Transgraniczne delegowanie pracowników, czyli jak zbudować mobilne zespoły do pracy sezonowej w Niemczech?

Z takim zadaniem mierzył się klient LeasingTeam Group, działający w branży profesjonalnej inwentaryzacji, audytu i zarządzania towarami. Projekt realizowany był na terenie Niemiec i wymagał cyklicznego uruchamiania dużych procesów rekrutacyjnych dla zespołów pracujących w sklepach, magazynach i innych punktach handlowych. Klient potrzebował partnera, który przejmie odpowiedzialność nie tylko za rekrutację, ale za całość działań operacyjnych.

Kontekst biznesowy

Klient działa w sektorze usług inwentaryzacyjnych i wspiera firmy w liczeniu towarów oraz aktywów w sklepach, magazynach i punktach detalicznych. Oprócz samej inwentaryzacji realizuje również działania z zakresu merchandisingu, audytów oraz zarządzania danymi, wykorzystując własne technologie związane m.in. ze skanowaniem i tagowaniem aktywów. To działalność, która z jednej strony wymaga dokładności i dyscypliny operacyjnej, z drugiej zaś dużej elastyczności organizacyjnej. Projekty odbywają się w różnych miejscach, w zmiennych harmonogramach i pod presją czasu.

Współpraca z LeasingTeam Group rozpoczęła się w 2018 roku i trwała ponad 6 lat. Projekty realizowane były na terenie Niemiec, m.in. w Karlsruhe, Monachium oraz Ulm. Sam charakter prac powodował, że zatrudnienie miało wyraźnie sezonowy charakter:

• w ciągu roku trzeba było trzy razy uruchamiać procesy rekrutacyjne dla około 100 osób na krótkie, intensywne okresy pracy, trwające od półtora do dwóch i pół miesiąca;
• między sezonami występowały wielomiesięczne przerwy, co uniemożliwiało budowanie jednego stałego zespołu i zmuszało do regularnego odbudowywania struktur operacyjnych.

W takich realiach transgraniczne delegowanie pracowników wymaga szczególnej dyscypliny organizacyjnej, bo każdy kolejny sezon trzeba uruchamiać szybko, ale bez utraty jakości.

Wyzwanie: sezonowość, mobilność i złożona struktura zespołów

Największym wyzwaniem była nieregularność projektu. Potrzeba rekrutacji pojawiała się cyklicznie, ale nie miała charakteru ciągłego. Z jednej strony trzeba było w krótkim czasie uruchamiać duże procesy zatrudnienia, z drugiej między sezonami następowały długie przerwy. To wymagało każdorazowego restartu rekrutacji, onboardingu, organizacji pracy i logistyki.

Utrudnieniem był również sam model realizacji projektu. Zespoły pracowały w pełni mobilnie, codziennie wykonując zadania w innej lokalizacji. Oznaczało to konieczność szybkiej adaptacji do nowych warunków oraz gotowości do działania w zmiennym środowisku operacyjnym.

Projekt wymagał także budowy pełnych, dziewięcioosobowych zespołów. Poza pracownikami operacyjnymi kluczowe role pełnili koordynatorzy i kierowcy, odpowiedzialni zarówno za transport, jak i za wynik całej grupy. W zależności od sezonu jednocześnie działało od kilku do kilkunastu takich zespołów, co zwiększało złożoność planowania, rekrutacji i zarządzania. Dochodziła do tego konieczność szybkiego skalowania zespołów w górę i w dół w trakcie trwania projektu oraz praca głównie w godzinach nocnych i późno popołudniowych. Taki tryb znacząco ogranicza pulę dostępnych kandydatów i sprawia, że transgraniczne delegowanie pracowników – jako model współpracy – nie może opierać się wyłącznie na standardowych schematach rekrutacyjnych.

Osobnym obszarem wyzwań była logistyka. Po stronie LTG znajdowała się pełna organizacja zakwaterowania pracowników. W praktyce oznaczało to konieczność jednoczesnego zabezpieczenia kilku obiektów w różnych miastach, przy stale zmieniającej się liczbie zespołów i harmonogramie prac. W tego typu projektach nawet dobrze przeprowadzona rekrutacja nie wystarczy, jeśli nie towarzyszy jej równie sprawna organizacja przejazdów, noclegów i komunikacji z pracownikami.

