Praca sezonowa i szczyty produkcyjne. Jak przygotować firmę na peak season?
W e-commerce i logistyce takim momentem jest najczęściej przygotowanie do Black Friday i okresu przedświątecznego. W branży spożywczej, produkcji czy rolnictwie wzrost zapotrzebowania może być związany ze zbiorami, sezonem przetwórczym, zwiększoną liczbą zamówień albo koniecznością zastąpienia pracowników korzystających z urlopów.
Niezależnie od branży mechanizm jest podobny: firma musi w krótkim czasie zwiększyć obsadę, wdrożyć nowych pracowników i utrzymać zakładaną wydajność. Jeżeli rozpocznie rekrutację dopiero wtedy, gdy liczba zleceń już wzrośnie, zwykle pozostają jej najdroższe rozwiązania, czyli nadgodziny, przesuwanie pracowników między działami i poszukiwanie kandydatów pod presją czasu.
Najczęstszy błąd: planowanie liczby zatrudnionych zamiast liczby rozpoczęć pracy
Założenie, że 100 wakatów oznacza konieczność znalezienia 100 kandydatów, jest jednym z głównych źródeł problemów podczas sezonowych rekrutacji. Pomiędzy aplikacją a pierwszym dniem pracy część osób przestaje odpowiadać, rezygnuje w trakcie rozmowy, wybiera inną ofertę albo mimo wcześniejszej deklaracji nie pojawia się w firmie.
Dane LeasingTeam Group z projektów rekrutacyjnych pokazują, że na jeden wakat może przypadać średnio nawet około 62 aplikacje, a mimo to obsadzenie stanowiska nadal nie jest oczywiste. Średnio 43 proc. kandydatów nie odbiera telefonu, ponad 20 proc. rezygnuje podczas rozmowy, a około 30 proc. osób zakwalifikowanych do zatrudnienia ostatecznie nie rozpoczyna pracy.
Dlatego nie wystarczy mierzyć liczby aplikacji, rozmów czy podpisanych umów. Najważniejszym wskaźnikiem staje się start rate, czyli odsetek kandydatów, którzy rzeczywiście pojawili się w pracy. Kolejnym jest retencja po 7 i 30 dniach, pokazująca, ilu nowych pracowników pozostaje w organizacji wystarczająco długo, aby wesprzeć ją w najważniejszej części sezonu. Firma potrzebująca 100 dodatkowych osób nie powinna więc budować rekrutacji na 100 kandydatach. Musi uwzględnić naturalne straty na kolejnych etapach procesu i odpowiednio zwiększyć skalę działań.
Od prognozy sprzedaży do realnego zapotrzebowania na ludzi
Planowanie zatrudnienia powinno rozpocząć się od połączenia danych biznesowych z danymi HR. Prognoza zamówień lub wielkości produkcji musi zostać przeliczona na liczbę roboczogodzin, zmian i stanowisk niezbędnych do wykonania planu. Samo wskazanie, że firma potrzebuje „50 dodatkowych osób”, jest niewystarczające. Trzeba określić, w jakich tygodniach i na których zmianach będą potrzebni pracownicy, jakie muszą posiadać umiejętności, ile czasu zajmie ich wdrożenie oraz po ilu dniach osiągną oczekiwaną wydajność.
W planie należy uwzględnić także spodziewane absencje, urlopy stałej załogi, rotację nowych pracowników oraz możliwość przedłużenia albo skrócenia sezonu. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie trzech scenariuszy: bazowego, zakładającego najbardziej prawdopodobny poziom zamówień, podwyższonego na wypadek większego popytu oraz minimalnego, który pozwoli ograniczyć koszty, jeśli sprzedaż okaże się słabsza. Dzięki temu decyzje o zwiększeniu lub zmniejszeniu obsady nie są podejmowane w ostatniej chwili i firma z wyprzedzeniem wie, przy jakim poziomie zamówień powinna uruchomić kolejną falę rekrutacji, dodatkową zmianę lub pulę pracowników rezerwowych.
Harmonogram przygotowań do piku sezonowego
Dokładny termin rozpoczęcia rekrutacji zależy od skali projektu, lokalizacji, wymagań stanowiska i dostępności kandydatów. Przy większych rekrutacjach przygotowania warto rozpocząć około 10-12 tygodni przed przewidywanym szczytem.
| Termin | Najważniejsze działania |
|---|---|
| 12-10 tygodni przed szczytem | Analiza prognoz sprzedaży lub produkcji, obliczenie zapotrzebowania na roboczogodziny, przygotowanie scenariusza bazowego i alternatywnego oraz ustalenie budżetu. |
| 10-8 tygodni przed szczytem | Wybór modelu zatrudnienia, określenie stanowisk, stawek, systemu zmianowego i odpowiedzialności między HR, operacjami oraz agencją zatrudnienia. |
| 8-6 tygodni przed szczytem | Uruchomienie kampanii rekrutacyjnej, przygotowanie bazy kandydatów, rozpoczęcie selekcji i weryfikacja skuteczności kanałów dotarcia. |
| 6-4 tygodnie przed szczytem | Pierwsza fala zatrudnienia, szkolenia, wdrożenie liderów i sprawdzenie, ile osób faktycznie rozpoczyna pracę oraz pozostaje po pierwszym tygodniu. |
| 4-2 tygodnie przed szczytem | Kolejne fale zatrudnienia, uzupełnienie braków, korekta grafików i przygotowanie puli osób rezerwowych. |
| 2-0 tygodni przed szczytem | Stabilizacja zespołu, potwierdzanie dyspozycyjności, komunikacja grafików, testowanie przepływu informacji i organizacji pierwszego dnia pracy. |
| Peak season | Codzienne monitorowanie obecności, wydajności, absencji, rotacji i zapotrzebowania na poszczególnych zmianach. |
| 1–2 tygodnie po szczycie | Stopniowe zmniejszanie obsady, podsumowanie wyników oraz wskazanie pracowników, których firma chce zatrzymać na dłużej. |
Taki harmonogram nie powinien być traktowany jako sztywny kalendarz. Jego rolą jest zapewnienie czasu na reakcję. Jeśli pierwsza fala rekrutacji przyniesie mniej rozpoczęć pracy niż zakładano, firma nadal będzie mogła zwiększyć skalę działań przed szczytem, a nie dopiero w jego trakcie.
Rekrutacja falami zamiast jednego dużego naboru
Przy dużym zapotrzebowaniu lepiej prowadzić rekrutację w kilku falach niż próbować zatrudnić cały zespół w jednym terminie. Pierwsza grupa pozwala sprawdzić, czy oferta jest atrakcyjna, jak długo trwa proces rekrutacyjny i ilu kandydatów rzeczywiście rozpoczyna pracę. Ujawnia również problemy, których nie widać na etapie planowania, na przykład trudności z dojazdem, niejasny grafik, zbyt długie formalności albo rezygnacje po pierwszej zmianie.
Kolejne fale można już prowadzić na podstawie rzeczywistych wyników. Jeśli problemem jest niska liczba aplikacji, należy zmienić kanały dotarcia lub warunki oferty. Jeżeli kandydaci aplikują, ale nie odbierają telefonu, potrzebna jest szybsza reakcja i uzupełnienie kontaktu telefonicznego o SMS. Gdy pracownicy podpisują umowy, lecz nie pojawiają się pierwszego dnia, trzeba przyjrzeć się komunikacji pomiędzy decyzją o zatrudnieniu a startem pracy.
W rekrutacjach sezonowych liczy się nie tylko atrakcyjność oferty, ale również jej konkretność. Kandydat powinien od początku znać stawkę, lokalizację, sposób dojazdu, rodzaj umowy, godziny zmian, przewidywany okres zatrudnienia oraz możliwy termin rozpoczęcia pracy. Informacje ujawniane dopiero podczas rozmowy zwiększają liczbę aplikacji przypadkowych, ale nie poprawiają liczby rzeczywistych zatrudnień.
Elastyczny grafik nie może oznaczać ciągłej improwizacji
W piku rekrutacyjnym zapotrzebowanie może zmieniać się z dnia na dzień. Elastyczność jest potrzebna, ale nie powinna polegać na informowaniu pracowników o kolejnej zmianie w ostatniej chwili. Skuteczny grafik opiera się na określonej minimalnej obsadzie dla każdej zmiany, prognozie wolumenu pracy i aktualnej dyspozycyjności zespołu. Firma powinna wcześniej ustalić, które zmiany można powiększyć, ilu pracowników może przejść między obszarami oraz kiedy uruchomiona zostanie pula rezerwowa.
Warto również zbierać informacje o preferowanej dyspozycyjności już podczas rekrutacji. Dla części kandydatów atrakcyjna będzie praca nocna, dla innych wyłącznie konkretne dni tygodnia. Dopasowanie ludzi do zmian zwiększa szansę, że nie tylko przyjmą ofertę, ale rzeczywiście pozostaną w pracy.
Elastyczne zarządzanie nie znosi przy tym przepisów o czasie pracy i odpoczynku. Jak przypomina Państwowa Inspekcja Pracy, praca sezonowa nie stanowi odrębnego modelu prawnego, który pozwalałby dowolnie kształtować warunki zatrudnienia. Planowanie grafików musi uwzględniać obowiązujące normy, przerwy oraz wymagany odpoczynek dobowy i tygodniowy.
Pierwszy dzień pracy jest częścią procesu rekrutacyjnego
W wielu firmach odpowiedzialność rekrutacji kończy się w momencie podpisania umowy. Podczas piku rekrutacyjnego jest to za wcześnie, bo dopiero pierwszy dzień pokazuje, ilu kandydatów faktycznie zasiliło zespół. Ryzyko rezygnacji można ograniczyć dzięki regularnemu kontaktowi przed rozpoczęciem pracy. Kandydat powinien otrzymać jasną informację, gdzie i o której godzinie ma się pojawić, jak dojechać, do kogo się zgłosić, jakie dokumenty zabrać i jak będzie wyglądała pierwsza zmiana. Jeżeli od podpisania umowy do startu mija kilka lub kilkanaście dni, warto potwierdzić jego gotowość również krótko przed rozpoczęciem zatrudnienia.
Sam onboarding powinien być krótki, uporządkowany i powtarzalny. Grupowe wdrożenia mogą przyspieszyć proces, ale pracownik nadal potrzebuje opiekuna, jasnych instrukcji oraz informacji, do kogo zwrócić się z pytaniem. Szczególnie ważne są pierwsze zmiany – brak wsparcia, chaos organizacyjny albo rozbieżność między ofertą a rzeczywistymi warunkami pracy mogą spowodować odejście jeszcze przed osiągnięciem przez pracownika pełnej wydajności.
W czasie szczytu potrzebne są dane z każdego dnia
Po rozpoczęciu wysokiego sezonu rekrutacyjnego nie wystarczy cotygodniowy raport HR. Decyzje operacyjne muszą opierać się na bieżących informacjach: ilu pracowników było zaplanowanych, ilu pojawiło się na każdej zmianie, gdzie wystąpiły absencje i czy osiągnięto zakładaną wydajność. Codzienne zestawienie powinno łączyć dane HR z wynikami operacyjnymi. Sama pełna obsada nie przesądza jeszcze o powodzeniu, jeśli duża część zespołu dopiero się wdraża. Z drugiej strony niższa liczba osób może wystarczyć, jeżeli pracownicy są doświadczeni, a organizacja procesu pozwala im osiągać wyższą produktywność.
Stałe monitorowanie procesu pozwala odpowiednio wcześnie uruchomić kolejną grupę, zmienić rozkład zmian lub przesunąć zasoby. Zapobiega również utrzymywaniu nadmiernej obsady po zakończeniu największego wzrostu zamówień.
Agencja pracy powinna wejść do projektu przed sezonem, a nie w momencie kryzysu
Wsparcie agencji pracy jest najbardziej skuteczne, gdy rozpoczyna się na etapie planowania potrzeb rekrutacyjnych, a nie wtedy, gdy firma ma już nieobsadzone zmiany. Partner potrzebuje czasu na analizę lokalnego rynku, przygotowanie kampanii, pozyskanie kandydatów, przeprowadzenie formalności i zorganizowanie kolejnych rozpoczęć pracy.
Wczesne przekazanie prognoz pozwala również zaplanować zasoby rekrutacyjne i wybrać rozwiązania odpowiednie do skali projektu. Agencja pracy tymczasowej może przejąć pozyskanie i zatrudnienie pracowników, pomóc w organizacji kolejnych fal rekrutacji oraz na bieżąco monitorować liczbę rozpoczęć i rezygnacji. Firma zachowuje natomiast kontrolę nad prognozą zapotrzebowania, organizacją pracy i wynikami operacyjnymi.
Dobrze przygotowany peak season zaczyna się od planu, nie od ogłoszenia
O powodzeniu wysokiego sezonu nie decyduje sama liczba zebranych aplikacji. Jak wskazaliśmy wyżej, znaczenie ma to, ilu kandydatów przejdzie cały proces, rozpocznie pracę, sprawnie się wdroży i pozostanie w firmie w okresie największego zapotrzebowania. Dlatego przygotowania powinny łączyć prognozowanie biznesowe, rekrutację, planowanie grafików, onboarding i codzienne zarządzanie obsadą. Im wcześniej firma połączy te elementy, tym mniejsze będzie ryzyko, że wzrost zamówień będzie musiała obsługiwać wyłącznie nadgodzinami i działaniami ratunkowymi.
LeasingTeam Group wspiera firmy w planowaniu oraz realizacji sezonowych projektów zatrudnienia. Pomagamy dopasować skalę rekrutacji do prognozowanego zapotrzebowania, pozyskać pracowników i elastycznie reagować na zmiany w trakcie sezonu. Skontaktuj się z odpowiednio wcześniej, abyśmy wspólnie zaplanowali zatrudnienie tak, aby potrzebni pracownicy byli gotowi do pracy wtedy, gdy liczba zamówień zacznie rosnąć.
