Wady i zalety outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej
Obsługiwanie kadr i płac w przedsiębiorstwie to skomplikowany proces, realizowany przez samodzielny dział w strukturze firmy. W wielu przypadkach korzystniejszym rozwiązaniem jest jednak skorzystanie z outsourcingu, czyli zleceniu innemu podmiotowi zarządzaniem procesami kadrowo-płacowymi. Z tego artykułu dowiesz się, jakie zalety ma obsługa kadrowo-płacowa przez zewnętrzną firmę. Wskażemy także jej wady, aby każdy mógł samodzielnie zadecydować, co najlepiej sprawdzi się w jego wypadku
Na czym właściwie polega obsługa kadrowo-płacowa?
Outsourcing kadrowo-płacowy przebija się ostatnio do mainstreamu i staje się w Polsce nieodłącznym elementem wielu nowoczesnych przedsiębiorstw. Prowadzenie średniego lub dużego przedsiębiorstwa zatrudniającego większą ilość pracowników wiąże się z koniecznością dopełniania wielu formalności i zarządzania obszerną dokumentacją. Każdy pracownik musi mieć przecież umowę, na podstawie której wypłacane będzie wynagrodzenie. Ktoś musi naliczać urlopy i prowadzić ewidencję godzin pracy.
Co więcej, dział kadr i płac zajmuje się również obliczaniem wysokości składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy dla każdej zatrudnionej osoby. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw nie wystarczy zatrudnienie jednej osoby do tego typu obowiązków. Nierzadko trzeba zbudować cały dział, który będzie na bieżąco zarządzał formalnościami dotyczącymi pracowników, zwłaszcza gdy pracownikom oferowana jest, np. praca tymczasowa, zatrudnienie na zasadach B2B czy w oparciu o kontrakt menedżerski.
Outsourcing kadrowo-płacowy pozwala firmom skoncentrować się na najważniejszych obszarach ich działalności poprzez przekazywanie procesów dla partnerów. Wówczas obsługą personelu i wyliczaniem wynagrodzeń zajmują się zewnętrzni specjaliści, a nie wewnętrzny dział, który w związku z tym może skupić się na innych działaniach.
Tego typu rozwiązanie cieszy się znaczną popularnością w bardzo dużych przedsiębiorstwach, które charakteryzują się złożonymi i skomplikowanymi strukturami, które podlegają różnym regulacjom. Nie oznacza to, że mniejsze firmy nie mogą korzystać z outsourcingu.
Outsourcing procesów biznesowych – ile kosztuje?
Każda wycena usług kadrowo-płacowych jest przeprowadzana indywidualnie. Na końcowy koszt ma wpływ zakres spraw, potrzeb oraz oczekiwań klienta, ale też specyfiki przedsiębiorstwa, które decyduje się na taką współpracę.
Podczas szukania nowego partnera biznesowego zwróć uwagę na zakres usług, które oferuje. Koszt jest oczywiście ważny, ale jeszcze ważniejsze są czynności, które wchodzą w skład całego procesu.
Niekiedy niska cena skutkuje wąskim zakresem usług, a dodatkowe ważne zadania będą w takiej sytuacji najprawdopodobniej dodatkowo płatne. Niska cena może oznaczać również niską jakość usług lub brak gwarancji, na to, że działania będą skuteczne. Według nas jest to gra nie warta świeczki, a taka współpraca może być naprawdę bardzo ryzykowna.
Jak więc wybrać odpowiednią firmę? Przede wszystkim musisz oszacować, jakie obecnie koszty ponosi Twoje przedsiębiorstwo z tytułu obsługi kadrowo-płacowej. Wiemy, że nie zawsze pracodawca dokładnie wie, jakie są realne wydatki z tym związane i dotyczy to wielu działów. Jednak te informacje są niezbędne. Koszty prowadzenia działu to nie tylko wynagrodzenia dla pracowników, ale też wyposażenie miejsca pracy, dostęp do odpowiednich technologii i programów pomagających prowadzenie działań kadrowo-płacowych.
Jakie usługi obejmuje outsourcing kadrowo-płacowy?
Osoby zajmujące się tak odpowiedzialnymi zadaniami powinny posiadać stosowną wiedzę i wykształcenie, zwłaszcza w zakresie księgowości i prawa pracy. W końcu to one nierzadko odpowiedzialne są za udzielanie informacji o warunkach zatrudnienia i odpowiadanie na pytania ze strony zatrudnianych osób. Każdy ich błąd bądź niedopatrzenie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Aby ich działania nie przyniosły firmie problemów, niezwykle ważnym jest, aby pracownicy tego działu regularnie odświeżali swoją wiedzę, np. podczas kursów i szkoleń zapewnianych i opłacanych przez firmę.
