Jak zapewnić ponad 160 pracowników sezonowych w kilkudziesięciu sklepach w Polsce?

Kontekst biznesowy: sezon sprzedażowy jako wyzwanie dla działu HR

W branży retail okres od Black Friday do końca roku oznacza największą dynamikę sprzedaży. Jedna z największych sieci sprzedaży elektroniki użytkowej w Polsce, posiadająca kilkadziesiąt sklepów w kraju, każdego sezonu mierzy się w tym czasie z gwałtownym wzrostem liczby klientów i zamówień internetowych.

Dla działu HR oznacza to konieczność szybkiego zwiększenia liczby pracowników operacyjnych, zarówno w sklepach, jak i do obsługi zamówień e-commerce. Jednocześnie proces ten musi zostać przeprowadzony w bardzo krótkim czasie i w wielu lokalizacjach jednocześnie.

Firma zdecydowała się na współpracę z LeasingTeam Group w modelu pracy tymczasowej, który pozwala elastycznie skalować zespoły w okresach zwiększonego zapotrzebowania na pracowników.

Wyzwanie: skala, tempo i wiele lokalizacji

Największym wyzwaniem projektu była jego skala. Zapotrzebowanie na pracowników pojawiało się jednocześnie w kilkudziesięciu sklepach w Polsce i dotyczyło krótkoterminowego zatrudnienia w najbardziej intensywnym okresie sprzedażowym.

Kluczowe dla klienta było:

• szybkie uruchomienie rekrutacji w wielu miastach,
• zapewnienie pracowników gotowych do pracy w sklepach i przy obsłudze zamówień,
• sprawna obsługa formalności zatrudnienia,
• bieżący dostęp do danych dotyczących czasu pracy i kosztów projektu.

Dodatkowym wymaganiem było zapewnienie pracowników polskojęzycznych, którzy mogą szybko rozpocząć pracę w środowisku sprzedażowym.

Rozwiązanie: praca tymczasowa w skali ogólnopolskiej

LeasingTeam Group przejął pełną obsługę procesu zatrudnienia pracowników sezonowych: od rekrutacji, przez zatrudnienie, aż po obsługę kadrowo-płacową i raportowanie danych.

Projekt był realizowany w ponad 48 lokalizacjach klienta w Polsce. Istotnym elementem jego powodzenia była lokalna obecność LTG w regionach, w których działa klient, co pozwoliło na szybkie dotarcie do kandydatów i sprawne uzupełnianie zapotrzebowania kadrowego.

Pracownicy tymczasowi wspierali funkcjonowanie sklepów w kilku obszarach operacyjnych:

• obsługa klientów w sklepach,
• układanie towarów i prace merchandisingowe,
• obsługa kas,
• kompletowanie i pakowanie zamówień e-commerce,
• przygotowanie zamówień do wysyłki.

Ważnym elementem projektu było również wykorzystanie autorskiego narzędzia LeasingTeam Group, systemu HR do automatyzacji kadr i płac TalentPoint, które umożliwiło klientowi bieżący dostęp do danych dotyczących zatrudnionych pracowników, liczby przepracowanych godzin oraz raportów finansowych. Raporty były przygotowywane w cyklu tygodniowym, co pozwalało działowi HR na bieżąco monitorować realizację projektu.

Projekt w liczbach

Skala realizacji projektu w jednym sezonie sprzedażowym obejmowała:

• ponad 160 pracowników tymczasowych zatrudnionych do obsługi sklepów,
• wsparcie operacyjne w ponad 45 sklepach w Polsce,
• ponad 60 000 roboczogodzin przepracowanych w okresie od połowy listopada do końca grudnia.

Dzięki elastycznemu modelowi współpracy klient mógł zwiększać lub zmniejszać liczbę pracowników w zależności od aktualnego poziomu sprzedaży w poszczególnych sklepach.

Dlaczego klient wybrał LTG

O wyborze LeasingTeam Group jako partnera w projekcie zadecydowało kilka kluczowych czynników:

• szybka reakcja na zapotrzebowanie kadrowe,
• lokalna obecność w regionach działania klienta,
• szybki proces zatrudnienia dzięki systemowi TalentPoint,
• doświadczenie w realizacji projektów pracy tymczasowej w skali ogólnopolskiej.

Efekt dla działu HR

Dzięki współpracy dział HR klienta mógł odciążyć wewnętrzne zespoły w najbardziej wymagającym okresie sprzedażowym. Procesy rekrutacji, zatrudnienia i obsługi pracowników zostały przejęte przez zewnętrznego partnera, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad projektem dzięki dostępowi do danych i raportów.

Współpraca, rozpoczęta w 2022 roku, jest kontynuowana do dziś, a model sezonowego wsparcia kadrowego stał się stałym elementem przygotowań organizacji do najbardziej intensywnych okresów sprzedaży.