Odpowiedzialne zatrudnianie pracowników tymczasowych. Co powinien sprawdzić HR?

Dlaczego pracownicy tymczasowi mają znaczenie w ESG?

ESG obejmuje kwestie środowiskowe, społeczne i związane z zarządzaniem organizacją. W obszarze społecznym istotne są między innymi warunki pracy, bezpieczeństwo, równe traktowanie oraz sposób zarządzania wpływem firmy na ludzi. Z perspektywy HR oznacza to, że odpowiedzialne zatrudnienie nie powinno kończyć się na pracownikach zatrudnionych bezpośrednio przez organizację. Warto przyjrzeć się również sytuacji osób wykonujących zadania w jej zakładach, magazynach, sklepach czy centrach logistycznych, nawet jeśli formalnie łączy je z pracodawcą inna relacja.

Pracownicy tymczasowi mogą wykonywać podobne zadania jak pozostali członkowie zespołu i funkcjonować w tym samym środowisku pracy. Dlatego ich doświadczenia mogą mieć znaczenie dla oceny takich obszarów jak:

• bezpieczeństwo pracy – przygotowanie stanowiska, szkolenia i znajomość procedur;
• równe traktowanie – poszanowanie praw i niedopuszczanie do nieuzasadnionego gorszego traktowania;
• dostęp do informacji – jasne zasady pracy, zakres obowiązków i sposób zgłaszania problemów;
• wdrożenie do pracy – przygotowanie do wykonywania zadań i znajomość zasad obowiązujących w organizacji;
• zarządzanie problemami – reagowanie na zgłoszenia, nieprawidłowości i zdarzenia związane z warunkami pracy.

Uwzględnienie tych zagadnień pozwala firmie lepiej rozpoznawać ryzyka związane z organizacją pracy. Pomaga też sprawdzić, czy przyjęte zasady są stosowane w praktyce, a nie tylko zapisane w procedurach.

ESRS S1 czy S2 — gdzie uwzględnić osoby wykonujące pracę na rzecz firmy?

W sprawozdawczości ESG sposób ujęcia osób wykonujących pracę na rzecz organizacji zależy od charakteru relacji i zasad określonych w odpowiednich standardach. Sam fakt, że dana osoba pracuje na terenie firmy albo została skierowana przez zewnętrzny podmiot, nie wystarcza do automatycznego przypisania jej do jednej kategorii.

• ESRS S1 dotyczy własnych zasobów pracowniczych. Zakres tego standardu obejmuje nie tylko osoby będące pracownikami jednostki, lecz także określone kategorie osób niebędących jej pracownikami, w tym osoby zapewniane przez podmioty prowadzące działalność związaną z zatrudnieniem.

• ESRS S2 dotyczy osób wykonujących pracę w łańcuchu wartości. Może mieć znaczenie w przypadku osób pracujących w ramach usług świadczonych przez zewnętrznych dostawców, zależnie od charakteru współpracy i kryteriów określonych w standardzie.

To znaczy, że firma powinna przeanalizować rzeczywisty model współpracy, charakter wykonywanej pracy oraz definicje i wymagania właściwego standardu. Nie należy przyjmować, że każda osoba skierowana przez agencję pracy automatycznie należy do tej samej kategorii sprawozdawczej.

Którą wersję ESRS stosować w 2026 roku?

21 września 2026 r. opublikowano rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2026/1563, które zmienia standardy ESRS. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów nowe przepisy wejdą w życie 10 listopada 2026 r. i co do zasady będą miały zastosowanie do lat obrotowych rozpoczynających się 1 stycznia 2027 r. lub później.

Dla jednostek raportujących za rok obrotowy rozpoczynający się w 2026 r. przewidziano przepisy przejściowe. W określonych warunkach będą one mogły zdecydować się na wcześniejsze stosowanie nowych standardów albo pozostać przy dotychczasowych ESRS, z uwzględnieniem uproszczeń przewidzianych w rozporządzeniu. Dlatego przed przygotowaniem raportu należy ustalić, która wersja standardów ma zastosowanie do danej jednostki i okresu sprawozdawczego. W przypadku roku obrotowego rozpoczynającego się w 2026 r. trzeba uwzględnić przepisy przejściowe rozporządzenia 2026/1563 oraz jasno wskazać w oświadczeniu dotyczącym zrównoważonego rozwoju, które standardy zostały zastosowane.

Szczegółowe zasady należy sprawdzić w treści rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2026/1563 oraz w aktualnych materiałach Ministerstwa Finansów dotyczących uproszczonych ESRS.

Jak HR może zadbać o odpowiedzialne zatrudnienie?

Uwzględnienie pracowników tymczasowych w działaniach ESG nie musi oznaczać tworzenia odrębnego, rozbudowanego systemu. W wielu przypadkach punktem wyjścia jest uporządkowanie procesów, które już funkcjonują w organizacji, oraz sprawdzenie, czy obejmują wszystkie osoby wykonujące pracę na jej rzecz.

Rekrutacja i komunikacja

Odpowiedzialne zatrudnienie zaczyna się od przekazania jasnych informacji o pracy. Osoba kierowana do wykonywania zadań powinna wiedzieć, na czym będzie polegała jej praca, gdzie będzie ją wykonywać, jakie zasady obowiązują na stanowisku i do kogo może zwrócić się z pytaniami.

W praktyce warto sprawdzić, czy informacje przekazywane podczas rekrutacji są spójne z rzeczywistymi warunkami wykonywania zadań. Rozbieżności mogą prowadzić do nieporozumień, niezadowolenia i problemów organizacyjnych.

Onboarding i dostęp do informacji

Wdrożenie nie powinno ograniczać się do przekazania listy zadań. Pracownik musi poznać zasady obowiązujące w miejscu pracy, procedury bezpieczeństwa, sposób korzystania z narzędzi oraz ścieżkę zgłaszania problemów. Warto ustalić, kto odpowiada za poszczególne elementy onboardingu i jak potwierdzane jest ich wykonanie. Może to być prosta lista kontrolna obejmująca między innymi przekazanie informacji organizacyjnych, szkolenia wymagane dla danego stanowiska i wskazanie osoby kontaktowej.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Bezpieczeństwo pracy to jeden z najważniejszych obszarów odpowiedzialnego zatrudnienia. W przypadku pracy tymczasowej obowiązki są rozdzielone między agencję pracy tymczasowej a pracodawcę użytkownika zgodnie z przepisami.

Na podstawie art. 9 ust. 2a ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych do obowiązków pracodawcy użytkownika należą między innymi dostarczenie odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, zapewnienie napojów i posiłków profilaktycznych, przeprowadzenie szkoleń BHP, ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, ocena ryzyka zawodowego oraz poinformowanie pracownika o tym ryzyku.

Agencja i pracodawca użytkownik uzgadniają na piśmie, przed zawarciem umowy o pracę między agencją a pracownikiem tymczasowym, zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika innych obowiązków pracodawcy dotyczących BHP, niewymienionych w art. 9 ust. 2a. Pisemne uzgodnienie dotyczy więc pozostałych obowiązków, a nie tych wymienionych bezpośrednio w tym przepisie. Z perspektywy HR ważne jest, aby odpowiedzialność za poszczególne działania była jasno ustalona, a wymagane procedury realizowane i dokumentowane. Szczegółowy zakres obowiązków należy weryfikować z uwzględnieniem przepisów oraz konkretnej organizacji pracy.

Równe traktowanie

Pracownicy tymczasowi nie mogą być traktowani mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy pracodawcy użytkownika zatrudnieni na takim samym lub podobnym stanowisku, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach.

W praktyce warto przyjrzeć się temu, czy osoby wykonujące podobne zadania otrzymują informacje potrzebne do pracy, są traktowane z szacunkiem i mogą zgłaszać problemy bez obawy przed negatywnymi konsekwencjami. Pomocne jest również sprawdzenie, czy procedury przeciwdziałania dyskryminacji i innym niepożądanym zachowaniom są zrozumiałe i dostępne dla osób zatrudnionych w różnych modelach.

Możliwość zgłaszania problemów

Odpowiedzialna organizacja pracy wymaga nie tylko określenia zasad, lecz także zapewnienia sposobu reagowania na nieprawidłowości. Pracownik powinien wiedzieć, do kogo może zgłosić problem związany z bezpieczeństwem, warunkami pracy lub zachowaniem innych osób. Warto ustalić, kto przyjmuje zgłoszenia, kto odpowiada za ich rozpatrzenie i w jaki sposób monitorowane są działania naprawcze. Istotna jest również komunikacja między agencją a pracodawcą użytkownikiem, tak aby problem nie pozostawał bez reakcji z powodu niejasnego podziału odpowiedzialności.

Kto odpowiada za pracownika tymczasowego?

W przypadku pracownika tymczasowego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę formalnym pracodawcą jest agencja pracy tymczasowej. Jednocześnie pracodawca użytkownik organizuje wykonywanie pracy w zakresie przewidzianym przepisami i odpowiada za określone obowiązki związane z warunkami jej wykonywania.

Ustawa przewiduje również kierowanie do pracy tymczasowej osób, które nie są pracownikami agencji. Dlatego nie należy automatycznie zakładać, że każda osoba skierowana do pracy tymczasowej ma status pracownika zatrudnionego przez agencję na podstawie umowy o pracę. Z perspektywy firmy kluczowe jest ustalenie, jaki model współpracy rzeczywiście ma zastosowanie i jakie obowiązki wynikają z niego dla każdej ze stron. To pozwala uniknąć sytuacji, w której istotne zadania nie są realizowane, ponieważ każda ze stron zakłada, że odpowiada za nie druga.

Jak mierzyć odpowiedzialne zatrudnienie?

Aby ocenić, czy działania HR przynoszą efekty, firma może monitorować wskaźniki dotyczące warunków pracy i doświadczeń osób wykonujących pracę tymczasową. Ich dobór powinien wynikać z ryzyk, celów organizacji i dostępności wiarygodnych danych. Poniższe wskaźniki są propozycją narzędzi do wewnętrznego monitorowania, a nie zamkniętą listą obowiązkowych ujawnień ESG.

Same liczby nie zawsze wystarczają do oceny sytuacji. Przykładowo wzrost liczby zgłoszeń nie musi oznaczać pogorszenia warunków pracy — może wynikać z większej świadomości pracowników lub poprawy dostępności kanałów zgłaszania problemów. Podobnie rotację należy interpretować z uwzględnieniem czasu trwania zleceń, sezonowości i planowanego zakończenia pracy. Bez tego porównanie wyników między różnymi okresami lub lokalizacjami może prowadzić do błędnych wniosków. Wskaźniki powinny wspierać decyzje HR: wskazywać miejsca wymagające poprawy, pozwalać monitorować skuteczność działań i pomagać ocenić, czy przyjęte rozwiązania działają w praktyce.

Checklista dla HR: odpowiedzialne zatrudnienie pracowników tymczasowych

Przed rozpoczęciem lub w trakcie współpracy warto sprawdzić, czy organizacja:

• jasno określiła podział obowiązków między agencją a pracodawcą użytkownikiem;
• przekazuje osobom kierowanym do pracy informacje o zadaniach i warunkach ich wykonywania;
• zapewnia wymagane szkolenia i informacje dotyczące bezpieczeństwa;
• ustaliła, kto odpowiada za poszczególne działania związane z BHP;
• udostępnia informacje o zasadach obowiązujących w miejscu pracy;
• zapewnia możliwość zgłaszania problemów i określiła sposób reagowania;
• monitoruje wybrane wskaźniki dotyczące warunków pracy;
• analizuje wyniki i wdraża działania naprawcze, gdy jest to potrzebne.

To praktyczna lista wspierająca pracę HR, a nie zamknięty wykaz obowiązków wynikających z przepisów. Zakres wymaganych działań należy ustalić na podstawie właściwych regulacji i konkretnego modelu zatrudnienia.
Zobacz także: Raport ESG LeasingTeam Group za 2025 rok.

1. Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych – tekst jednolity, Dz.U. z 2025 r. poz. 236

2. Państwowa Inspekcja Pracy – obowiązki w zakresie BHP przy pracy tymczasowej

3. Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2023/2772 ustanawiające standardy ESRS

4. Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2026/1563 zmieniające standardy ESRS

5. Ministerstwo Finansów – uproszczone standardy ESRS

6. LeasingTeam – Wskaźniki ESG w HR – co mierzyć?