Projekt ustawy o przejrzystości wynagrodzeń. Co powinni wiedzieć pracodawcy?
Aktualna wersja projektu, oznaczona w wykazie prac legislacyjnych jako UC127, nadal znajduje się na etapie rządowych prac legislacyjnych. Oznacza to, że przepisy nie są jeszcze uchwalone, a konkretne obowiązki, terminy i mechanizmy mogą jeszcze ulec zmianie.
To ważna informacja dla pracodawców, działów HR, kadr i płac. Chociaż termin wdrożenia dyrektywy do krajowych porządków prawnych upłynął 7 czerwca 2026 r., polska ustawa implementująca te przepisy nadal nie została przyjęta. Kierunek zmian pozostaje jednak jasny: większa przejrzystość wynagrodzeń, obowiązki informacyjne wobec pracowników i kandydatów, raportowanie luki płacowej oraz konieczność uporządkowania struktur płacowych w organizacjach.
Przejrzystość wynagrodzeń: co może się zmienić?
Projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn ma wdrożyć do polskiego prawa rozwiązania wynikające z dyrektywy 2023/970. Chodzi nie tylko o samą „jawność wynagrodzeń” rozumianą jako publikowanie widełek płacowych, ale o szerszy system przejrzystości: od rekrutacji, przez dostęp pracowników do informacji o wynagrodzeniach, po raportowanie luki płacowej, wspólną ocenę wynagrodzeń i działania naprawcze.
Zgodnie z aktualnym stanem prac projekt nie jest jeszcze obowiązującą ustawą. W rządowym wykazie prac legislacyjnych wskazano IV kwartał 2026 r. jako planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów.
Nie oznacza to jednak, że firmy powinny czekać z przygotowaniami. Wdrożenie przejrzystości wynagrodzeń wymaga często znacznie więcej niż aktualizacji regulaminu wynagradzania.
Projekt rozporządzenia: dlaczego jest tak ważny?
Razem z projektem ustawy pojawił się także projekt rozporządzenia dotyczącego szczegółowych informacji o wskaźnikach zawartych w sprawozdaniu dotyczącym luki płacowej między pracownikami płci żeńskiej i męskiej oraz sposobu i wzoru ich obliczania. To istotne, ponieważ jednym z największych wyzwań dla pracodawców było pytanie: jak dokładnie liczyć lukę płacową?
Dotychczas w wielu firmach analiza wynagrodzeń opierała się na wewnętrznych metodach, arkuszach Excel, danych z systemów kadrowo-płacowych lub benchmarkach rynkowych. Projektowane regulacje mają ujednolicić sposób raportowania i ograniczyć dowolność interpretacyjną.
Dla działów HR, kadr, płac i controllingu oznacza to konieczność wspólnej pracy na tych samych danych. Jeżeli organizacja nie ma dziś jednego źródła danych o wynagrodzeniach, stanowiskach, poziomach zaszeregowania i składnikach płacy, wdrożenie nowych obowiązków może być trudne.
Luka płacowa to nie tylko średnia różnica wynagrodzeń
W debacie publicznej luka płacowa bywa często sprowadzana do jednego wskaźnika. Tymczasem projektowane przepisy wymagają bardziej szczegółowego spojrzenia.
Znaczenie będą miały m.in.:
- kategorie pracowników,
- porównywalność pracy,
- składniki stałe i zmienne wynagrodzenia,
- poziomy wynagrodzeń,
- średnie godzinowe lub miesięczne poziomy wynagrodzenia,
- mediana luki płacowej,
- kwartyle wynagrodzeń,
- różnice w wynagrodzeniach w podziale na płeć.
Projekt wprowadza również szczegółowe definicje związane z wynagrodzeniami, m.in. poziomu wynagrodzenia, godzinowego poziomu wynagrodzenia, składników zmiennych lub uzupełniających, mediany, kwartylów wynagrodzeń oraz luki płacowej rozumianej jako procentowa różnica między wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn. Istotna jest także definicja kategorii pracowników, czyli osób wykonujących jednakową pracę lub pracę o tej samej wartości.
