Pracownik tymczasowy czy zatrudnienie na stałe? Kiedy warto sięgnąć po elastyczne rozwiązania?

Nie każda potrzeba kadrowa firmy wygląda tak samo. Jednego miesiąca przedsiębiorstwo może potrzebować kilku dodatkowych osób, a w kolejnym kilkudziesięciu. W handlu zapotrzebowanie na pracowników może rosnąć przed okresem świątecznym, w produkcji wraz ze wzrostem zamówień, a w logistyce w związku z sezonowym zwiększeniem liczby przesyłek.

W takich sytuacjach firma może zdecydować się na bezpośrednie zatrudnienie pracowników albo skorzystać z pracy tymczasowej. Które rozwiązanie wybrać?

Nie ma jednej odpowiedzi dla każdej organizacji. Zatrudnienie na stałe sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy firma ma przewidywalne, długoterminowe zapotrzebowanie na dane stanowisko. Praca tymczasowa może natomiast pomóc wtedy, gdy potrzeba pracowników jest okresowa, zmienna albo pojawia się stosunkowo szybko.

Pracownik tymczasowy a zatrudnienie na stałe

Podstawowa różnica dotyczy sposobu organizacji zatrudnienia.

W przypadku bezpośredniego zatrudnienia firma sama jest pracodawcą. Odpowiada więc za rekrutację, zawarcie umowy, dokumentację pracowniczą, wypłatę wynagrodzenia i pozostałe obowiązki wynikające ze stosunku pracy.

W przypadku pracy tymczasowej pojawiają się trzy podmioty: agencja pracy tymczasowej, pracownik tymczasowy oraz pracodawca użytkownik. Pracownik zawiera umowę z agencją, która jest jego pracodawcą, natomiast wykonuje pracę na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. To pracodawca użytkownik organizuje pracę, wyznacza zadania i kontroluje ich wykonanie.

Oznacza to, że przedsiębiorstwo korzystające z pracy tymczasowej nadal zarządza pracą danej osoby, ale część obowiązków związanych z zatrudnieniem pozostaje po stronie agencji.

Praca tymczasowa jest określona przepisami

Praca tymczasowa nie jest rozwiązaniem pozbawionym ograniczeń. Jej zasady reguluje ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Co do zasady ten model służy wykonywaniu prac o charakterze sezonowym, okresowym lub doraźnym, a także prac, których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych bezpośrednio przez firmę nie byłoby możliwe. Może być również wykorzystywany w związku z koniecznością zastępstwa nieobecnego pracownika.

Kiedy pracownik tymczasowy jest dobrym rozwiązaniem?

Najważniejszym pytaniem nie powinno być: „Czy pracownik tymczasowy jest lepszy od etatowego?”, ale: „Jak długo i jak stabilnie firma będzie potrzebować dodatkowych pracowników?”

Jeżeli odpowiedź brzmi: „potrzebujemy dodatkowych osób przez określony czas”, elastyczny model zatrudnienia może być wart rozważenia.

1. Gdy firma mierzy się z sezonowym wzrostem zapotrzebowania

Handel, logistyka, produkcja czy niektóre usługi charakteryzują się okresowymi zmianami zapotrzebowania na pracowników.

Przykładem może być zwiększenie liczby zamówień przed świętami albo sezonowy wzrost sprzedaży. Firma potrzebuje wtedy większego zespołu, ale niekoniecznie przez cały rok.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje pracę tymczasową jako jedno z rozwiązań, które mogą być wykorzystywane przy zatrudnianiu pracowników sezonowych. Jednocześnie podkreśla, że skorzystanie z agencji daje przede wszystkim ułatwienia organizacyjne, a nie automatycznie niższy koszt zatrudnienia.

2. Gdy firma otrzymuje nagły wzrost zamówień

Nie każdy wzrost zapotrzebowania można przewidzieć kilka miesięcy wcześniej.

Nowy kontrakt, większe zamówienie albo czasowe zwiększenie produkcji mogą oznaczać konieczność szybkiego powiększenia zespołu.

W takim przypadku jednym z problemów może być nie samo znalezienie pracownika, ale przeprowadzenie całego procesu rekrutacyjnego i zatrudnienia w krótkim czasie.

Współpraca z agencją pracy tymczasowej może przenieść część tego procesu poza organizację i pozwolić firmie skoncentrować się na organizacji pracy osób już skierowanych do przedsiębiorstwa.

3. Gdy trzeba zastąpić nieobecnego pracownika

Praca tymczasowa może być również wykorzystywana do zastępstwa pracownika zatrudnionego bezpośrednio przez firmę, który jest czasowo nieobecny.

Może to być szczególnie istotne na stanowiskach, na których dłuższa nieobecność jednej osoby wpływa na funkcjonowanie całego zespołu lub procesu.

W takim przypadku firma nie musi podejmować decyzji o długoterminowym zwiększeniu zatrudnienia, jeśli jej potrzeba ma charakter przejściowy.

