Braki kadrowe i zastępstwa. Jak efektywnie zarządzać absencjami?
Każdego roku firmy mierzą się z sezonowym wzrostem zapotrzebowania na pracowników, wynikającym zarówno z okresowych prac sezonowych, jak i zwiększonej liczby urlopów wypoczynkowych stałego zespołu pracowników, rotacji czy absencji wynikającej ze wzrostu zachorowań. Nagłe braki kadrowe mogą znacząco utrudnić działalność przedsiębiorstw, zwłaszcza gdy nie dysponują one odpowiednio przygotowanym zapleczem personalnym. Problem ten nasila się wraz ze wzrostem wymagań dotyczących kompetencji i specjalizacji pracowników, których trzeba zastąpić.
Jak sobie poradzić z brakami kadrowymi?
Braki kadrowe nie są czymś wyjątkowym – są częścią rzeczywistości wielu firm małych i dużych. Ważne jest jednak to, jak na nie reagujemy. W sytuacji sezonowego zwiększenia zapotrzebowania na kadry przedsiębiorstwa mają zazwyczaj trzy możliwości działania: samodzielne poszukiwanie tymczasowych pracowników, rotacyjne zastępstwa w ramach istniejącego zespołu lub skorzystanie z outsourcingu pracowniczego, czyli współpracy z wyspecjalizowaną agencją zatrudnienia.
Samodzielne poszukiwanie pracowników
To rozwiązanie w największym stopniu angażuje wewnętrzny dział HR, zarówno pod względem poświęconego czasu, jak i włożonego wysiłku. W tej opcji, musimy liczyć na szybkie i sprawne działanie własnych rekruterów. Niezależnie jednak od ich doświadczenia i umiejętności, jeśli rekrutacje w standardowym trybie nie należą do łatwych zadań, to znalezienie odpowiednich kandydatów na nagłe zastępstwo – chętnych do podjęcia pracy tymczasowej, posiadających konkretne kwalifikacje i na dodatek dostępnych „od ręki”, to dopiero prawdziwe wyzwanie. Warto też podkreślić, że szybkie i nagłe poszukiwanie pracowników wiąże się z wysokim kosztem dla pracodawców – bezpośrednim, związanym z nadgodzinami, ale też pośrednim, jak opóźnienie realizacji innych toczących się projektów.
Rotacyjne zastępstwa wewnętrzne
W mniejszych firmach popularne jest przesuwanie pracowników wewnątrz przedsiębiorstwa. Najbardziej widoczne jest to w przypadku absencji pracowników recepcji, która zasadniczo nie może działać bez zapewnienia ciągłości obsługi. Niestety to rozwiązanie ma swoje wady, ponieważ osoba, np. z działu sprzedaży, przeniesiona tymczasowo, wyrwana ze swojego trybu pracy, nie jest przygotowana do przejęcia nowych obowiązków. Zazwyczaj radzi sobie gorzej niż w pełni wykwalifikowany, ale nieobecny pracownik, a dodatkowo kosztuje firmę więcej. Nie bez znaczenia jest też zauważalny spadek motywacji takiego pracownika, szczególnie, gdy zostaje przydzielony do wykonywania mniej prestiżowych zadań niż na własnym stanowisku, niezależnie czy to obiektywna, czy tylko subiektywna ocena.
Outsourcing pracowników
Poszukiwanie pracownika z odpowiednimi kwalifikacjami, dostępnego „od zaraz” i gotowego do podjęcia pracy jedynie na zastępstwo nie należy do prostych zadań. Dla doświadczonej agencji zatrudnienia to jednak chleb powszedni. Dlatego optymalnym rozwiązaniem wydają się zastępstwa pracownicze – outsourcing pracowników- stosowane przez coraz więcej firm.
Outsourcing pracowników oraz zastępstwa sezonowe są już standardem, szczególnie wśród firm, które chcą utrzymać ciągłość operacyjną i efektywność bez angażowania dodatkowych zasobów wewnętrznych. Stała współpraca pozwala nam precyzyjnie odpowiadać na specyficzne potrzeby organizacji i rozwijać bazy kandydatów dopasowanych do jej indywidualnych wymagań. Dzięki temu efektywność i jakość pracy rosną, przynosząc korzyści wszystkim stronom współpracy” – komentuje Anna Kurczewska-Formela, Executive Director of White Collar Outsourcing w LeasingTeam Professional.
Outsourcing umożliwia firmom efektywne zarządzanie sezonowymi wzrostami zatrudnienia i nieobecnościami wynikającymi z urlopów czy z kilkudniowego L4. Profesjonalna agencja zatrudnienia jest w stanie zaproponować kandydatów na zastępstwo w nawet 2-3 dni robocze, a przy stałej, dłuższej współpracy nawet szybciej. W efekcie klient uniknie strat z tytułu przesuwania pracowników własnych na stanowiska, które nie odpowiadają ich wiedzy, doświadczeniu i wynagrodzeniu. Dodatkowo cały proces rekrutacji, pełne zarządzanie i rozliczanie pracownika zewnętrznego leżą po stronie firmy outsourcingowej, przez co nie trzeba nadmiernie rozbudowywać wewnętrznych działów HR czy kadr i płac, co generowałoby kolejne koszty.
Warto współpracować długofalowo z wybraną agencją. Z czasem bowiem profesjonaliści z agencji będą coraz lepiej znali specyfikę pracy w danej organizacji, co umożliwi im regularne rozbudowywanie bazy kandydatów o osoby spełniające wymagania danej firmy. Znacząco wzrośnie wówczas poziom dopasowania pracowników, a czas na ich dostarczenie się skróci. Pracownicy z kolei będą coraz sprawniej wdrażali się w nowe obowiązki i lepiej aklimatyzowali w firmie. W efekcie zyskają wszystkie trzy strony.
Sprawdź, jak LeasingTeam Group z sukcesem zrealizowalizował na zlecenie klienta projekt inwentaryzacji telefonów w 175 punktach sprzedaży zlokalizowanych na terenie całej Polski.
