Zmiany w kodeksie pracy dotyczące pracy zdalnej
Wchodzące w życie zmiany Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej nie są zupełną rewolucją. Pandemia wymusiła bowiem na nas wszystkich przystosowanie się do pracy w odosobnieniu – życie samo przeprowadziło reformę, którą trzeba było tylko usankcjonować.
Kilka zmian w pracy zdalnej
Ustawodawca sięgnął do znanych już prawu pracy rozwiązań:
- decydując o wprowadzaniu zasad pracy zdalnej w sposób znany pracodawcom (regulaminy, uzgadniane co do zasady z reprezentacją pracowniczą, ewentualnie indywidualne porozumienia),
- pozwalając na w miarę elastyczne wdrażanie/rezygnowanie z pracy zdalnej bądź hybrydowej (od początku zatrudnienia lub w jego trakcie).
Co trzeba wiedzieć wprowadzając pracę zdalną w firmie?
Jest jednak kilka kwestii, o których warto pamiętać, przygotowując się do transformacji zasad pracy w swojej firmie.
Po pierwsze, praca zdalna nie musi być pracą przy komputerze czy z użyciem telefonu (choć zapewne najczęściej będzie). Jednak w każdym przypadku koszty narzędzi pracy ponosi pracodawca. Kluczowe zatem jest ustalenie, jaka praca – jeśli wymaga czegoś ponad komputer i telefon – realnie może być wykonywana w domu. Praca zdalna zdominuje, jak się wydaje, sferę pracy umysłowej, choć teoretycznie praca fizyczna również może być wykonywana zdalnie.
Po drugie, praca zdalna musi być bezpieczna dla wszystkich zainteresowanych. Stąd konieczne jest nie tylko opracowanie reguł kontrolowania pracownika czy jego szkolenia w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy. Bardzo ważnym aspektem jest również poufność informacji prawnie chronionych, w tym danych osobowych. Pewnie można liczyć w przyszłości na całkiem poważne (i potrzebne) opracowania o całkiem zabawnych tytułach, typu „Dzieci i mąż jako czynniki ryzyka w ochronie danych osobowych”.
Po trzecie, praca zdalna nigdy nie będzie przyjęta wiążąco i raz na zawsze. Zasadą, jeśli wprowadzono ją w trakcie zatrudnienia, jest odwoływalność pracy zdalnej przez każdą ze stron. Z pewnym wyjątkiem mamy do czynienia po stronie pracodawcy, gdzie swoboda ta jest ograniczona przy zatrudnianiu pracowników szczególnie uprzywilejowanych, wskazanych w ustawie (zasadniczo swego rodzaju uprzywilejowanie dotyczy sytuacji związanych z rodzicielstwem). Warto zatem przemyśleć nie tylko plan przeniesienia pracowników na pracę zdalną, ale i plan wyjścia z sytuacji, w której praca z domu kogoś przerośnie. Stąd optymistyczne likwidowanie powierzchni biurowej należałoby zastąpić likwidowaniem przemyślanym.
Dodatkowo informacja standardowo wręczana pracownikom przy podjęciu zatrudnienia (art. 29 § 1 k.p.) zostanie poszerzona o pewne informacje związane z pracą zdalną. Warto zatem dopilnować, by stosowane w kadrach formularze zostały zaktualizowane.
Czy prawo działa poprawnie?
Ustawodawca nowelizuje prawo pracy, zmienia, udoskonala, ale wciąż pomija rozstrzygnięcie pewnych problemów zasadniczych. Należy do nich problem formy czynności prawnej w prawie pracy. Niewolnicze posługiwanie się pojęciem czynności dokonywanych „na piśmie” (zamiast formy pisemnej), a także dodawanie „postaci papierowej” (która nie wiadomo, czym właściwie jest) czy też „postaci elektronicznej” (niebędącej przecież znaną Kodeksowi cywilnemu „formą elektroniczną”) tylko pogłębia chaos.
A kolejne zmiany mają przecież upraszczać życie pracodawców i pracowników. Właśnie dlatego zapewne wnioski pracownika związane z pracą zdalną, dla których przepisy wymagają formy pisemnej, mogą być złożone „w postaci papierowej lub elektronicznej”. Miało być prościej, a wyszło jak zwykle – prawnicy wciąż mają się nad czym zastanawiać.
Definicja pracy zdalnej – praca zdalna i zmiany w kodeksie pracy
Najnowsze przepisy dotyczące pracy zdalnej określają dokładnie, czym powinna być praca wykonywana z domu oraz, jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej. Polega ona stricte na wykonywaniu zajęcia całkowicie lub częściowo w miejscu, które wskazał pracownik. Ważne jest też to, że miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą, a wszystko powinno przebiegać z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się.
Ustawodawca wskazuje, że kluczowe w tej definicji jest to, że miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej lub stałej jest uzgodnione z pracodawcą. W sytuacji, gdy miejsce działań wskaże pracodawca, wówczas nie mówimy o pracy zdalnej.
Aby lepiej zrozumieć definicję wykonywania pracy zdalnej, posłużę się przykładem, który to zobrazuje:
Pan Patryk przez 2 dni w tygodniu pracuje w siedzibie firmy. Trzy dni natomiast wykonuję pracę zdalną w miejscu zamieszkania. Pracownik sam wskazał mieszkanie, a więc mówimy o miejscu wykonywania pracy zdalnej, które zostało uzgodnione pomiędzy Panem Patrykiem a pracodawcą.
Co ważne, z wykonywaniem pracy zdalnej wiąże się jeszcze jeden ważny aspekt. Ani pracodawca, ani pracownik nie mogą narzucić drugiej stronie miejsca, w którym wykonywana będzie praca zdalna.
Wniosek pracownika o pracę zdalną – jak przejść do wykonywania pracy zdalnej
Pracownik może złożyć wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, a pracodawca musi to uwzględnić w przypadku pracowników:
- w ciąży;
- rodziców:
- wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
- dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym, lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
- dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
- sprawujących opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności, lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Oczywiście pracodawca może odmówić, ale tylko w przypadku, gdy taki rodzaj pracy nie może być wykonywany ze względu na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika bądź organizację pracy w przedsiębiorstwie. Pracodawca musi wówczas poinformować pracownika pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.
Przegląd nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej w kodeksie pracy
Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały wprowadzone do Kodeksu pracy w Polsce, po to, aby dostosować prawo do rzeczywistości, w której praca poza siedzibą firmy staja się nieodłącznym elementem pracy na etat.
Oto kluczowe zmiany:
- Została zmieniona wcześniej wspomniana definicja pracy zdalnej, która została formalnie zdefiniowana jako praca wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, z uwzględnieniem środków komunikacji elektronicznej. Ważne jest to, że nie może być wykonywana w dotychczasowym miejscu pracy pracownika.
- Praca zdalna może być uwzględniona przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia w zakładzie pracy. Praca zdalna może być wprowadzona przez pracodawcę jednostronnie, gdy dochodzi do stanu zagrożenia epidemicznego lub w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego. W stanie klęski, gdy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest niemożliwe, pracodawca może odesłać pracownika do pracy zdalnej.
- Zmieniły się także obowiązki pracodawcy, który musi zapewnić pracownikowi dostęp do odpowiednich narzędzi pracy. Jest on też zobowiązany pokryć koszty energii elektrycznej i internetu.
- Pracodawca ma prawo kontrolować jakość wykonywania pracy zdalnej. Oczywiście ma się to odbywać z uwzględnieniem poszanowania prywatności miejsca zamieszkania pracownika. Kontrola może obejmować inspekcję miejsca pracy, lecz w tym przypadku jest potrzebna odpowiedna zgoda.
- Pracodawca, który dopuszcza do wykonywania pracy zdalnej, jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy. Pracownik natomiast ma obowiązek przestrzegać zasady BHP.
- Przepisy wprowadzają możliwość okazjonalnej pracy zdalnej przez 24 dni w roku kalendarzowym. W takiej sytuacji praca nie wymaga formalnych ustaleń z szefem.
Praca zdalna a nowe obowiązki pracodawcy – co się zmienia?
Wprowadzenie nowych przepisów nakłada na pracodawcę szereg dodatkowych obowiązków, które mają na celu stworzenie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną odpowiednich warunków, aby ten mógł w pełni wywiązywać się ze swoich obowiązków poza siedzibą firmy.
- Pracodawca ma obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy. Pracownik musi mieć dostęp do wszystkich narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy. Może być to telefon bądź komputer, ale też dostęp do usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania obowiązków. Zwłaszcza gdy w grę wchodzi outsourcing pracowników IT.
- W dodatku to pracodawca musi pokryć koszty energii elektrycznej, w skład których wchodzą opłata za internet, energię elektryczną, czy konserwacja sprzętu. Trzeba jednak pamiętać, że istnieją normy zużycia energii elektrycznej. Maksymalny koszt ryczałtu za prąd w 2023 roku mógł wynieść 53,56 zł miesięcznie (przy założeniu maksymalnej ceny za 1 kW wynoszącej 0,693 zł).
- Bardzo dużą rolę odgrywają wymagania BHP, co w praktyce oznacza, pracownik będzie musiał się zapoznać z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego. Pracodawca musi także dostarczyć wszelkie instrukcje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Dla ustawodawcy ważne jest, aby stanowisko pracy było w pełni bezpiecznie, a pracownik miał dostęp do higienicznego wykonywania pracy zdalnej.
- Kolejna ważną rzeczą jest przepis dotyczący ochrony danych osobowych. Praca zdalna wiąże się z koniecznością ochrony takich danych, przez co na pracodawcę spada kolejny obowiązek. Tym razem w zakresie zapewnienie bezpieczeństwa informacji.
Koszty pracy zdalnej: Co pokrywa pracodawca według nowych przepisów?
Według najnowszych przepisów pracodawca jest zobowiązany do pokrywania wielu kosztów stałych pracownika wykonującego pracę zdalną. Oczywiście są to głównie rzeczy z listy tzw. niezbędnych do wykonywania pracy.
- pracownik musi mieć ułatwiony dostęp do materiałów i narzędzi pracy w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
- w przypadku wykonywania pracy zdalnej, to pracodawca zapewnia instalację, serwis oraz konserwację sprzętu.
- przepisy wymagają pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, a jest to energia elektryczna i dostęp do usług telekomunikacyjnych.
- pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaną pracą. Szczegóły takich zwrotów muszą być uwzględnione w porozumieniu zawartym z pracownikiem, poleceniu pracy zdalnej lub regulaminie pracy zdalnej wewnątrz formy. Do takiego porozumienia może dojść np. gdy odbywa się rekrutacja stała.
Wypowiedzenie umowy o pracę zdalną – zmiany w kodeksie pracy
Pracodawca i pracownik mogą ustalić, że praca będzie wykonywana wyłącznie przez jakiś czas. Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej może wystąpić w sytuacji, gdy każda ze stron złoży odpowiedni wniosek o powrót do pracy w trybie stacjonarnym. O zakończeniu wykonywania pracy zdalnej decydują zatem pracownik i pracodawca.
Doświadczony analityk rynku pracy, specjalizuje się w badaniach nad trendami zatrudnienia i zmianami w strukturze zawodowej. Jego artykuły, publikowane w renomowanych czasopismach branżowych, pomagają czytelnikom zrozumieć dynamikę rynku pracy.
