Najważniejsze zmiany w prawie pracy na początku 2026 roku 

Nowe regulacje obejmują cztery obszary, które bezpośrednio wpływają na codzienną pracę działów HR: dopuszczenie dokumentów w postaci elektronicznej w wybranych czynnościach prawa pracy, zmianę zasad wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, modyfikację reprezentacji pracowników w uzgodnieniach dotyczących ZFŚS oraz doprecyzowanie zasad dotyczących zwolnień lekarskich i kontroli ich wykorzystywania. 

Elektroniczna postać dokumentów kadrowych zamiast pisemnej 

Co się zmienia? 

Nowelizacja Kodeksu pracy ma charakter deregulacyjny i dostosowuje przepisy do realiów cyfrowych. W wielu przypadkach (wymienionych poniżej), w których dotychczas wymagano dokumentów pisemnych, dopuszczono alternatywnie postać elektroniczną.   

Dzięki temu przesądzono, że wymagane oświadczenia i informacje mogą być przekazywane w postaci elektronicznej pod warunkiem, że możliwa jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie oraz utrwalenie przekazywanych treści. 

Zakres spraw objętych zmianą to m.in.: 

• przekazanie informacji o celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu w miejscu pracy, 
• informowanie o przejściu zakładu pracy na nowego pracodawcę, 
• konsultację z zakładową organizacją związkową zamiaru rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem,  
• wnioski dotyczące organizacji czasu pracy: indywidualny rozkład czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, praca weekendowa, ruchomy czas pracy, 
• wnioski o czas wolny: załatwianie spraw osobistych oraz czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, 
• wnioski o urlop bezpłatny, 
• potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami BHP. 

Co to oznacza w praktyce? 

Nowelizacja legalizuje praktyki, które w wielu organizacjach funkcjonowały już operacyjnie, ale dotychczas wymagały równoległego prowadzenia dokumentacji papierowej. Digitalizacja zmniejsza liczbę dokumentów papierowych i ułatwia standaryzację procesów HR, szczególnie w organizacjach rozproszonych lub wielolokalizacyjnych.  

Rekomendacja dla HR 

Możliwość stosowania dokumentów w postaci elektronicznej nie zwalnia z obowiązku zapewnienia ich trwałości i rozliczalności. Z perspektywy dowodowej i audytowej kluczowe jest: 

• określenie dopuszczalnych kanałów komunikacji i zasad identyfikacji nadawcy, 
• uregulowanie zasad archiwizacji (w tym powiązania dokumentów z aktami osobowymi), 
• przygotowanie jednolitych wzorów komunikatów i wniosków w systemach kadrowych.

Coraz więcej organizacji decyduje się na wsparcie digitalizacji dokumentów kadrowych dedykowanymi narzędziami HR. Platformy takie jak TalentPoint umożliwiają obsługę wniosków i komunikacji pracowniczej w formie elektronicznej, z zachowaniem zasad identyfikacji użytkowników oraz spójności dokumentacji. Chcesz dowiedzieć się więcej? Wypełnij formularz, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat rozwiązania i jego zastosowania w praktyce. 

Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 

Co się zmienia? 

Do Kodeksu pracy dodano art. 171 § 4 i § 5, które zmieniają termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Zasadą staje się wypłata ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia obowiązującym u pracodawcy, a nie, jak dotychczas, najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy. 

Jeżeli standardowy termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania umowy, ekwiwalent powinien zostać wypłacony najpóźniej w ciągu 10 dni od ustania stosunku pracy.  

Co to oznacza w praktyce? 

Wprowadzona zmiana porządkuje procesy płacowe i ogranicza konieczność realizowania dodatkowych, doraźnych wypłat poza standardowym cyklem payrollowym. W organizacjach o większej skali zatrudnienia lub częstej rotacji ma to bezpośredni wpływ na stabilność procesów naliczania wynagrodzeń oraz ograniczenie ryzyka błędów wynikających z presji czasu.  