Projekt odnosi się również do dyskryminacji krzyżowej, czyli sytuacji, w której nierówne traktowanie wynika z połączenia płci z inną przesłanką. Zgodnie z dyrektywą obowiązek przekazywania informacji dotyczących luki płacowej ma dotyczyć pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników a częstotliwość ich raportowania ma zależeć od wielkości organizacji. Zgodnie z aktualnym opisem projektu pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników mieliby raportować co roku, a pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników co trzy lata.
Informacje mają dotyczyć poprzedniego roku kalendarzowego i obejmować m.in. lukę płacową, medianę luki płacowej, różnice w składnikach zmiennych lub uzupełniających oraz dane w podziale na kategorie pracowników.
Z perspektywy pracodawcy kluczowe będzie więc nie tylko policzenie różnicy, ale także odpowiedź na pytanie, czy da się lukę płacową uzasadnić obiektywnymi i neutralnymi płciowo kryteriami. Takimi kryteriami mogą być np. kwalifikacje, doświadczenie, zakres odpowiedzialności, kompetencje, wyniki pracy czy warunki wykonywania pracy.
Kategorie pracowników: fundament całego procesu
Jednym z najważniejszych wyzwań będzie prawidłowe ustalenie kategorii pracowników. To od nich zależy, kogo z kim organizacja będzie porównywać.
Nie wystarczy więc zestawić wszystkich pracowników według nazw stanowisk. W wielu firmach te same nazwy stanowisk nie oznaczają tego samego zakresu zadań, odpowiedzialności i wymagań. Z drugiej strony różne nazwy stanowisk mogą obejmować pracę o podobnej wartości.
Dlatego przygotowanie do projektowanych przepisów powinno objąć m.in.:
- przegląd struktury stanowisk,
- opisanie zakresów odpowiedzialności,
- ustalenie kryteriów wartościowania pracy,
- uporządkowanie poziomów stanowisk,
- analizę składników wynagrodzeń,
- sprawdzenie, czy różnice płacowe mają obiektywne uzasadnienie.
Projekt zakłada, że struktury wynagrodzeń powinny umożliwiać ocenę, czy pracownicy znajdują się w porównywalnej sytuacji pod względem wartości pracy. Kryteria powinny być obiektywne i neutralne płciowo.
W aktualnym projekcie wskazano cztery podstawowe kryteria oceny wartości pracy: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy. Pracodawca może stosować również dodatkowe kryteria lub podkryteria, o ile są obiektywne, neutralne pod względem płci i uzasadnione charakterem pracy.
Właśnie dlatego wartościowanie stanowisk warto potraktować jako jeden z pierwszych etapów przygotowania do przejrzystości wynagrodzeń.
W nagraniu webinaru LeasingTeam Group „Wartościowanie stanowisk jako fundament jawności wynagrodzeń” ekspertka pokazuje, jak podejść do tego procesu w praktyce: od analizy struktury stanowisk, przez wybór metod wartościowania, po przygotowanie organizacji do nowych obowiązków.
Co zmieni się w rekrutacji?
Przejrzystość wynagrodzeń będzie miała znaczenie już na etapie rekrutacji. Dyrektywa 2023/970 przewiduje, że kandydaci powinni otrzymywać informacje o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale, opartym na obiektywnych i neutralnych płciowo kryteriach. Zakłada także zakaz pytania kandydatów o historię wynagrodzeń.
Dla pracodawców oznacza to konieczność przeglądu procesu rekrutacyjnego. W praktyce warto sprawdzić:
- czy kandydaci otrzymują informację o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale na odpowiednio wczesnym etapie rekrutacji,
- czy rekruterzy wiedzą, jak rozmawiać o wynagrodzeniu zgodnie z nowymi zasadami,
- czy widełki płacowe są spójne z wewnętrzną strukturą wynagrodzeń,
- czy firma nie opiera decyzji płacowych na wcześniejszych zarobkach kandydata,
- czy menedżerowie rozumieją, z czego wynikają różnice między stawkami dla podobnych stanowisk.
To szczególnie ważne w organizacjach, w których rekrutacje prowadzą jednocześnie HR, menedżerowie liniowi, agencje zewnętrzne lub kilka spółek w grupie. Brak spójności w komunikacji o wynagrodzeniach może szybko stać się źródłem ryzyka.
Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniu
Projektowane regulacje mają również wzmocnić prawo pracowników do uzyskiwania informacji o wynagrodzeniach. Nie chodzi o dostęp do indywidualnych pensji konkretnych osób, ale o możliwość uzyskania informacji o własnym poziomie wynagrodzenia oraz średnich poziomach wynagrodzenia w odpowiedniej kategorii pracowników, w podziale na płeć.
Dyrektywa przewiduje, że pracownicy mają mieć prawo do żądania informacji o swoim poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
Projekt przewiduje termin 30 dni na odpowiedź na wniosek pracownika. W praktyce oznacza to, że firmy powinny przygotować procedurę obsługi takich zapytań: kto przyjmuje wniosek, kto przygotowuje dane, kto je weryfikuje i kto komunikuje odpowiedź pracownikowi.
W odniesieniu do dodatkowych wyjaśnień dotyczących danych ze sprawozdania z luki płacowej projekt przewiduje krótszy termin. Pracodawca miałby przekazywać informacje lub wyjaśnienia na wniosek m.in. Państwowej Inspekcji Pracy albo organu do spraw równości w terminie 14 dni.
Jawność własnego wynagrodzenia
Projekt przewiduje również zakaz ograniczania pracowników w ujawnianiu informacji o ich własnym wynagrodzeniu. Postanowienia umów, regulaminów lub innych aktów wewnętrznych, które zakazywałyby pracownikowi ujawniania informacji o wynagrodzeniu, mają być nieważne.
To ważna zmiana dla organizacji, w których poufność wynagrodzenia była dotąd wpisywana do umów, regulaminów lub wewnętrznych zasad. W praktyce pracodawcy będą musieli sprawdzić, czy dokumentacja pracownicza i komunikacja wewnętrzna nie zawierają zapisów sprzecznych z projektowanymi przepisami.
Co grozi za brak przygotowania?
Projektowane przepisy mają nie tylko wprowadzać obowiązki informacyjne i sprawozdawcze, ale także wzmacniać mechanizmy kontroli i egzekwowania prawa do równego wynagrodzenia.
Projekt przewiduje również sankcje za naruszenie obowiązków związanych z przejrzystością wynagrodzeń. Zgodnie z aktualną wersją projektu kara grzywny ma wynosić od 2 000 zł do 60 000 zł. Ostateczny zakres naruszeń i wysokość sankcji będą jednak zależeć od ostatecznego brzmienia ustawy.
Ryzyko nie ogranicza się przy tym do sankcji administracyjnych. Brak uporządkowanej polityki wynagrodzeń może prowadzić także do sporów pracowniczych, utraty zaufania, napięć wewnętrznych i trudności w rekrutacji.
Projekt wzmacnia także ochronę prawną pracowników. Osoba, wobec której naruszono zasadę równego wynagradzania, ma mieć prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia. Projekt przewiduje również rozwiązania ułatwiające dochodzenie roszczeń, w tym przeniesienie ciężaru dowodu na pracodawcę oraz możliwość wykorzystania danych statystycznych jako dowodu w sprawach dotyczących dyskryminacji płacowej.
Wspólna ocena wynagrodzeń i działania naprawcze
Projekt przewiduje również mechanizm wspólnej oceny wynagrodzeń. Ma on mieć zastosowanie, gdy sprawozdanie wykaże lukę płacową ze względu na płeć wynoszącą co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników, a pracodawca nie uzasadni tej różnicy obiektywnymi i neutralnymi płciowo kryteriami oraz nie usunie jej w terminie 6 miesięcy od dnia przekazania sprawozdania.
Wspólna ocena wynagrodzeń ma być prowadzona w konsultacji ze związkami zawodowymi, jeżeli działają w organizacji. Jeśli ich nie ma, pracodawca powinien przeprowadzić ten proces w konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u niego trybie. Celem wspólnej oceny będzie nie tylko potwierdzenie istnienia różnicy, ale także analiza jej przyczyn i określenie działań naprawczych.
