Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach – dlaczego jest ważne?
Czym jest zaświadczenie o zatrudnieniu i kogo obowiązuje?
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest dokumentem wystawianym przez pracodawcę na wniosek pracownika. Służy on potwierdzeniu źródła oraz wysokości dochodu, co jest niezbędne lub przydatne w wielu sytuacjach. W Kodeksie pracy nie ma konkretnych zapisów wskazujących na sposób ubiegania się o zaświadczenie o zatrudnieniu. Zgodnie z jego przepisami wydanie dokumentu przez pracodawcę nie jest też obowiązkowe. Wynika jedynie z jego dobrej woli, z wyjątkiem jednej sytuacji – gdy zaświadczenie o zarobkach jest niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń ZUS (emerytury, renty) i ich wysokości. Wówczas, zgodnie z Ustawą o emeryturach i rentach Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca jest zobowiązany do wystawienia dokumentu.
Warto jednak wiedzieć, że odmowę wydania zaświadczenia w innych sytuacjach można uznać jako działanie na szkodę pracownika, a tym samym złamanie obowiązku dbania o dobro pracownika.
Kto wystawia zaświadczenie o dochodach i zatrudnieniu?
O wystawienie zaświadczenia o dochodach lub zatrudnieniu pracownik prosi pracodawcę. W praktyce zwykle jest to jednak jego przedstawiciel – kierownik czy, np. księgowy. Mogą to być osoby upoważnione do wystawiania tego typu dokumentów. Pracownik powinien się jednak upewnić, że instytucja, która prosi o przedstawienie dowodu zatrudnienia, przyjmie taki dokument. Czasami zdarza się bowiem, że wymagany jest również podpis samego pracodawcy.
Zaświadczenie o zatrudnieniu – umowa zlecenie i inne formy zatrudnienia
A jak wygląda kwestia zaświadczenia o zatrudnieniu w przypadku umowy zlecenia lub umowy o dzieło? W tym przypadku zleceniodawca również może wystawić taki dokument. Nie jest jednak do tego zobowiązany na podstawie żadnych przepisów. Zazwyczaj jednak nie ma problemu z uzyskaniem zaświadczenia. W przypadku zatrudnienia na zasadach pracy tymczasowej, po zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, należy się zwrócić bezpośrednio do agencji, z którą ma się podpisaną umowę. Agencja ma również obowiązek wystawienia świadectwa pracy (potwierdzenia zatrudnienia w określonym okresie) po zakończeniu obowiązywania umowy (w terminie do 7 dni).
Kiedy jest potrzebne zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?
Zaświadczenie o dochodach lub zatrudnieniu może być potrzebne pracownikowi w różnych sytuacjach. Najczęściej zatrudnieni proszą o wydanie dokumentu w celu przedstawienia go instytucji finansowej (bankowi) podczas ubiegania się o kredyt. Jest on potrzebny zarówno przy kredytach hipotecznych, jak i innego rodzaju pożyczkach oraz zawieraniu umów leasingowych czy ratalnych. Zaświadczenia o zarobkach często wymagają też instytucje pozabankowe udzielające pożyczek. Służą one przede wszystkim do obliczenia zdolności kredytowej. Czasami można je zastąpić wyciągiem z konta bankowego lub oświadczeniem, ale zazwyczaj jest to możliwe jedynie przy pożyczaniu mniejszych kwot i krótszych okresach kredytowania. Zaświadczenie o zatrudnieniu od pracodawcy daje bowiem instytucji większą pewność, że raty kredytu, zakupu lub leasingu, będą spłacane na czas.
O zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach często proszą też pracownicy będący rodzicami. Mogą być one bowiem wymagane w przedszkolu lub innego rodzaju placówce opiekuńczo-wychowawczej. W niektórych miejscach istnieje potrzeba wykazania dochodu przypadającego na członka rodziny tudzież potwierdzenia, że rodzice pracują, przez co nie mogą samodzielnie opiekować się dzieckiem w ciągu dnia.
Ponadto zdarza się, że zaświadczenie o dochodach lub zatrudnieniu jest wymagane:
- podczas starania się o pomoc socjalną, dotacje lub dofinansowania,
- w sądzie – np. w sprawach o przyznanie, podwyższenie lub obniżenie alimentów,
- przez operatora telekomunikacyjnego, dostawcę internetu itd. – przed podpisaniem umowy o świadczenie usług,
- podczas ubiegania się o stypendium lub pomoc socjalną dla dziecka w wieku szkolnym lub studenta,
- w trakcie starania o miejsce w domu studenckim.
Jest to więc dość istotny dla pracowników rodzaj dokumentu.
Co powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?
Sporządzenie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach nie powinno sprawić nikomu problemu. Wzór takiego dokumentu można znaleźć w internecie. Zdarza się również, że instytucja wymagająca złożenia zaświadczenia dysponuje własnym formularzem, który należy tylko uzupełnić o dane firmy i pracownika, podpisać i opatrzyć pieczątką firmową. Na pewno w treści dokumentu muszą się znaleźć:
- dane pracownika: imię, nazwisko, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu,
- dane firmy lub instytucji wystawiającej zaświadczenie,
- informacje dotyczące obecnego zatrudnienia: najczęściej datę rozpoczęcia pracy, nazwę zajmowanego stanowiska, typ umowy (czy została zawarta na czas określony, nieokreślony lub zastępstwo),
- wysokość zarobków pracownika obliczona na podstawie wynagrodzenia z trzech ostatnich miesięcy (brutto),
- informacje o ewentualnym postępowaniu upadłościowym pracodawcy lub egzekucji komorniczej pracodawcy.
Należy pamiętać o zawarciu pieczątki i podpisu pracodawcy – bez tego dokument będzie nieważny.
Doświadczony analityk rynku pracy, specjalizuje się w badaniach nad trendami zatrudnienia i zmianami w strukturze zawodowej. Jego artykuły, publikowane w renomowanych czasopismach branżowych, pomagają czytelnikom zrozumieć dynamikę rynku pracy.