Firma outsourcingowa zajmuje się tymi samymi zagadnieniami, jednak obsługuje więcej niż jedną firmę i dysponuje wieloma specjalistami z zakresu kadr i płac, posiadającymi stosowne wykształcenie i regularnie aktualizującymi stan posiadanej wiedzy. Nierzadko firmy outsourcingowe są dodatkowo audytowane przez specjalistów zewnętrznych, aby móc świadczyć najlepszej jakości usługi.
Outsourcing kadrowo-płacowy obejmuje ogół zadań wynikający z tytułu prowadzenie obsługi kadr i płac. Profesjonalne firmy z dużym doświadczeniem oferują kompleksową obsługę takich zadań jak:
- Outsourcing kadr: prowadzenie teczki pracowniczej, zamiana akt osobowych, przygotowywanie umów o pracę, ale też umów cywilno prawnych, prowadzenie ewidencji czasu pracy i nieobecności, kontrolowanie ważnych terminów, takich jak urlopy rodzicielskie, kontrolne badania lekarskie oraz szkolenia w zakresie BHP.
- Outsourcing płac (payroll): wyliczanie wynagrodzeń i terminowe ich wysyłanie, przygotowywanie listy płacowej, sporządzanie i wysyłanie deklaracji rozliczeniowych, sporządzanie deklaracji rozliczeń PIT, kontakt z ZUS-em oraz US.
Często outsourcing kadrowo-płacowy oznacza także realizowanie takich usług jak obsługa PPK, pomoc przy organizacji szkoleń BHP, czy przeprowadzanie od A do Z procesów rekrutacji nowych pracowników.
Zalety outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej
Outsourcing jest rozwiązaniem, które ma bardzo dużo zalet, dlatego decydują się na niego przedsiębiorstwa z niemal wszystkich branż. Eliminuje on konieczność posiadania działu kadr i płac w strukturze firmy, dzięki czemu obniżone zostają koszty pracodawcy. Nie trzeba rekrutować specjalistów do spraw kadr i płac, co także naturalnie obniża koszty. Nie ma również wydatków związanych z opłacania kursów czy szkoleń dla pracowników pionu finansowego, a także specjalistycznych programów komputerowych.
Powierzając firmie outsourcingowej sprawowanie pieczy nad dokumentacją, właściciel może odzyskać także czas, który dotychczas wkładał w kontrolowanie dokumentacji i archiwizację. Odpowiedzialność za sprawy formalne spoczywa na zewnętrznym podmiocie. Przedsiębiorstwa tego typu regularnie przedstawiają raporty ze swoich działań oraz przygotowują sprawozdania, dzięki czemu zarządcom biznesów łatwiej jest kontrolować sytuację finansową.
Co więcej, outsourcing kadrowo-płacowy to szansa na korzystanie z usług najlepszych konsultantów i specjalistów, bez konieczności opłacania ich czasu “na wyłączność”. Dodatkowo Twoja firma ma zapewnione “płynne działanie”, ponieważ wyspecjalizowana firma zewnętrzna zatrudnia wielu pracowników, nawet jeśli kilku z nich weźmie urlop, nie zaburzy to w żaden sposób działania Twojego przedsiębiorstwa w sferze kadrowo-płacowej.
Zmniejszanie kosztów działalności to nie wszystko. Outsourcing kadr może skutkować większą mocą przerobową aktualnych pracowników, którzy mogą się skupić na swoich normalnych zadaniach. Firmy outsourcingowe specjalizujące się w danej dziedzinie mają duże doświadczenie, które pozwala sądzić, że wykonają swoją pracę w sposób profesjonalny.
Wykorzystywanie zewnętrznych zasobów i wiedzy specjalistów pozwoli zwiększyć świadomość pracowników firmy. Firma zewnętrzna i jej szeroki zakres usług umożliwi wypracowanie standardów, które w normalnej sytuacji wypracowuje się przez wiele lat.
Większa wydajność to kolejny plus outsourcingu. Wspomnieliśmy już o tym, że zlecenie specjalistycznych zadań pozwoli Twoim pracownikom na skupienie się na ich najważniejszych zadaniach. Wprowadzenie outsourcingu to również optymalizacja funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Wykorzystanie specjalistycznej wiedzy z pewnością przyczyni się do rozwoju całej firmy i jej wydajności.