4. Gdy firma testuje zapotrzebowanie na dodatkowe zasoby

Zdarza się, że przedsiębiorstwo wie, że potrzebuje dodatkowych pracowników, ale nie ma jeszcze pewności, jak długo utrzyma się zwiększone zapotrzebowanie.

Dotyczy to między innymi nowych projektów, zmian organizacyjnych czy okresowego zwiększenia skali działalności.

W takiej sytuacji elastyczna forma zatrudnienia może umożliwić dopasowanie liczby pracowników do rzeczywistego zapotrzebowania.

Nie oznacza to jednak, że praca tymczasowa powinna być traktowana jako sposób na permanentne zastępowanie stałych miejsc pracy. Ustawa określa maksymalne okresy wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika.

Kiedy lepiej zdecydować się na zatrudnienie na stałe?

Praca tymczasowa nie powinna być automatycznym wyborem przy każdej rekrutacji.

Jeżeli firma ma stabilne, długoterminowe zapotrzebowanie na określone stanowisko, bezpośrednie zatrudnienie może być bardziej naturalnym rozwiązaniem.

Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których:

• stanowisko jest stałym elementem struktury organizacyjnej,
• zapotrzebowanie na pracownika jest przewidywalne,
• firma planuje długoterminowo rozwijać dany zespół,
• potrzebne są kompetencje, które mają być rozwijane wewnątrz organizacji przez dłuższy czas,
• pracownik ma przejąć odpowiedzialność za długofalowy obszar działalności.

W takim przypadku warto patrzeć nie tylko na sam moment zatrudnienia, ale na plan organizacyjny firmy w perspektywie kolejnych miesięcy i lat.

Praca tymczasowa nie oznacza „gorszego” zatrudnienia

Jednym z błędnych założeń jest traktowanie pracownika tymczasowego jako osoby mającej z definicji gorsze warunki niż pracownik zatrudniony bezpośrednio.

Przepisy przewidują zasadę równego traktowania pracownika tymczasowego w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia. Pracownik tymczasowy nie może być traktowany mniej korzystnie niż pracownicy zatrudnieni przez pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku.

Pracodawca użytkownik ma również określone obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Należą do nich m.in. zapewnienie odpowiednich szkoleń BHP, ocena ryzyka zawodowego czy zapewnienie odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, jeżeli są wymagane.

W praktyce oznacza to, że elastyczność modelu zatrudnienia nie powinna oznaczać obniżenia standardów organizacji pracy.

Co przedsiębiorca może zyskać dzięki pracy tymczasowej?

Najważniejszą wartością pracy tymczasowej jest elastyczność.

Nie chodzi wyłącznie o możliwość zwiększenia liczby pracowników. Istotne jest również dopasowanie zasobów do aktualnego zapotrzebowania biznesowego.

Model ten może pomóc firmie:

• szybciej reagować na zmiany liczby zamówień,
• uzupełniać braki kadrowe w określonych okresach,
• obsługiwać sezonowe zwiększenie zapotrzebowania,
• zastępować czasowo nieobecnych pracowników,
• ograniczyć część obciążeń administracyjnych związanych z procesem zatrudnienia,
• skoncentrować własne zasoby HR na kluczowych procesach.

PIP wskazuje, że w przypadku pracy tymczasowej agencja odpowiada m.in. za zawarcie umowy z pracownikiem, zgłoszenie do ubezpieczeń oraz wypłatę wynagrodzenia i rozliczenie składek. Nie oznacza to jednak, że wszystkie obowiązki przechodzą na agencję. Pracodawca użytkownik nadal odpowiada za szereg kwestii związanych z organizacją pracy i BHP.

Na co uważać przy korzystaniu z pracowników tymczasowych?

Elastyczne rozwiązanie wymaga również odpowiedniego zarządzania.

Limit 18 miesięcy

Jednym z najważniejszych ograniczeń jest czas korzystania z pracy tego samego pracownika tymczasowego u jednego pracodawcy użytkownika.

Co do zasady pracownik tymczasowy może wykonywać pracę tymczasową na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez łącznie nie więcej niż 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Szczególne zasady dotyczą niektórych przypadków zastępstwa nieobecnego pracownika.

Dlatego planując współpracę, warto od początku kontrolować wykorzystany okres pracy tymczasowej.

Ograniczenia dotyczące rodzaju wykonywanej pracy

Nie każdą pracę można powierzyć pracownikowi tymczasowemu. Przepisy wskazują m.in. określone rodzaje prac, których wykonywanie w ramach pracy tymczasowej jest niedopuszczalne. Dotyczy to między innymi prac szczególnie niebezpiecznych.

Przed rozpoczęciem współpracy należy więc określić rodzaj pracy, wymagane kwalifikacje, miejsce oraz przewidywany okres jej wykonywania i przekazać agencji odpowiednie informacje.

Koszt nie powinien być jedynym kryterium

Praca tymczasowa nie powinna być analizowana wyłącznie przez pryzmat stawki za godzinę.

