Digitalizacja kadr i płac w dużej organizacji: wdrożenie TalentPoint w LeasingTeam Group

Kontekst biznesowy: skala działania jako wyzwanie dla HR

LeasingTeam Group jest największą w Polsce grupą spółek doradztwa personalnego z wyłącznie polskim kapitałem i działa nieprzerwanie od 2004 roku. Organizacja specjalizuje się w kompleksowych usługach optymalizujących działanie organizacji: od rekrutacji stałych, przez pracę tymczasową, outsourcing procesów, funkcji i IT, aż do optymalizacji zarządzania zasobami ludzkimi czy transgranicznego delegowania pracowników. W skali roku LeasingTeam Group deleguje do pracy ponad 12 000 pracowników.

Tak duża skala działalności oznacza konieczność sprawnej obsługi procesów kadrowo-płacowych, zarządzania dokumentacją pracowniczą oraz zapewnienia dostępu do danych dla wielu zespołów operacyjnych i administracyjnych.

Wyzwanie: rozproszone dane i czasochłonne procesy administracyjne

Przed wdrożeniem nowego rozwiązania w czerwcu 2021 roku wiele procesów kadrowo-płacowych było rozproszonych pomiędzy różnymi systemami i narzędziami. Dane znajdowały się w kilku systemach, a także arkuszach kalkulacyjnych, co utrudniało ich bieżące monitorowanie i raportowanie. Dodatkowo organizacja mierzyła się z kilkoma wyzwaniami operacyjnymi:

• dużą liczbą dokumentów papierowych w obiegu kadrowym,
• brakiem systemu umożliwiającego pracownikom samoobsługę,
• czasochłonnymi procesami administracyjnymi,
• utrudnionym dostępem do aktualnych danych kadrowo-płacowych,
• i ograniczonymi możliwościami automatyzacji istniejących procesów.

Chcąc usprawnić działanie powyższego obszary, firma zdecydowała się najpierw na stworzenie własnego, autorskiego rozwiązania TalentPoint, a następnie na jego wdrożenie.

Rozwiązanie: wdrożenie platformy TalentPoint

Wdrożenie TalentPoint pozwoliło przenieść kluczowe procesy kadrowo-płacowe do jednego systemu, ograniczyć ręczną obsługę dokumentacji, zapewniło także wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz zgodność z RODO, możliwość integracji z innymi systemami używanymi w organizacji, w tym z TETA i Traffit.

W ramach projektu uruchomiono pełen zestaw dostępnych modułów TalentPoint, które umożliwiły cyfrową obsługę m.in. w zakresie:

• podpisywania umów na odległość,
• grupowego aneksowania dokumentów,
• wniosków urlopowych,
• monitorowania czasu pracy,
• elektronicznej wysyłki PIT-11,
• dostępu pracowników do pasków płacowych i zaświadczeń,
• obsługi dokumentów przy zatrudnieniu,
• rozliczania delegacji,
• rozliczania umów zleceń.

W efekcie większość czynności, które wcześniej wymagały papierowej dokumentacji i ręcznego wprowadzania danych, została przeniesiona do jednego środowiska cyfrowego.

Projekt w liczbach

Wdrożenie TalentPoint przyniosło wymierne efekty operacyjne i finansowe:

• wygenerowanie 318 705 stron dokumentów w formie elektronicznej, co pozwoliło ograniczyć koszty papieru, druku i archiwizacji,
• skrócenie procesu zatrudnienia pracownika o 75% (z 60 do 15 minut),
• skrócenie czasu przedłużenia umów dla 100 osób o 92% (z 120 do 10 minut),
• wzrost liczby pracowników obsługiwanych przez jednego specjalistę HR o 42%,
• redukcję zapotrzebowania na powierzchnię archiwizacyjną o 10%.

Automatyczne przetwarzanie danych ograniczyło również ryzyko błędów i przyspieszyło obieg dokumentów.

Efekty dla organizacji

Wdrożenie rozwiązania uporządkowało procesy kadrowo-płacowe i znacząco odciążyło zespoły HR i payroll w pracy administracyjnej. Najważniejsze rezultaty wdrożenia to:

• szybsza obsługa procesów kadrowych: digitalizacja dokumentów oraz automatyzacja wielu czynności administracyjnych skróciły czas realizacji kluczowych procesów, takich jak zatrudnienie pracownika czy aneksowanie umów, co pozwala zespołom HR obsługiwać większą liczbę pracowników bez zwiększania zasobów kadrowych;
• łatwiejszy dostęp do danych i raportów: centralizacja informacji kadrowo-płacowych w jednym systemie umożliwiła bieżący dostęp do danych operacyjnych oraz ich szybszą analizę, co usprawnia podejmowanie decyzji zarządczych i planowanie działań HR;
• możliwość samoobsługi pracowniczej i tym samym wpływ na pozytywny employee experience: pracownicy mogą samodzielnie korzystać z takich funkcji jak składanie wniosków urlopowych, dostęp do pasków płacowych czy pobieranie dokumentów, co skraca czas obsługi spraw pracowniczych i poprawia komfort korzystania z usług HR;
• mniejsze obciążenie administracyjne zespołów HR i payroll: automatyzacja procesów oraz eliminacja ręcznego wprowadzania danych pozwoliły ograniczyć czas poświęcany na czynności administracyjne, dzięki czemu zespoły HR mogą koncentrować się na działaniach o większej wartości dla organizacji;
• wdrożenie modelu paperless: zastąpienie papierowych dokumentów ich elektronicznymi odpowiednikami znacząco ograniczyło konieczność drukowania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji kadrowej, co przyniosło oszczędności operacyjne oraz usprawniło obieg dokumentów;
• wsparcie celów ESG organizacji: ograniczenie zużycia papieru oraz digitalizacja dokumentacji wpisują się w działania organizacji na rzecz zrównoważonego rozwoju i redukcji wpływu działalności administracyjnej na środowisko.

Projekt stał się też podstawą nie tylko do dalszej automatyzacji procesów w samym LeasingTeam Group, ale również do rozwoju cyfrowego narzędzia wspierającego zarządzanie zasobami ludzkimi, jakim jest TalentPoint.