Pozostałe zalety outsourcingu kadr i płac:
- Kompleksowe wsparcie w zarządzaniu kadrami i płacami – specjaliści zajmują się pełną obsługą procesów kadrowych i płacowych, zapewniając ich sprawne funkcjonowanie.
- Stała dostępność ekspertów – zewnętrzny zespół zapewnia ciągłość obsługi, co eliminuje ryzyko przerw w pracy działu kadrowo-płacowego.
- Niższe koszty – outsourcing jest zazwyczaj tańszym rozwiązaniem niż utrzymywanie wewnętrznego działu kadr i płac.
- Dostęp do nowoczesnych narzędzi – firmy outsourcingowe korzystają z zaawansowanych programów kadrowo-płacowych, co zwiększa efektywność.
- Podział ryzyka i odpowiedzialności – zewnętrzny partner przejmuje odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie spraw kadrowych i płacowych.
- Gwarancja bezpieczeństwa i poufności – dane są chronione zgodnie z przepisami, a firma outsourcingowa odpowiada finansowo i prawnie za ich bezpieczeństwo.
- Aktualność w przepisach – specjaliści dbają o to, by być na bieżąco z wszelkimi zmianami w prawie pracy i podatkowym, co zapewnia zgodność z przepisami.
Wady outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej
Mimo licznych zalet outsourcing nie jest pozbawiony wad. Największą jest to, że przedsiębiorstwo częściowo uzależnia się od zewnętrznego podmiotu. W przypadku rozwiązania współpracy trudniej będzie wdrożyć osoby w sprawy firmy, aniżeli w przypadku, gdy posiadałoby się dział własny. Wadą wynikającą z outsourcingu jest także to, że wraz z rozwiązaniem współpracy traci się dostęp do wyspecjalizowanej kadry. Ponadto niektóre firmy zajmujące się obsługą kadrowo-płacową, mogą też zawyżać stawki za świadczone usługi, przez co bardziej opłacalnym okazuje się utworzenie własnego działu w firmie.
Wszystkie te wady związane są jednak z potencjalnym rozwiązaniem współpracy lub trafieniem na nieuczciwą firmę, a nie z samym outsourcingiem. Wybierając zaufanego partnera, któremu chce się powierzyć ważne zadanie, jakim jest obsługa kadrowo-płacowa, właściciel firmy nie ma się jednak czego obawiać.
Outsourcing procesów biznesowych to także chęć obniżania kosztów, która może być pułapką dla przedsiębiorstwa. Chęć ścinania kosztów do granic możliwości może wpłynąć na jakość otrzymywanych usług. Wybierając partnera do współpracy, nie kieruj się wyłącznie ceną, ale też wiedzą i doświadczeniem, które może zaoferować. Złe podejście do outsourcingu procesów może szybko przyćmić korzyści płynące z takiego rozwiązania.
Miej na uwadze, że oddawanie części zadań na zewnętrzne firmy może spowodować mniejszą kontrolę nad procesami, które będą odbywać się bez Twojego udziału. Nie da się ukryć, że jest to swego rodzaje zagrożenie wynikające z usług outsourcingowych. Dlatego też wybór firmy outsourcingowej musi być dobrze przemyślany.
Musisz się liczyć również, z tym że początek współpracy może być nieco chaotyczny, a brak wiedzy w niektórych tematach ze strony zewnętrznych firm nie jest niczym wyjątkowym. Niektóre procesy w Twoim przedsiębiorstwie mogą być niejasne, a w związku z nimi może dojść do różnych nieporozumień. Te jednak zostaną wyjaśnione podczas rozmów.
Podsumowanie
Decydując się na oddelegowanie niektórych procesów, pamiętaj o tym, aby zrobić dobre rozeznanie na rynku. Znając plusy outsourcingu i minusy outsourcingu wiesz, że korzyści takiego rozwiązania jest znacznie więcej. Przed podjęciem decyzji przeanalizuj jeszcze raz każde za i przeciw, aby wybór był w pełni uzasadniony.
Doświadczony analityk rynku pracy, specjalizuje się w badaniach nad trendami zatrudnienia i zmianami w strukturze zawodowej. Jego artykuły, publikowane w renomowanych czasopismach branżowych, pomagają czytelnikom zrozumieć dynamikę rynku pracy.