Dla pracodawców oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania mechanizmu reagowania na wykryte różnice. Jeżeli analiza pokaże nieuzasadnione różnice, firma powinna wiedzieć, jak będzie je korygować: przez przegląd wynagrodzeń, zmianę zasad premiowania, aktualizację siatki płac czy doprecyzowanie kryteriów awansu.
Jak przygotować firmę na projektowane przepisy?
Choć projekt nadal jest na etapie legislacyjnym, kierunek zmian jest znany. Pracodawcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania, szczególnie jeśli zatrudniają większe zespoły, mają rozbudowane struktury stanowisk, systemy premiowe, wiele lokalizacji lub rozproszone dane kadrowo-płacowe.
Pierwszym krokiem powinien być audyt danych płacowych. Firma powinna sprawdzić, gdzie znajdują się informacje o wynagrodzeniach, czy są kompletne, aktualne i możliwe do porównania. W wielu organizacjach dane są rozproszone między systemem kadrowo-płacowym, arkuszami menedżerów, dokumentami lokalnymi i budżetami działów.
Drugim krokiem jest uporządkowanie stanowisk i kategorii pracowników. Bez tego trudno będzie rzetelnie analizować lukę płacową. Warto zweryfikować, czy opisy stanowisk są aktualne, poziomy odpowiedzialności jasno określone, a wynagrodzenia osób wykonujących jednakową pracę lub pracę o tej samej wartości są ustalane według spójnych, obiektywnych i neutralnych płciowo kryteriów.
Trzecim krokiem jest przegląd składników wynagrodzenia. Pracodawca powinien wiedzieć, które elementy płacy są stałe, które zmienne, które wynikają z osobistego zaszeregowania, a które mają charakter dodatków, premii lub świadczeń.
Czwartym krokiem jest przygotowanie zasad komunikacji. Jawność płac wymaga nie tylko liczenia danych, ale także umiejętnego tłumaczenia ich pracownikom, kandydatom i menedżerom. HR powinien mieć gotowe odpowiedzi na pytania o widełki, kryteria podwyżek, różnice płacowe i ścieżki rozwoju wynagrodzeń.
Piątym krokiem jest zaplanowanie działań naprawczych. Jeżeli analiza pokaże nieuzasadnione różnice, firma powinna wiedzieć, jak będzie je korygować: przez przegląd wynagrodzeń, zmianę zasad premiowania, aktualizację siatki płac czy doprecyzowanie kryteriów awansu.
Podsumowanie
Projekt ustawy o przejrzystości wynagrodzeń opublikowany na stronie RCL 4 maja 2026 r. i datowany na 29 kwietnia 2026 r. doprecyzowuje wiele kwestii, które budziły pytania po publikacji wcześniejszej wersji projektu. Szczególnie ważne jest pojawienie się projektu rozporządzenia dotyczącego sposobu obliczania wskaźników luki płacowej. Dzięki temu pracodawcy otrzymują bardziej konkretny kierunek przygotowań.
Termin implementacji dyrektywy 2023/970 upłynął 7 czerwca 2026 r., ale polska ustawa wdrażająca przepisy nie została jeszcze uchwalona. Zgodnie z rządowym wykazem prac legislacyjnych planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to IV kwartał 2026 r.
Na tym etapie projekt nadal może się zmienić. Nie warto jednak czekać na ostateczną wersję ustawy z audytem wynagrodzeń, struktur stanowisk i danych kadrowo-płacowych. Przejrzystość wynagrodzeń wymaga czasu, współpracy HR, kadr, płac, controllingu, prawników i menedżerów oraz uporządkowania procesów, które często przez lata działały w firmach nieformalnie.
Dla pracodawców najważniejszy wniosek jest prosty: jawność wynagrodzeń nie zaczyna się od publikacji widełek. Zaczyna się od odpowiedzi na pytanie, czy firma potrafi wyjaśnić, za co, komu i dlaczego płaci określone wynagrodzenie.
Źródło:
