Nagroda jubileuszowa – zasady, wysokość i terminy wypłaty

Czy nagroda jubileuszowa przysługuje każdemu pracownikowi?

Kodeks pracy nie daje nikomu powszechnego prawa do nagrody jubileuszowej i nie określa jednolitych zasad jej przyznawania.

Prawo do niej wynika głównie z przepisów dla konkretnych grup zawodowych. Mają je m.in. pracownicy samorządowi, nauczyciele i urzędnicy państwowi. Zasady wypłaty i wysokość nagrody określają dla nich odpowiednie ustawy i rozporządzenia. W firmach prywatnych nagroda jubileuszowa jest dobrowolnym elementem systemu wynagradzania. Pracodawca może ją wprowadzić w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy lub innym wewnętrznym dokumencie. Może też przyznać ją na podstawie indywidualnych ustaleń z pracownikiem, o ile nie naruszają one przepisów. Jeśli jednak firma taką nagrodę wprowadziła, musi się trzymać własnych zasad. Pracownikowi, który spełnił warunki, nie może po prostu odmówić jej wypłaty.

Jakie są zasady przyznawania nagrody jubileuszowej?

O nagrodzie decyduje zwykle staż pracy. W wielu firmach pierwsza nagroda przysługuje po 20 latach, kolejne co 5 lat. To jednak nie reguła: progi zależą od przepisów dla danej grupy zawodowej albo od regulacji pracodawcy.

Pracownicy samorządowi dostają nagrody za 20, 25, 30, 35, 40 i 45 lat pracy. Od 2026 roku te same progi mają nauczyciele. Nowy próg 45 lat obowiązuje tych nauczycieli, którym wymagany staż upłynął po 31 grudnia 2025 r. Do stażu nie zawsze liczy się tylko praca u obecnego pracodawcy. Zależnie od przepisów uwzględnia się też wcześniejsze zatrudnienie i inne okresy wliczane do stażu. U pracowników samorządowych liczą się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz okresy, które odrębne przepisy zaliczają do stażu. U nauczycieli zasady są podobne, a szczegóły reguluje osobne rozporządzenie.

Uwaga na równoległe zatrudnienie. Jeśli ktoś pracował jednocześnie na kilku etatach, okresów tych się nie sumuje. U pracowników samorządowych przepisy każą uwzględnić tylko jeden z nakładających się okresów.

Jak obliczyć wysokość nagrody jubileuszowej?

Wysokość zależy od przepisów dla danej grupy zawodowej albo od zasad ustalonych przez pracodawcę. W sektorze prywatnym nie ma jednej ustawowej tabeli, którą musiałyby stosować wszystkie firmy. Pracownicy samorządowi mają nagrodę określoną jako procent miesięcznego wynagrodzenia:

Nauczyciele też mają nagrodę liczoną procentowo. Według art. 47 Karty Nauczyciela to od 75% wynagrodzenia miesięcznego za 20 lat pracy do 400% za 45 lat.

Dwie osoby z takim samym stażem mogą więc dostać różne kwoty, bo liczy się też podstawa wynagrodzenia przyjęta w przepisach.

Przykład: pracownik samorządowy, którego wynagrodzenie stanowiące podstawę nagrody wynosi 6000 zł, po 25 latach pracy dostanie 6000 zł brutto. Po 30 latach dostanie 9000 zł brutto.

Te procenty nie są wzorem dla wszystkich. W firmie prywatnej wysokość nagrody sprawdzisz w regulaminie wynagradzania lub w innym dokumencie, który ją przewiduje.

Kiedy pracodawca powinien wypłacić nagrodę jubileuszową?

Termin zależy od regulacji obowiązujących w danym zatrudnieniu. Pracownikom samorządowym nagrodę wypłaca się niezwłocznie po nabyciu prawa do niej. Zgodnie z § 8 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych prawo do nagrody powstaje w dniu, w którym upływa okres uprawniający do niej. Dla innych grup zawodowych przewidziano podobne rozwiązania, ale szczegóły mogą się różnić.

W sektorze prywatnym termin wypłaty powinien wynikać z wewnętrznych regulacji firmy. Dokumenty powinny określać, kiedy powstaje prawo do nagrody i jak ją wypłacać. Nagroda jubileuszowa nie jest uznaniową premią za wyniki. Jeśli pracownik spełnił warunki z przepisów, pracodawca powinien ją wypłacić zgodnie z nimi.

Co w przypadku przejścia na emeryturę przed osiągnięciem wymaganego stażu?

Niektóre przepisy mają na to osobne rozwiązania. Pracownik samorządowy, któremu do kolejnego progu brakuje mniej niż 12 miesięcy, może dostać nagrodę w dniu ustania stosunku pracy. Warunek jest taki, że zatrudnienie kończy się w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy. Wynika to z § 8 ust. 7 rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Tej zasady nie można automatycznie przenosić na inne grupy. Zawsze sprawdź przepisy dla konkretnej grupy zawodowej albo regulacje wewnętrzne firmy.

Jak zmiany w przepisach o stażu pracy wpływają na nagrodę jubileuszową?

W 2026 roku zmieniły się zasady liczenia stażu pracy. Nowe reguły obowiązują od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym i od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym. Do stażu mogą teraz wchodzić także okresy, które wcześniej nie liczyły się tak jak umowa o pracę. Chodzi o:

• prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, jeśli spełnione są warunki ustawowe;
• pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług objętej odpowiednimi przepisami;
• współpracę przy prowadzeniu działalności gospodarczej lub wykonywaniu umów cywilnoprawnych;
• członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i spółdzielniach kółek rolniczych.

Nie każdy okres aktywności zawodowej zaliczy się automatycznie. Trzeba spełnić warunki z przepisów i odpowiednio udokumentować dany okres. Samo wykonywanie zlecenia czy prowadzenie firmy w przeszłości nie wystarczy bez sprawdzenia tych warunków. Pracownik powinien więc przedstawić dokumenty potwierdzające dodatkowe okresy. Zmiany mogą wpłynąć na nagrodę jubileuszową, jeśli przepisy o niej odsyłają do okresów wliczanych do stażu na podstawie Kodeksu pracy lub przepisów odrębnych. Po doliczeniu dawnych okresów pracownik może osiągnąć próg stażowy wcześniej. Potwierdza to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W firmach prywatnych ważny jest zapis w regulaminie wynagradzania. Sprawdź, czy nagroda jest powiązana ze stażem w rozumieniu Kodeksu pracy, czy firma ustaliła własne kryteria.

Czy nagroda jubileuszowa podlega opodatkowaniu i składkom ZUS?

Nagroda jubileuszowa jest przychodem pracownika ze stosunku pracy i co do zasady podlega podatkowi dochodowemu (PIT).

Inaczej jest ze składkami na ubezpieczenia społeczne. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nagrody jubileuszowe nie wchodzą do podstawy wymiaru tych składek, jeśli według zasad ich przyznawania przysługują nie częściej niż co 5 lat.

O zwolnieniu nie decyduje więc sama nazwa świadczenia, tylko zasady jego przyznawania. Jeśli nagroda nie spełnia warunków z rozporządzenia, może podlegać składkom ZUS. Zwolnienie nie obejmuje składki zdrowotnej, którą od nagrody trzeba odprowadzić. Dla pracodawcy dobre określenie zasad ma więc znaczenie nie tylko organizacyjne, ale też finansowe.

O czym powinien pamiętać pracodawca?

Nagroda jubileuszowa to sposób na docenienie wieloletniego zaangażowania pracowników. Żeby działała, zasady muszą być jasne zarówno dla HR i kadr, jak i dla pracowników. Warto w nich określić:

• komu przysługuje świadczenie,
• jakie okresy aktywności zawodowej wlicza się do stażu,
• jakie progi dają prawo do nagrody,
• jak liczy się jej wysokość,
• kiedy powstaje prawo do nagrody i kiedy trzeba ją wypłacić.

W 2026 roku trzeba dodatkowo sprawdzić, czy wewnętrzne regulacje nadążają za zmianami w liczeniu stażu. Przydaje się też bieżąca kontrola dokumentacji pracowniczej. Informacje o wcześniejszym zatrudnieniu, działalności gospodarczej czy umowach cywilnoprawnych mogą zmienić uprawnienia pracownika. Bez weryfikacji łatwo błędnie policzyć staż, a w efekcie źle ustalić termin lub wysokość nagrody.

Źródła

1. Ustawa z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 515
2. Ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1638
4. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Staż pracy na nowych zasadach. Pytania i odpowiedzi.
5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 316.