Wysoki sezon w logistyce. Jak szybko zwiększyć zatrudnienie i utrzymać efektywność operacyjną?

W logistyce są momenty, w których skala operacji potrafi zmienić się z tygodnia na tydzień. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy rosną wolumeny obsługiwane dla klientów z obszaru e-commerce i retail. W okresie Black Friday oraz przed świętami Bożego Narodzenia magazyny muszą działać szybciej, sprawniej i przy znacznie większym obciążeniu niż w standardowych miesiącach. W takich warunkach o powodzeniu operacji decydują nie tylko procesy magazynowe, ale również zdolność do błyskawicznego zwiększenia liczby pracowników bez utraty jakości pracy.

Z takim wyzwaniem mierzył się jeden z dużych operatorów logistycznych działających na rynku międzynarodowym. W magazynie zlokalizowanym w województwie łódzkim konieczne było szybkie zabezpieczenie dodatkowych zasobów ludzkich na czas szczytu sezonowego. Klient potrzebował partnera, który nie tylko dostarczy pracowników, ale też uporządkuje proces zatrudnienia, przyspieszy wdrożenie nowych osób i ograniczy presję organizacyjną po stronie własnych zespołów HR oraz operacji.

Kontekst biznesowy

Klient działa w branży logistyki, magazynowania i transportu, a jego skala operacyjna ma charakter globalny. Organizacja obsługuje różne ogniwa łańcucha dostaw: od surowców i produkcji po dostawy do odbiorców końcowych i zwroty towarów. Dzięki międzynarodowemu zasięgowi rozwija rozwiązania logistyczne dla wielu branż, w tym sektora medycznego, technologicznego czy e-commerce. W skali globalnej zatrudnia 584 000 osób w ponad 220 krajach.

Tak duża organizacja, mimo rozbudowanej struktury i wysokich standardów operacyjnych, w okresach największego obciążenia również musi sięgać po elastyczne modele zwiększania zatrudnienia. Dotyczy to zwłaszcza centrów logistycznych obsługujących wzmożone wolumeny zamówień w krótkim czasie. W przypadku lokalizacji wspomnianej wyżej jednym z głównych wyzwań było zabezpieczenie około 250 dodatkowych pracowników sezonowych przy zachowaniu jakości operacyjnej oraz pełnej gotowości do pracy w szczycie sezonu.

Wyzwanie: szybkie zwiększenie skali zatrudnienia

Największym wyzwaniem był czas. W okresie wysokiego sezonu klient musiał bardzo szybko zwiększyć zasoby ludzkie, aby zapewnić ciągłość obsługi dużych partnerów z obszaru e-commerce i retail. Skala potrzeb była znacząca, a jednocześnie nie można było dopuścić do spadku jakości realizowanych procesów. W praktyce oznaczało to konieczność połączenia dwóch celów: szybkiego zatrudnienia dużej liczby osób i utrzymania sprawności operacyjnej magazynu.

Klientowi zależało również na skróceniu czasu od zgłoszenia zapotrzebowania do pełnego uruchomienia pracownika. Tradycyjny model zatrudniania sezonowego bywa w takich warunkach zbyt powolny i nadmiernie angażuje zespoły administracyjne. Potrzebne było więc rozwiązanie, które uprości procesy rekrutacyjne, przyspieszy formalności i pozwoli wdrażać większą liczbę osób równolegle. Właśnie dlatego praca tymczasowa stała się w tym projekcie nie tylko odpowiedzią na sezonowe wahania wolumenów, ale też narzędziem zwiększającym elastyczność całej operacji.

Rozwiązanie: centralizacja, cyfryzacja i elastyczny model działania

W odpowiedzi na te potrzeby LeasingTeam Group wdrożył model operacyjny oparty na trzech filarach: elastyczności, automatyzacji i centralizacji procesów HR. Zakres współpracy objął:

rekrutację masową,
kompleksową obsługę zatrudnienia,
onboarding pracowników,
obsługę formalno-prawną
oraz zarządzanie benefitami pracowniczymi.