Przedsiębiorca powinien uwzględnić cały proces: pozyskanie pracownika, czas potrzebny na rekrutację, obsługę administracyjną, wdrożenie, możliwość szybkiego zwiększenia lub zmniejszenia zespołu oraz koszt niewystarczającej obsady stanowisk.

PIP wprost wskazuje, że korzystanie z pracowników tymczasowych zamiast samodzielnego zatrudniania pracowników sezonowych daje przede wszystkim ułatwienia organizacyjne, a nie finansowe.

Pracownik tymczasowy czy etat? Jak podjąć decyzję?

Przed wyborem modelu zatrudnienia warto odpowiedzieć na kilka prostych pytań:

To oczywiście nie jest automatyczny algorytm wyboru. Na decyzję wpływają również specyfika stanowiska, kompetencje potrzebne w organizacji, planowany okres zatrudnienia, sytuacja na rynku pracy oraz możliwości operacyjne firmy.

Elastyczne zatrudnienie jako element planowania zasobów

Największą wartość praca tymczasowa może przynieść wtedy, gdy jest częścią szerszego planowania zatrudnienia.

Zamiast traktować ją wyłącznie jako reakcję na brak pracowników, firma może uwzględnić ją w planowaniu sezonowości, obsady produkcji, logistyki czy okresowych projektów.

Przykładowo firma produkcyjna może utrzymywać stały zespół odpowiadający za podstawowy poziom produkcji, a w okresach zwiększonego zapotrzebowania uzupełniać go pracownikami tymczasowymi.

Podobny model może funkcjonować w magazynach, centrach logistycznych czy sieciach handlowych, gdzie liczba potrzebnych pracowników może zmieniać się w zależności od sezonu i poziomu sprzedaży.

W takim podejściu etat i praca tymczasowa nie muszą być konkurencyjnymi rozwiązaniami. Mogą pełnić różne funkcje w jednym modelu zatrudnienia.

FAQ – najczęstsze pytania

Czy pracownik tymczasowy jest zatrudniony przez firmę, w której pracuje?

Nie. Pracownik tymczasowy jest zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej, natomiast wykonuje pracę na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika.

Jak długo pracownik tymczasowy może pracować w jednej firmie?

Co do zasady maksymalny okres wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika wynosi 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Ustawa przewiduje szczególny wyjątek dotyczący niektórych przypadków zastępstwa nieobecnego pracownika.

Czy praca tymczasowa nadaje się do pracy sezonowej?

Tak. Praca sezonowa jest jednym z przypadków, w których można wykorzystać pracowników tymczasowych.

Czy pracownik tymczasowy może mieć gorsze warunki niż pracownik na podobnym stanowisku?

Pracownik tymczasowy nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy zatrudnieni przez pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku.

Czy praca tymczasowa zawsze jest tańsza od zatrudnienia bezpośredniego?

Nie. Koszt powinien być analizowany w odniesieniu do całego modelu zatrudnienia. PIP wskazuje, że główną korzyścią z pracy tymczasowej są przede wszystkim ułatwienia organizacyjne i większa elastyczność, a nie automatycznie niższy koszt.

Podsumowanie

Pracownik tymczasowy i pracownik zatrudniony na stałe odpowiadają na różne potrzeby biznesowe.

Zatrudnienie bezpośrednie sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy firma ma stabilne i długoterminowe zapotrzebowanie na dane stanowisko. Praca tymczasowa może natomiast być pomocna przy sezonowych wzrostach zatrudnienia, nagłym zwiększeniu liczby zamówień, zastępstwach czy projektach o określonym czasie trwania.

Dlatego decyzję warto podejmować nie na podstawie samej formy zatrudnienia, ale przede wszystkim na podstawie tego, jak zmienia się zapotrzebowanie firmy na pracowników.

Dobrze zaplanowany model może łączyć oba rozwiązania: stały zespół odpowiadający za podstawową działalność przedsiębiorstwa oraz elastyczne zwiększanie zatrudnienia wtedy, gdy wymaga tego sytuacja biznesowa.

Jeżeli firma mierzy się ze zmiennym zapotrzebowaniem na pracowników, warto przeanalizować nie tylko to, ilu osób potrzebuje obecnie, ale również kiedy, na jak długo i w jakiej skali będzie ich potrzebować. To właśnie te czynniki powinny być punktem wyjścia do wyboru odpowiedniego modelu zatrudnienia.

LeasingTeam Group wspiera firmy w pozyskiwaniu pracowników i organizacji zatrudnienia dopasowanego do aktualnych potrzeb biznesowych. Jeśli Twoja firma mierzy się z sezonowym wzrostem zapotrzebowania, brakami kadrowymi lub potrzebą szybkiego zwiększenia zespołu, warto przeanalizować dostępne rozwiązania razem z ekspertem.

Źródła:

• Państwowa Inspekcja Pracy – „Praca tymczasowa”
• Państwowa Inspekcja Pracy – „Jak zgodnie z prawem zatrudniać na sezon?”
• Państwowa Inspekcja Pracy – pytania i odpowiedzi dotyczące pracy tymczasowej
• Elektroniczny Dziennik Ustaw – ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych