Zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie – jak wygląda w praktyce?

Umowa zlecenie to jedna z kilku form zatrudnienia dostępnych w Polsce. Jest to bardzo popularny dokument, jednak należy pamiętać, że regulują go przepisy Kodeksu Cywilnego. Jak wygląda kwestia zatrudniania na umowę zlecenia w praktyce? Poznaj najważniejsze informacje na ten temat.

Na czym polega umowa zlecenie?

Umowa zlecenie jest jedną z najczęściej stosowanych form zatrudnienia w Polsce. Zatrudnienie na umowę zlecenie jest szczególnie popularne w przypadku prac o charakterze tymczasowym, sezonowym lub dorywczym. Umowy zlecenia regulują przepisy Kodeksu cywilnego. Jest to znacząca różnica, ponieważ umowy o pracę podlegają Kodeksowi pracy.

Umowa zlecenie jest bardzo elastyczna dla obu stron, czyli zarówno dla zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy. Umowa zlecenie określa, że jedna ze stron jest zobowiązana do wykonania określonych czynności na rzecz drugiej strony, oczywiście za wcześniej ustalone wynagrodzenie.

Umowa zlecenie nie określa, że praca musi być wykonana osobiście przez zleceniobiorcę, co umożliwia mu powierzenie wykonanie pracy dla osoby trzeciej. Oczywiście jedynie w sytuacji, gdy nie zabrania tego charakter umowy lub zawarte w niej odpowiednie postanowienia. W przypadku tej umowy nie ma określonego miejsca i czasu na wykonywanie zadań. Odstępstwem od tego jest sytuacja, w której obie ze stron ustalą inaczej. W przypadku umowy zlecenie występuję pełna dowolność i swoboda. Taka forma nie narzuca na zleceniobiorcę zbyt dużo rygorystycznych zobowiązań jak umowa o pracę.

W tym przypadku inaczej wygląda też rekrutacja stała oraz rekrutacja kadr IT, która również często jest stosowana podczas zatrudnienia na umowę zlecenie.

Umowa zlecenie może być ona wykonywana zarówno odpłatnie, jak i nieodpłatnie. W przypadku pierwszego typu wynagrodzenie wypłaca się dopiero po zrealizowaniu zlecenia, a przyjmujący musi informować pracodawcę o postępach. W tej formie umowy nie mają zastosowania przepisy Kodeksu Pracy. Osoba zatrudniająca musi jednak zadbać o bezpieczeństwo pracowników, a wykonywane czynności bazują na ustaleniach zawartych w dokumencie. Umowa zlecenie jest także opodatkowana w odpowiedni sposób.

Jak zatrudnić pracownika na umowę zlecenie?

Aby odpowiedzieć na pytanie, jak zatrudnić pracownika na umowę zlecenie, trzeba przeanalizować podstawowe elementy tego dokumentu. Najważniejsze są informacje o zakresie obowiązków oraz czasie obowiązywania takiej umowy. Ta forma zatrudnienia sprawia, że osoba wykonująca pracę nie jest całkowicie podporządkowana pracodawcy. Przedsiębiorca nie powinien także szczegółowo organizować działań. Jeśli występują warunki podporządkowania w określonym miejscu i czasie, umowa zlecenie musi zostać zamieniona na umową o pracę. W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy istnieje bowiem ryzyko nałożenia kar.

Krok 1 – przygotowanie i negocjacja warunków umowy

W pierwszym kroku ważne jest ustalenie warunków współpracy. Warunki, które muszą być ustalone w umowie zleceniu to:

• zakres obowiązków (dokładne określenie zadań),
• czas trwania umowy,
• wynagrodzenie (określone jako stawka godzinowa lub wynagrodzenie za określone czynności),
• sposób wykonywania zlecenia,
• zasady odpowiedzialnośc.

Jeżeli mówimy o wynagrodzeniu, na umowie zleceniu musi być uwzględniona minimalna stawka godzinowa, która od lipca 2024 roku wynosi 28,10 zł brutto.

Krok 2 – sporządzenie umowy zlecenia

Kiedy wszystkie warunki są już ustalone, czas na sporządzenie pisemnej umowy. Choć Kodeks cywilny nie wymaga formy pisemnej dla ważności umowy zlecenie, to zaleca się zawarcie takiej umowy dla celów dowodowych. Na umowie powinny znaleźć się dane zleceniodawcy (nazwa firmy, NIP) oraz zleceniobiorcy (imię i nazwisko, PESEL, adres). Określony musi być też przedmiot umowy, czyli opis zadań, które obowiązują przyjmującego zlecenie. Jeżeli zlecenie ma określony czas realizacji, to powinno być to również uwzględnione w umowie. To samo dotyczy się wynagrodzenia. Wszystkie te informacje są ważne w celu należytego wykonania zlecenia przez zleceniobiorcę.

 Krok 3 – zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS

Pracodawca zatrudniający na umowę zlecenie ma obowiązek zgłoszenia zleceniobiorcy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w sytuacji, gdy zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym. Takiego zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni od rozpoczęcia wykonywania zlecenia.

W umowie zlecenie to pracodawca pełni rolę płatnika podatków i to on jest zobowiązany do dokonania określonej czynności prawnej, która z tego tytułu wynika. Oznacza to, że jest on odpowiedzialny i musi przypilnować odprowadzania składek społecznych, ale też podatku dochodowego PIT. Wysokość składek jest obliczana na podstawie sytuacji zleceniobiorcy, czyli tego, czy ma inne źródła dochody lub jest np. studentem.

Bardzo często na takim dokumencie bazuje teżrekrutacja pracowników ze Wschodu. Jest to forma umowy opodatkowana w nieco inny sposób niż w przypadku stosunku pracy, dlatego od lat cieszy się dużą popularnością. Warto jednak pamiętać, że można ją zastosować tylko w określonych sytuacjach.

Umowa zlecenie a ZUS

Podpisanie umowy zlecenia wiąże się z obowiązkowym odprowadzaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zleceniobiorca jest zwolniony z tego obowiązku, ponieważ jest np. studentem poniżej 26. roku życia. W przypadku umowy zlecenie to pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ZUS, ale też odprowadzać za niego składki emerytalne, rentowe, wypadkowe i ubezpieczenie chorobowe. Co ważne, składki te są potrącane z wynagrodzenia zleceniobiorcy. Odrębne traktowanie tego typu zatrudnienia pozwala na większą elastyczność w zakresie ponoszenia kosztów.

Umowa zlecenie z własnym pracownikiem również jest możliwa, jednak w takim przypadku trzeba pamiętać o zastosowaniu się do kilku zasad. Przede wszystkim zlecone czynności nie mogą pokrywać się z tymi, które dana osoba wykonuje w związku ze stosunkiem pracy. Ważne jest także zadbanie o dostosowanie terminów realizowania konkretnych obowiązków do wymagań prawnych. Warto wiedzieć, że nawet w przypadku podpisania umowy zlecenie z własnym pracownikiem, istnieje konieczność opłacenia obowiązkowej stawki zdrowotnej, rentowej, wypadkowej i emerytalnej.

Obowiązki pracodawcy wynikające z umowy zlecenia

Pracodawca decydujący się na zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie musi dopełnić kilku formalności. Najważniejsze jest zgłoszenie tego faktu do ZUS-u w ciągu 7 dni od rozpoczęcia współpracy (datę umieszcza się na dokumencie). Pracodawca musi bowiem opłacić wszystkie obowiązkowe ubezpieczenia. Na ogół można pominąć dobrowolną składkę chorobową, jednak istnieją wyjątki od tej reguły. Ma to miejsce, np. wtedy, gdy dana osoba jest już zatrudniona w tej samej firmie na umowie o pracę, ale realizuje zlecenie poza swoimi obowiązkami. Wówczas podlega ona również ubezpieczeniu chorobowemu.

Przedsiębiorca musi zająć się również odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy. Obecnie jednak obowiązują przepisy, zgodnie z którymi ta kwestia nie dotyczy osób do 26 roku życia, na pierwszym progu podatkowym. Warto na bieżąco sprawdzać wymagania związane z opodatkowaniem umów zlecenia, ponieważ prawo zmienia się bardzo dynamicznie.

Umowę zlecenie da się także wypowiedzieć. Z tego powodu w takim dokumencie warto zawrzeć informacje na temat sposobu przerwania współpracy. W tym przypadku nie trzeba jednak stosować przepisów o okresie wypowiedzenia czy czasie jego złożenia. W razie zakończenia współpracy pracodawca musi rozliczyć się ze zleceniobiorcą zgodnie z warunkami zawartymi w umowie, ale też obowiązującymi przepisami prawa.

Dodatkowo zleceniodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki do realizacji zlecenia. Jeżeli wymagają tego ustalenia, musi dbać także o bezpieczeństwo, jeżeli zleceniobiorca wykonuje zlecenie w warunkach wymagających przestrzegania BHP. To samo tyczy się higienicznych warunków pracy.

Umowa zlecenie a praca tymczasowa

Umowa zlecenie jest bardzo często wykorzystywana w przypadku pracy tymczasowej. Dlaczego? Charakteryzuje się większą elastycznością niż umowa o pracę i to przemawia na jej korzyść. W przeciwieństwie do tradycyjnego zatrudnienia, umowa zlecenie nie narzuca przestrzegania sztywnych norm dotyczących godzin pracy lub miejsca, co umożliwia dostosowywanie czasu i sposobu, w jaki zostanie zrealizowane zadanie.

Praca tymczasowa to zatrudnienie tylko przez określony, zwykle krótki czas. Ono również może bazować na umowie zlecenie. Dokument tego typu znajduje bowiem zastosowanie zarówno w przypadku stałej pracy spełniającej określone warunki, jak i zatrudnienia jedynie przez krótki okres, na przykład w sezonie letnim. LeasingTeam pomaga zarówno w szukaniu kandydatów na stanowiska tymczasowe, jak i w sporządzaniu umów. Jest to ogromne ułatwienie dla pracodawców, którzy często poszukują wielu pracowników, np. do zadań sezonowych.

Prawa i obowiązki pracownika na umowie zlecenie

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, umowa zlecenie oferuje bardzo dużą elastyczność, ale z drugiej strony niesie za sobą pewne ograniczenia w zakresie praw pracownika. Zleceniobiorca, który zobowiązuje się do wykonania pracy, ma obowiązek:

• Wykonania zlecenia zgodnie z umową – zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za efekt, ale musi pamiętać o należytej staranności przy realizacji zlecenia,
• Przestrzegania terminów – umowa zlecenie daje dużą elastyczność w sposobie organizowania pracy, ale zleceniobiorca jest zobowiązany do dotrzymywania terminów ustalonych w umowie,
• Ponosi odpowiedzialność za niewykonanie zlecenia – to zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za wyrządzone szkody,
• Podlegania ubezpieczeniom społecznym – to zleceniodawca odciąga składki na ubezpieczenia społeczne, które są potrącane z wynagrodzenia.
• Rozliczania się z podatku dochodowego – zleceniobiorca jest zobowiązany rozliczać się z podatku dochodowego, który jak w przypadku ubezpieczenia społecznego, jest potrącany z wynagrodzenia.

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy zlecenie ma również określone prawa, które wynikają z tej formy współpracy, a należą do nich:

• Prawo do wynagrodzenia – zleceniobiorca ma prawo do otrzymania wynagrodzenia zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie. Wynagrodzenie to może być wyliczone na podstawie stawki godzinowej, ryczałtowej lub innej formy, którą ustaliły obie strony.
• Swoboda w organizacji pracy – umowa zlecenie pozwala na dużą elastyczność w zakresie organizowania pracy. Wykonujący zlecenie nie musi pracować w ścisłych godzinach, chyba że ustalono to w umowie. Miejsce pracy również może zostać ustalone. Może, ale nie musi.
• Brak obowiązku osobistego wykonania zlecenia – O ile umowa tego nie wyklucza, zleceniobiorca może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej, co odróżnia umowę zlecenie od umowy o pracę, gdzie praca musi być wykonywana osobiście.
• Prawo do zakończenia współpracy – umowa może być wypowiedziana przez obie ze stron, ale wyłącznie z ustaleniami zawartymi w umowie lub według przepisów Kodeksu cywilnego. Zleceniobiorca może zakończyć współpracę w każdym momencie, o ile umowa nie przewiduje innych warunków.

Korzyści zatrudniania na umowę zlecenie

Czas na przedstawienie korzyści wynikających z zatrudnienia na umowę zlecenie. Wspominaliśmy już wielokrotnie o elastyczności, ale tych plusów jest nieco więcej.

Dla przedsiębiorców

Umowy zlecenia nie podlegają również przepisom Kodeksu pracy, co oznacza mniej formalności dla zleceniodawcy. Odwrotnie sytuacja wygląda w przypadku umowy o pracę.

Zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie to bardzo często mniejsze koszty ponoszone przez zleceniodawcę. Należą do nich między innymi niższe koszty związane z ubezpieczeniem społecznym oraz zdrowotnym.

Możliwość szybkiego zakończenia współpracy jest bardzo ważna dla obu ze stron. W przypadku zakończenia współpracy zleceniodawca może to zrobić z krótszym okresem wypowiedzenia niż w przypadku umowy o pracę.

Umowa zlecenie umożliwia zatrudnianie specjalistów do konkretnych zadań w obrębie określonych projektów. Nie da się ukryć, że jest to rozwiązanie korzystne dla pracodawcy.

Dla pracowników

W przypadku pracowników tych korzyści jest ciut więcej i należą do nich:

• Elastyczność czasu pracy – pracownik sam ustala godziny pracy, co pozwala mu łączyć obowiązki zawodowe z życiem prywatnym.
• Możliwość pracy przy różnych projektach – umowa zlecenie pozwala podejmować różne formy zatrudnienia, w różnych branżach i projektach.
• Brak formalności związanych z zatrudnieniem – umowa zlecenie wiąże się z mniejszą ilością formalności.
• Wyższe wynagrodzenie netto – wynagrodzenie na umowie zlecenie może być wyższe, ponieważ pracownik może negocjować stawkę bez dodatkowych kosztów.
• Wolność w wyborze zleceń – to zleceniobiorca decyduje, które zlecenie zamierza przyjąć, a z którego zrezygnować, co daje mu większą kontrolę nad swoją karierą zawodową.
• Brak potrzeby przebywania w biurze – zleceniobiorca może wykonywać swoje obowiązki zdanie, co znacznie wpływa na komfort pracy.
• Możliwość zdobycia doświadczenia – zatrudnienie na zlecenie może być szansą na wejście na rynek pracy, poprzez zdobycie cennego doświadczenia w pracy z różnymi branżami.
• Wysoka dostępność ofert – rynek oferuje mnóstwo ofert pracy na umowy zlecenie, co daje pracownikowi wybór i możliwość szybkiego zatrudnienia.

Umowa zlecenie to jedna z popularnych form zatrudnienia w Polsce, szczególnie wykorzystywana w przypadku pracy tymczasowej, dorywczej czy sezonowej. Podlega przepisom Kodeksu cywilnego, co odróżnia ją od tradycyjnej umowy o pracę, którą reguluje Kodeks pracy. Jej elastyczność daje swobodę w zakresie wykonywania zadań, organizacji czasu i miejsca pracy. W procesie zatrudnienia tymczasowego dochodzi do różnego rodzaju rekrutacji.

Autor artykułu

LeasingTeam

Marketing Manager

Doświadczony analityk rynku pracy, specjalizuje się w badaniach nad trendami zatrudnienia i zmianami w strukturze zawodowej. Jego artykuły, publikowane w renomowanych czasopismach branżowych, pomagają czytelnikom zrozumieć dynamikę rynku pracy.