Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezbędną czynnością zarówno z punktu widzenia pracodawcy jak i pracownika. Rejestr należy prowadzić dla każdego pracownika osobno. Szczegółowe informacje zawarte w rejestrze czasu pracy pracownika służą do kontroli przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej, prawidłowego naliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy.

 

Obowiązkowe informacje w ewidencji czasu pracy

Zgodnie z aktualnymi przepisami ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje dotyczące: 

  • liczby przepracowanych godzin,
  • godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczby godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczby godzin nadliczbowych,
  • liczby godzin dyżuru, a także godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
  • dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
  • ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru,
  • innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru,
  • nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru,
  • czasu pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Należy przy tym pamiętać, że za godziny nadliczbowe, a także przepracowane w godzinach nocnych, w niedzielę lub święta, obowiązują inne stawki wynagrodzenia.

 

Przechowywanie ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Należy pamiętać o tym aby przechowywać ją w taki sposób aby nie uległa uszkodzeniu. Ewidencje czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. 

 

Nieprawidłowości i ich konsekwencje

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest traktowane jako naruszenie praw pracownika, podobnie jak łamanie przepisów dotyczących czasu pracy. Takie działania są wykroczeniem podlegającym karze grzywny w wysokości nawet do 30 tys. zł. W przypadku podejrzenia sfałszowania rejestru, inspektor PIP może wystąpić do sądu z wnioskiem o podejrzenie popełnienia przestępstwa. Wówczas konsekwencje mogą być znacznie surowsze. Uczciwi pracodawcy nie powinni się jednak bać kontroli. Jeśli nawet w ewidencji występują drobne braki spowodowane czysto technicznymi problemami, inspektor zapewne sporządzi tylko notatkę – bez konsekwencji karnych.

 

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (payroll) - korzystając z usług zewnętrznej firmy może Cię ustrzec przed nieprawidłowościami w dokumentacji oraz konsekwencjami natury prawnej.