Rozwiązanie: model end-to-end dla pracy sezonowej w Niemczech

LeasingTeam Group zrealizował projekt w modelu pracy tymczasowej, opartym na delegowaniu pracowników z Polski do Niemiec.

Zakres wsparcia obejmował pełną obsługę procesu:

• od rekrutacji i zatrudnienia,
• przez payroll, ewidencję czasu pracy i administrację kadrową,
• po organizację zakwaterowania, transportu i stałą opiekę koordynatora.

Tak zbudowany model pozwolił klientowi pracować z jednym partnerem operacyjnym zamiast angażować kilku różnych dostawców. I to właśnie kompleksowość była jednym z najważniejszych powodów wyboru LTG.

Po stronie LTG znalazły się też:

• procesy rekrutacyjne dopasowane do specyfiki projektu, obejmujące zarówno pracowników operacyjnych, jak i koordynatorów oraz kierowców;
• pełna obsługa zatrudnienia: przygotowanie dokumentacji, podpisywanie umów, bieżąca administracja pracownicza, rozliczanie czasu pracy i naliczanie wynagrodzeń;
• badania medycyny pracy, zakwaterowanie na terenie Niemiec oraz transport z Polski i wsparcie lokalne dla mobilnych zespołów.

Ważnym elementem była także elastyczność. Zapotrzebowanie klienta zmieniało się nie tylko z sezonu na sezon, ale również w ujęciu tygodniowym. Zespół musiał być gotowy do natychmiastowego wznowienia działań rekrutacyjnych w kolejnych cyklach bez utraty efektywności. Dzięki temu klient mógł korzystać z modelu, który z każdym kolejnym sezonem działał coraz sprawniej i był coraz bardziej przewidywalny.

Projekt w liczbach

Skalę i trwałość współpracy najlepiej pokazują najważniejsze dane projektowe:

• 5 lat współpracy,
• 3 sezony rocznie, regularna obsługa klienta w cyklicznych pikach zapotrzebowania,
• około 100 osób rekrutowanych na jeden intensywny okres pracy,
• zespoły złożone z 9 osób, obejmujące pracowników operacyjnych, koordynatorów i kierowców,
• realizacja projektów w różnych lokalizacjach na terenie Niemiec, m.in. w Karlsruhe, Monachium i Ulm.

Efekty współpracy

Najważniejszym efektem była stabilizacja modelu pracy sezonowej w warunkach dużej zmienności. Znacząca część pracowników wracała do projektu w kolejnych sezonach, co przełożyło się na wyższą retencję, krótszy czas wdrożenia i lepszą efektywność zespołów. W praktyce oznaczało to mniejsze ryzyko organizacyjne po stronie klienta oraz większą przewidywalność działania w kolejnych cyklach realizacji. Przy projektach o takim charakterze transgraniczne delegowanie pracowników działa najsprawniej właśnie wtedy, gdy oprócz rekrutacji udaje się zbudować bazę osób gotowych wracać do pracy w następnym sezonie.

Drugim istotnym rezultatem było zbudowanie długofalowej relacji. Klient wracał do współpracy regularnie przez wiele lat, powierzając LTG realizację projektu w każdym kolejnym sezonie. To nie jest efekt samej dostępności kandydatów, a rezultat połączenia szybkiej rekrutacji, sprawnej organizacji operacyjnej, dobrej logistyki i bieżącego wsparcia dla zespołów pracujących w terenie.

Podsumowanie

Ten projekt pokazuje, że w pracy sezonowej realizowanej poza Polską największym wyzwaniem nie jest sama liczba kandydatów, lecz zdolność do uruchamiania całych mobilnych struktur operacyjnych w powtarzalnym modelu. Gdy projekt obejmuje pracę nocną, częste zmiany lokalizacji, zespoły złożone z różnych ról i konieczność organizowania zakwaterowania w wielu miastach, sukces zależy od jakości całego procesu: od rekrutacji po logistykę.

Współpraca LeasingTeam Group z klientem z branży profesjonalnych inwentaryzacji potwierdza, że transgraniczne delegowanie pracowników może skutecznie wspierać projekty sezonowe o wysokiej złożoności. Pod warunkiem, że za tym modelem stoi pełna obsługa operacyjna, doświadczenie w pracy międzynarodowej i gotowość do szybkiego wznawiania działań w kolejnych sezonach.