Outsourcing a praca tymczasowa – kluczowe różnice, które warto znać przed podjęciem decyzji
Poniżej wyjaśniamy, czym dokładnie różnią się te formy współpracy, kiedy warto sięgnąć po każdą z nich i na co zwrócić szczególną uwagę z perspektywy pracodawcy.
Czym jest praca tymczasowa?
Praca tymczasowa to forma zatrudnienia uregulowana przepisami prawa (art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Polega na wykonywaniu określonych zadań na rzecz pracodawcy użytkownika przez pracownika tymczasowego zatrudnianego przez agencję pracy tymczasowej.
Choć formalnym pracodawcą pozostaje agencja, to codzienne kierowanie pracą i organizacja zadań odbywa się po stronie firmy, do której pracownik został skierowany.
Ten model sprawdza się szczególnie tam, gdzie potrzebne jest szybkie zwiększenie liczby pracowników, np. w okresach wzmożonej produkcji, w logistyce, handlu czy przy realizacji krótkoterminowych projektów.
Czym jest outsourcing?
Outsourcing w przeciwieństwie do pracy tymczasowej, nie posiada ustawowej definicji. W praktyce oznacza wydzielenie z organizacji określonych funkcji lub procesów i przekazanie ich do realizacji podmiotowi zewnętrznemu.
Istotą outsourcingu nie jest zapewnienie personelu, lecz przejęcie odpowiedzialności za realizację całego procesu lub usługi. To firma outsourcingowa organizuje pracę, zarządza personelem i odpowiada za efekt końcowy.
Outsourcing jest często wybierany przy długofalowych potrzebach, takich jak obsługa kadrowo-płacowa, sprzątanie obiektów, utrzymanie infrastruktury, wsparcie IT czy obsługa procesów produkcyjnych.
Kluczowe pytanie: co jest przedmiotem umowy?
W praktyce rozróżnienie pracy tymczasowej od outsourcingu sprowadza się do jednego, zasadniczego pytania: czy firma pozyskuje jedynie gotowych do pracy pracowników, czy całościową realizację danej usługi lub produktu?
W przypadku pracy tymczasowej, przedmiotem umowy jest skierowanie do firmy pracowników gotowych do pracy na określonych stanowiskach. Innymi słowy, pracownik zostaje skierowany do wykonywania zadań na rzecz pracodawcy użytkownika i działa pod jego bieżącym kierownictwem (bez jakiejkolwiek ingerencji agencji w proces wykonywania pracy).
W outsourcingu punkt ciężkości przesuwa się gdzie indziej. Przedmiotem umowy nie jest kierowanie pracowników, lecz konkretna usługa lub proces, za którego realizację w całości odpowiada podmiot zewnętrzny (outsourcer).
To właśnie ta różnica ma kluczowe znaczenie przy ocenie legalności współpracy i często decyduje o tym, czy dany model mieści się w granicach prawa, czy może zostać zakwestionowany przez organy kontrolne.
Praca tymczasowa vs outsourcing – najważniejsze różnice
Choć oba modele bywają stosowane w podobnych sytuacjach, różnią się w kilku istotnych obszarach, które warto brać pod uwagę na etapie podejmowania decyzji.
1. Przedmiot współpracy
Pierwsza istotna różnica dotyczy przedmiotu współpracy (o którym już pisaliśmy powyżej). W przypadku pracy tymczasowej firma korzysta z pracy konkretnego pracownika, zaś przy outsourcingu przedmiotem umowy nie jest skierowanie do pracy konkretnej osoby, lecz realizacja konkretnej usługi albo procesu.
2. Kierownictwo i organizacja pracy
Przy pracy tymczasowej to pracodawca użytkownik na co dzień organizuje pracę, wydaje polecenia i decyduje o sposobie wykonywania zadań. W outsourcingu odpowiedzialność za organizację pracy spoczywa po stronie firmy outsourcingowej, która samodzielnie zarządza personelem realizującym usługę.
3. Odpowiedzialność za efekt
Różny jest także zakres odpowiedzialności stron. W modelu pracy tymczasowej, agencja nie odpowiada za rezultaty pracy pracowników wykonywanej pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. W przypadku outsourcingu, pełna odpowiedzialność za wykonanie usługi i jej rezultat spoczywa na outsourcerze.
4. Czas trwania
Istotne znaczenie ma również czas trwania współpracy. Praca tymczasowa z definicji ma charakter ograniczony w czasie i podlega ustawowym limitom. Co do zasady może trwać maksymalnie 18 miesięcy u jednego pracodawcy użytkownika w ciągu kolejnych 36 miesięcy (w odniesieniu do tego samego pracownika tymczasowego). W określonych przypadkach, na przykład przy zastępstwie nieobecnego pracownika, okres ten może zostać wydłużony do 36 miesięcy. Po przekroczeniu tych limitów konieczna jest zmiana formy współpracy albo jej zakończenie. Outsourcing nie podlega takim ograniczeniom i może być realizowany w ramach długofalowej, stabilnej współpracy.
5. Ryzyka prawne
Przy pracy tymczasowej kluczowe jest przestrzeganie limitów czasowych oraz obowiązków wynikających wprost z przepisów. W outsourcingu największym zagrożeniem jest tzw. pozorny outsourcing, który pojawia się wtedy, gdy w praktyce klient zarządza personelem outsourcera tak, jak własnym zespołem. Taka sytuacja może prowadzić do zakwestionowania modelu współpracy przez organy kontrolne.
Kiedy wybrać pracę tymczasową, a kiedy outsourcing?
Wybór pomiędzy pracą tymczasową a outsourcingiem nie jest wyłącznie kwestią preferencji, lecz przede wszystkim realnych potrzeb organizacji.
Praca tymczasowa jest dobrym rozwiązaniem wtedy, gdy firma musi szybko uzupełnić braki kadrowe, mierzy się z sezonowym lub krótkotrwałym wzrostem zapotrzebowania na pracowników albo chce zachować bezpośrednie zarządzanie personelem wykonującym zadania operacyjne.
Outsourcing sprawdza się lepiej tam, gdzie celem jest przekazanie odpowiedzialności za cały proces lub usługę, zapewnienie długoterminowej stabilności realizacji zadań albo pozyskanie wyspecjalizowanych kompetencji bez rozbudowy własnych struktur organizacyjnych.
Dlaczego firmy wybierają outsourcing?
Outsourcing bywa postrzegany jako rozwiązanie bardziej elastyczne niż praca tymczasowa, zwłaszcza z perspektywy organizacyjnej i biznesowej. Pracodawcy zwracają uwagę na mniejszą liczbę obowiązków formalnych, takich jak szkolenia BHP, a także na brak ustawowych limitów czasu trwania współpracy oraz proste zasady rozliczeń. Znaczenie ma również fakt, że formalna odpowiedzialność za realizację usługi spoczywa po stronie firmy outsourcingowej.
Dla wielu organizacji istotna jest także możliwość szybkiego reagowania na zmiany po stronie personelu bez konieczności bezpośredniego angażowania się w procesy kadrowe. Outsourcing nie wprowadza również ograniczeń co do rodzaju wykonywanej pracy, które występują w przypadku pracy tymczasowej. Wszystko to sprawia, że model ten bywa atrakcyjny biznesowo, pod warunkiem że został zaprojektowany i wdrożony w sposób prawidłowy oraz zgodny z przepisami.
Dlaczego outsourcing może być ryzykowny?
Jednym z największych zagrożeń jest tzw. pozorny outsourcing, czyli sytuacja, w której formalnie zawierana jest umowa outsourcingowa, ale w praktyce spełnia cechy pracy tymczasowej np. pracownicy wykonują pracę pod bezpośrednim kierownictwem klienta, są włączeni w jego struktury organizacyjne i realizują zadania jak etatowi pracownicy.
Taki model może zostać zakwestionowany przez organy kontrolne, co wiąże się z konsekwencjami finansowymi i organizacyjnymi. W praktyce oznacza to ryzyko nałożenia kar pieniężnych oraz uznania klienta za faktycznego pracodawcę pracowników outsourcera (z czym wiążą się problemy składkowe i podatkowe).
Z uwagi na powyższe, bezpieczny outsourcing powinien tworzyć wyraźny mur organizacyjny pomiędzy klientem a personelem realizującym usługę.
Chcesz pogłębić ten temat i poznać praktyczne wskazówki dotyczące legalnego outsourcingu w świetle aktualnych przepisów? Obejrzyj nagranie webinaru w Bazie Wiedzy: https://leasingteam.pl/baza-wiedzy-hr/legalny-outsourcing-nowe-przepisy-konkretne-wskazowki
Na co zwrócić uwagę w umowie outsourcingowej?
Dobrze skonstruowana umowa jest fundamentem bezpiecznego outsourcingu. Kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie procesu, który przejmuje dostawca, jasne zdefiniowanie zakresu czynności oraz wyraźne rozdzielenie ról pomiędzy klientem a outsourcerem. Umowa powinna eliminować możliwość bezpośredniego zarządzania personelem przez klienta, regulować zasady korzystania z jego infrastruktury oraz przewidywać wynagrodzenie za realizację outsourcowanej usługi. Co istotne, wynagrodzenie outsourcera nie może być określone na zasadzie „koszt zatrudnienia personelu + marża” (taki model wynagrodzenia to bowiem wyraźny sygnał świadczący o pozorności outsourcingu).
Podsumowanie
Outsourcing i praca tymczasowa to narzędzia o dużym potencjale, ale też o wysokiej wrażliwości prawnej. O tym, czy dany model rzeczywiście wesprze biznes, decyduje nie jego nazwa, lecz sposób wdrożenia i codzienna praktyka operacyjna.
Dla pracodawców oznacza to konieczność świadomego wyboru modelu współpracy, precyzyjnego konstruowania umów oraz bieżącej kontroli praktyki operacyjnej.
Właściwie wdrożony outsourcing może realnie wspierać rozwój biznesu, a błędnie zaprojektowany generować istotne ryzyka. Dlatego w tym obszarze warto opierać się na sprawdzonych rozwiązaniach i wsparciu doświadczonego partnera.
LeasingTeam Group od lat wspiera firmy w projektowaniu i realizacji zarówno rozwiązań z zakresu pracy tymczasowej, jak i outsourcingu procesów. Dzięki doświadczeniu, zapleczu eksperckiemu i znajomości realiów różnych branż, pomagamy dobrać model dopasowany do potrzeb biznesowych z poszanowaniem przepisów i dobrych praktyk HR. Zapraszamy do kontaktu.