Rdzeniem rozwiązania była praca tymczasowa, która pozwoliła szybko zwiększyć liczbę osób gotowych do rozpoczęcia pracy w magazynie i jednocześnie utrzymać porządek po stronie procesów kadrowych.

Pierwszym obszarem zmian było przyspieszenie procesów rekrutacyjnych:

zoptymalizowano ścieżkę pozyskiwania kandydatów, upraszczając etapy rekrutacji i wykorzystując narzędzia cyfrowe, dzięki czemu skrócono czas od aplikacji do zatrudnienia, co miało kluczowe znaczenie w momencie gwałtownego wzrostu wolumenów operacyjnych;
drugim elementem była standaryzacja i cyfryzacja onboardingu – wprowadzono ujednolicone procedury wdrożeniowe oraz rozwiązania umożliwiające równoległe uruchamianie większej liczby pracowników, bez nadmiernego obciążania struktur klienta.

Ważną częścią projektu było także elastyczne zarządzanie zatrudnieniem i odpowiednie przygotowanie oferty dla pracowników sezonowych:

zapewniono konkurencyjne warunki zatrudnienia, obejmujące m.in. premie sezonowe, transport i elastyczne grafiki,
a jednocześnie LTG przejął obsługę wybranych procesów administracyjnych, ograniczając obciążenia po stronie klienta.

Dodatkowo wdrożono działania wspierające retencję, takie jak uproszczone procedury, szybkie wypłaty wynagrodzeń i przejrzysta komunikacja warunków pracy. W praktyce pokazało to, że praca tymczasowa może być skuteczna nie tylko wtedy, gdy pozwala szybko pozyskać ludzi, ale również wtedy, gdy wspiera utrzymanie zaangażowania w najbardziej wymagających momentach sezonu.

Technologia wspierająca projekt

Istotnym elementem przewagi operacyjnej było wykorzystanie stworzonej przez LeasingTeam Group autorskiej platformy TalentPoint, która umożliwia realizację jednego z najszybszych procesów zatrudnienia na rynku pracy tymczasowej w Polsce. Narzędzie znacząco skróciło czas formalnego domknięcia procesu i usprawniło obieg dokumentów. Dodatkowo projekt wspierało wdrożenie Traffit, systemu ATS, który porządkował działania rekrutacyjne i zwiększał efektywność pracy na etapie pozyskiwania kandydatów. W środowisku wysokiego sezonu, gdzie skala i tempo działań mają kluczowe znaczenie, technologia stała się realnym wsparciem dla operacji, a nie wyłącznie dodatkiem do procesu.

Projekt w liczbach

Najważniejsze dane pokazujące skalę współpracy to:

około 250 zatrudnionych pracowników magazynowych,
3 miesiące trwania rekrutacji,
skrócenie procesu zatrudnienia do 7–15 minut,
możliwość pełnego sfinalizowania formalności nawet w 20 minut.

To właśnie połączenie skali i szybkości stanowiło o wartości projektu. Klient otrzymał nie tylko dostęp do odpowiedniej liczby pracowników, ale również model działania pozwalający szybciej przechodzić od zapotrzebowania do realnej gotowości operacyjnej.

Efekty współpracy

Najważniejszym efektem było zwiększenie zdolności organizacji do szybkiego skalowania zatrudnienia bez utraty jakości operacyjnej. W praktyce przełożyło się to na sprawniejsze uruchamianie pracowników do nowych projektów, lepiej uporządkowane procesy HR oraz ograniczenie kosztów administracyjnych związanych z obsługą zatrudnienia. Klient zyskał większą elastyczność w zarządzaniu rozbudowaną strukturą sezonową oraz pełne wsparcie w modelu kompleksowej obsługi, od rekrutacji po kwestie kadrowe.