Rewolucja w liczeniu stażu pracy. Zmiany od stycznia 2026 roku

Co będzie się wliczać do stażu pracy od 2026 roku? 

Zgodnie z nowymi przepisami do stażu pracy będzie można wliczyć znacznie więcej niż tylko lata przepracowane na umowie o pracę. Od 2026 roku, pod warunkiem przedstawienia dokumentów potwierdzających, do stażu pracy wliczane będą okresy m.in.: 

• prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, 
• świadczenia usług na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, agencyjna, B2B), 
• zawieszenia działalności gospodarczej w związku z opieką nad dzieckiem, 
• członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych, 
• działalności zarobkowej za granicą innej niż zatrudnienie. 

Uwaga: Powyższa lista nie obejmuje nadal pewnych form aktywności. Wciąż nie będą wliczane do stażu np. okresy pracy na podstawie umowy o dzieło, prowadzenie drobnej działalności nierejestrowanej, praktyki studenckie czy wolontariat. 

Co ważne, przepisy mają działanie wsteczne – do stażu będzie można wliczyć także okresy sprzed wejścia ustawy, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania. Jednak uprawnienia przysługują od dnia wejścia w życie dla danego sektora.  

Terminy wejścia w życie ustawy stażowej: 

Ustawodawca przewidział różne daty wdrożenia zmian: 

• Od 1 stycznia 2026 roku – dla pracodawców sektora publicznego. 
• W pierwszym dniu miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw – dla pracodawców spoza sektora publicznego. 

W praktyce oznacza to, że jeśli ustawa zostanie ogłoszona (opublikowana) pod koniec 2025 roku, to w firmach prywatnych nowe zasady zaczną obowiązywać mniej więcej w połowie 2026 roku (po upływie sześciomiesięcznego vacatio legis, od pierwszego dnia kolejnego miesiąca). 

Jak udokumentować staż pracy? 

Nowe przepisy wymagają od pracowników aktywnego działania. To na nich spoczywa obowiązek udokumentowania okresów aktywności zawodowej, które mają zostać wliczone do stażu. W tym celu Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie wystawiał specjalne zaświadczenia na wniosek pracownika, składany drogą elektroniczną przez platformę PUE ZUS. Pracodawcy nie będą mogli uzyskać tych dokumentów za pracownika. 

Jeżeli ZUS nie będzie dysponował informacjami pozwalającymi wydać zaświadczenie (np. gdy dany okres nie podlegał zgłoszeniu do ZUS albo dotyczy pracy zarobkowej za granicą), wówczas ciężar udokumentowania spoczywa na pracowniku. Będzie on mógł przedstawić własne dokumenty potwierdzające okresy aktywności, na przykład kopie umów cywilnoprawnych, wystawione do nich rachunki lub faktury, potwierdzenia odprowadzenia składek lub inne dokumenty świadczące o wykonywaniu pracy w danym okresie. 

Pracownicy mają 24 miesiące od dnia wejścia przepisów (dla swojego sektora) na dostarczenie dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy stażu. Okresów nieudokumentowanych w terminie nie wlicza się u danego pracodawcy. 

Jakie uprawnienia pracownicze zależą od stażu pracy? 

Projektowane przepisy odnoszą się tylko do uprawnień pracowniczych w ścisłym znaczeniu tego pojęcia. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej wliczenie nowych okresów do stażu pracy nie będzie miało wpływu m.in. na prawo do emerytury minimalnej ani na wysokość emerytur.  

Zmiana przepisów oznacza dla wielu osób szybsze uzyskanie dostępu do uprawnień pracowniczych, takich jak: 

• dłuższy urlop wypoczynkowy (26 dni dla stażu powyżej 10 lat), 
• wyższa odprawa pieniężna przy zwolnieniu z pracy (np. w przypadku zwolnień grupowych), 
• prawo do dodatku stażowego, w szczególności w sektorze publicznym, 
• prawo do nagród jubileuszowych, 
• dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę. 

Przykład: Pracownik z 7 latami stażu pracy na etatach, który udokumentuje 4 lata pracy na umowie zleceniu, od dnia wejścia w życie nowych przepisów będzie miał 26 dni urlopu. 

Szacuje się, że nowe przepisy obejmą blisko 1,9 mln osób, które do tej pory były pozbawione możliwości zaliczenia do stażu okresów pracy poza etatem. To pokaźna grupa pracowników, którym reforma otworzy drogę do dłuższych urlopów, dodatków stażowych czy innych przywilejów, na równi z pracownikami etatowymi. 

Co zmiany w liczeniu stażu oznaczają dla pracodawców i samorządów? 

Nowe zasady będą wymagały od pracodawców przygotowania się na szereg wyzwań, w tym weryfikację dokumentów przedstawianych przez pracowników, aktualizację akt osobowych i systemów kadrowo-płacowych, uwzględnienie wyższych kosztów związanych z urlopami, dodatkami czy odprawami oraz dostosowanie regulaminów wewnętrznych i procedur HR.  

Szczególnie jednostki samorządowe, gdzie dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe są powszechne, muszą liczyć się ze znacznym wzrostem wydatków budżetowych. 

Podsumowanie 

Reforma stażu pracy to jedna z najważniejszych zmian w prawie pracy ostatnich lat. Dla pracowników oznacza sprawiedliwsze traktowanie i szerszy dostęp do świadczeń. Dla pracodawców dodatkowe obowiązki, większe koszty i konieczność dostosowania systemów kadrowo-płacowych. Na przygotowania warto poświęcić czas już teraz, aby od 2026 roku płynnie wdrożyć nowe przepisy.