Rekomendacja dla HR 

Warto zaktualizować procedury offboardingu, w szczególności:  

• wskazać zasadę wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia np. w wewnętrznym regulaminie wynagradzania,
• uwzględnić 10-dniowy termin jako tryb wyjątkowy, 
• zweryfikować konfigurację systemu kadrowo-płacowego, aby nowe zasady były obsługiwane automatycznie. 

ZFŚS: wzmocnienie reprezentacji pracowniczej w uzgodnieniach 

Co się zmienia? 

Nowelizacja zmienia zasady uzgadniania spraw z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w organizacjach, w których nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa.  

Od wejścia w życie nowych przepisów uzgodnienia z pracodawcą muszą być prowadzone z co najmniej dwoma przedstawicielami pracowników wybranymi przez załogę, zamiast, jak dotychczas, z jednym przedstawicielem. 

Co to oznacza w praktyce? 

W firmach bez związków zawodowych konieczne będzie zaangażowanie większej liczby pracowników w proces uzgadniania regulaminu ZFŚS i innych decyzji dotyczących funduszu. Brak dostosowania się do nowych wymogów może skutkować zakwestionowaniem prawidłowości uzgodnień, np. w trakcie kontroli. 

Rekomendacja dla HR 

Rekomendowane jest przygotowanie formalnej, powtarzalnej procedury obejmującej: 

• komunikację dotyczącą wyborów przedstawicieli pracowników, 
• tryb głosowania i dokumentowanie wyników (protokół), 
• zasady zastępstw na wypadek nieobecności, 
• archiwizację dokumentacji wyborczej na potrzeby kontroli i audytu. 

Zwolnienia lekarskie – doprecyzowanie zasad i kontroli 

Co się zmienia? 

Zmiany w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych doprecyzowują pojęcie pracy zarobkowej oraz aktywności niezgodnej z celem zwolnienia lekarskiego, a także wzmacniają uprawnienia kontrolne ZUS. Przepisy wchodzą w życie etapami – od stycznia i kwietnia 2026 r. 

Co to oznacza w praktyce? 

Praca zarobkowa oznacza każdą czynność przynoszącą dochód, wykonywaną w okresie L4 niezależnie od podstawy prawnej. Wyjątkiem są jedynie czynności incydentalne, wymuszone istotnymi okolicznościami, przy czym polecenie pracodawcy nie może być taką okolicznością. 

Aktywność niezgodna z celem zwolnienia to działania, które utrudniają lub opóźniają powrót do zdrowia. Przepisy wyraźnie wskazują, że zwykłe czynności dnia codziennego (np. wyjście do apteki czy na zakupy) są dopuszczalne, natomiast np. remont mieszkania czy wyjazd rekreacyjny mogą skutkować utratą prawa do zasiłku. 

Rekomendacja dla HR 

Warto zaktualizować regulaminy i komunikaty dotyczące absencji chorobowych oraz przeszkolić kadrę menedżerską. Szczególnie istotne jest jednoznaczne zakazanie angażowania pracowników przebywających na zwolnieniu lekarskim w realizację obowiązków służbowych. 

Warto wiedzieć, że od 2027 r.  dopuszczalne będzie wykonywanie pracy u jednego pracodawcy przy jednoczesnym przebywaniu na zwolnieniu lekarskim u innego. Do końca 2026 r. obowiązuje jednak zasada, że zwolnienie lekarskie obejmuje każdą pracę zarobkową. 

Podsumowanie 

Cztery zmiany obowiązujące od 2026 roku mają wspólny mianownik: porządkują praktykę, wzmacniają formalną poprawność procesów i w wielu obszarach dostosowują prawo do realiów organizacyjnych. Dla pracodawców i działów HR kluczowe będzie nie tylko zapoznanie się z nowymi regulacjami, ale przede wszystkim ich przełożenie na procedury, systemy kadrowo-płacowe i codzienną praktykę zarządzania personelem. 

Źródła: 

• Kancelaria Prezydenta RP – Prezydent podpisał cztery ustawy, 7 stycznia 2026 r.
• Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie Kodeksu pracy oraz ustawy o ZFŚS 
• Ustawa z dnia 18 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych