kadr i płac. Przysparzają im zarówno pracy, jak i odpowiedzialności.

 

Zmień...

… podejście do prowadzenia biznesu. Fakty są takie, że jeśli firma, przykładowo, zatrudnia około 500-600 osób, to najczęściej obsługują je 2 osoby. A więc jedna z nich ma nawet 300 osób do rozliczania i musi zadbać o płynną, jakościową i terminową obsługę. Jeśli w tej sytuacji ktoś, powiedzmy, zachoruje lub zdecyduje się odejść z pracy, to pojawia się duży problem. Tym bardziej się on nasila w firmach zatrudniających 200-300 osób, gdzie najczęściej pracuje jedna kadrowa. Payroll z LeasingTeam Group zapewnia ciągłość obsługi, kwestie urlopów czy rotacji nie zajmują zatem klienta. Oprócz tego, nasi fachowcy są regularnie szkoleni w zakresie zmian prawnych i podatkowych. Od 1 lipca wchodzą w życie kolejne przepisy związane z reformą Polski Ład, co staje się bólem głowy w kadrach i płacach, ale nie dla naszego klienta, bo to my zajmiemy się rozliczeniami według nowych przepisów. Nie musi on martwić się o poprawność i terminy, leżą one po naszej stronie.

 

Przekaż...

… fachowcom całościową obsługę kadr i płac. Niektórzy klienci ostrożnie woleliby przekazać jedynie płace. Moim zdaniem, optymalny biznesowo outsourcing jest wówczas, gdy obejmuje zarówno kadry, jak i płace. W innym wypadku tworzy się problem logistyczny z dublowaniem funkcji i zadań. Przekazując obsługę kadr i płac, firma średnio w skali roku oszczędza od 10 do 20% kosztów utrzymania własnego działu kadrowo-płacowego. Nadmienię, że w ramach usługi payroll klienci mogą korzystać z naszej autorskiej platformy TalentPoint, która kompleksowo obsługuje i automatyzuje procesy HR. Platformę zaprezentowaliśmy podczas konferencji HR Tech Summit 2022, gdzie odnotowaliśmy duże zainteresowanie jej rozbudowanymi funkcjonalnościami. Już teraz TalentPoint obsługuje ponad 10 000 osób miesięcznie, a to dopiero początek.

 

Zredukuj...

...koszty, przede wszystkim te stałe. Przykładowo: klient ma 100 osób do rozliczenia i płaci za obsługę pojedynczej osoby. Jeżeli zredukuje zatrudnienie do 80 osób, to redukuje koszty o te 20 osób. W sytuacji wewnętrznego działu kadr i płac takiej możliwości nie ma. Ponadto, payrolling eliminuje potrzebę ciągłego szkolenia pracowników, o które klient musi zadbać sam, żeby móc właściwie rozliczać wynagrodzenia. Do tego dochodzą koszty inwestycji w systemy kadrowo‑płacowe, które bardzo różnią się cenowo. Niektóre podstawowe kosztują kilka tysięcy, a niektóre mocno rozbudowane jak TETA – kilkaset tysięcy. Weźmy pod uwagę też koszty zakupu licencji oraz obsługi serwerów przez własny dział IT, jeśli nie korzysta się z rozwiązań chmurowych. Kolejne koszty to aktualizacje wykupionego oprogramowania. Niektóre z nich kosztują 100 procent licencji początkowej. Fizycznie odchodzi przestrzeń biurowa zajmowana przez dział kadr i płac, którą można przeznaczyć na inne cele. A wraz z nią – i sprzęty komputerowe, biurka, drukarki oraz teczki i szafy pełne dokumentów. Innymi słowy, payroll z LeasingTeam Group przenosi nas do cyfrowego świata, uporządkowanego i proekologicznego.

 

Zyskaj...

…pewność, że mimo możliwych zawirowań na rynku pracy, będziesz mieć sprawną i niezawodną obsługę kadrowo-płacową. Zapewniamy w umowie, że czas naprawy sytuacji problemowych wynosi maksymalnie dwa dni robocze. Na bieżąco dostarczamy klientowi niezbędne zestawienia i raporty. Oprócz tego gwarantujemy bezpieczeństwo i poufność danych, a także pełne wsparcie techniczne systemów informatycznych wykorzystywanych do realizacji usługi. Posiadamy wszystkie najnowsze certyfikaty, jeśli chodzi o zabezpieczenie informatyczne payrollu. Usługa jest zgodna z RODO, a w trakcie jej realizacji zapewniamy pomoc prawnika - specjalisty z zakresu prawa pracy.

 

>>> Zapytaj o usługę Payroll Outsourcingu dla swojej firmy

 

Już po raz drugi pauzujesz naszą rozmowę. Nie zaplanowałam żadnego rozkaźnika na tę okazję.

Usprawiedliwienie mam takie, że nic nie dzieje się poza kontekstem tej rozmowy. Dzwonią klienci zainteresowani payrollem naszej firmy. Mamy więc sytuację, kiedy ciąg dalszy już nastąpił.

 

Z Tomaszem Pawluczukiem rozmawiała Ivanna Chernyk