Kontrola L4 po zmianach. Kiedy ZUS może odebrać zasiłek chorobowy?

Kontrola zwolnień lekarskich od lat budzi emocje i wciąż pozostaje ważnym tematem dla pracowników, pracodawców oraz działów HR. Od teraz przepisy dokładniej określają, kiedy można stracić prawo do zasiłku chorobowego, jaka aktywność w czasie zwolnienia może zostać uznana za nieprawidłową oraz jakie uprawnienia kontrolne ma w tym obszarze Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Od 13 kwietnia 2026 r. obowiązują nowe zasady dotyczące kontroli zwolnień od pracy z powodu choroby oraz przesłanek utraty prawa do zasiłku chorobowego. Zmiany zostały wprowadzone ustawą z dnia 18 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2026 r. poz. 26). Najważniejsze regulacje dotyczące utraty prawa do zasiłku i zasad kontroli znajdują się jednak w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 501, ze zm.), potocznie nazywanej ustawą zasiłkową.

Nowelizacja nie zmieniła podstawowej zasady, zgodnie z którą zwolnienie od pracy ma służyć leczeniu i rekonwalescencji. Doprecyzowała jednak, kiedy aktywność osoby ubezpieczonej może prowadzić do utraty świadczenia, jakie uprawnienia kontrolne ma Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz kiedy kontrolę może prowadzić pracodawca. Dla działów HR i pracodawców oznacza to potrzebę większej ostrożności nie tylko przy ocenie zachowania pracownika na zwolnieniu, lecz także przy samym przebiegu kontroli i dokumentowaniu jej wyników.

Kiedy można stracić prawo do zasiłku?

Najważniejszy przepis w tym zakresie znajduje się obecnie w art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 501, ze zm.). Wynika z niego, że ubezpieczony traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia od pracy, jeżeli w czasie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową albo podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia. W praktyce oznacza to, że konsekwencja może objąć cały okres zwolnienia, a nie tylko tę jego część, w której stwierdzono nieprawidłowość.

Nowe przepisy doprecyzowały, co należy rozumieć przez pracę zarobkową. Zgodnie z art. 17 ust. 1a tej ustawy jest nią każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonywania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Ustawodawca wyraźnie dodał, że taką istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy. To ważne doprecyzowanie, ponieważ ogranicza możliwość usprawiedliwiania aktywności zarobkowej na zwolnieniu lekarskim samym faktem wydania polecenia służbowego.

Równie istotne jest doprecyzowanie pojęcia aktywności niezgodnej z celem zwolnienia. W art. 17 ust. 1b wskazano, że są to działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia albo rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego oraz czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Oznacza to, że nie każda aktywność poza domem albo pojedyncza czynność podejmowana przez pracownika musi prowadzić do utraty świadczenia. Ocenie podlega to, czy zachowanie rzeczywiście pozostawało w sprzeczności z celem zwolnienia i mogło utrudniać powrót do zdrowia.

ZUS ma wyraźniej opisane uprawnienia kontrolne

Mówiąc o zmianach w kontroli L4, warto doprecyzować, że nie chodzi wyłącznie o częstsze kontrole. Istotą nowych przepisów jest przede wszystkim bardziej szczegółowe opisanie w ustawie zasiłkowej zakresu kontroli, jej przebiegu oraz uprawnień kontrolującego. Zgodnie z art. 68 ust. 1–1e ustawy zasiłkowej ZUS jest uprawniony do przeprowadzania kontroli ubezpieczonych oraz osób po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego w zakresie prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem. Uprawnienia kontrolne mają również płatnicy składek wypłacający zasiłki, a wątpliwości dotyczące tego, czy zwolnienie było wykorzystywane niezgodnie z jego celem, rozstrzyga właściwa jednostka organizacyjna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zakres tej kontroli został opisany w art. 68a ustawy zasiłkowej. Kontrola obejmuje zwolnienia z powodu niezdolności do pracy, za które przysługuje zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne albo wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277, ze zm.), a także zwolnienia z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki, za które przysługuje zasiłek opiekuńczy. Przepis wskazuje również, że kontrola polega na ustaleniu, czy osoba kontrolowana nie podejmuje działań określonych w art. 17 ust. 1, a przy zasiłku opiekuńczym także na ustaleniu, czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, którzy mogliby zapewnić opiekę, chyba że chodzi o opiekę nad chorym dzieckiem do 2. roku życia.

Zgodnie z art. 68c ust. 1 i 2 ustawy zasiłkowej czynności kontrolne mogą być prowadzone w miejscu zamieszkania, miejscu pobytu, miejscu pracy osoby kontrolowanej, w miejscu wykonywania przez nią pozarolniczej działalności albo w innym miejscu, jeżeli jest to konieczne ze względu na cel kontroli. Kontrolującemu przysługuje prawo wstępu do miejsca przeprowadzania kontroli, legitymowania osoby kontrolowanej wyłącznie w celu ustalenia jej tożsamości, żądania oraz odbierania informacji od osoby kontrolowanej, jej płatnika składek lub lekarza leczącego, a także dostępu do danych ubezpieczonego i płatnika składek gromadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli jest to uzasadnione celem kontroli.

Jednocześnie ustawodawca wyraźnie określił granice tych uprawnień. Na podstawie art. 68c ust. 3 kontrolujący ma obowiązek okazać osobie kontrolowanej albo osobie przebywającej w miejscu przeprowadzania kontroli legitymację służbową albo pracowniczą oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, poinformować osobę kontrolowaną o jej uprawnieniach, w tym o możliwości zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu, a także zachować w tajemnicy wszelkie informacje dotyczące prywatności osoby kontrolowanej pozyskane w czasie kontroli. ZUS przypomina również, że osoba kontrolująca nie może wymagać od osoby kontrolowanej informacji o stanie zdrowia lub przyczynie niezdolności do pracy.

Co może zrobić pracodawca, a kiedy sprawa trafia do ZUS

W praktyce bardzo ważne jest odróżnienie kontroli prowadzonej przez ZUS od kontroli wykonywanej przez pracodawcę. Każdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. Wynika to z art. 68 ust. 1d ustawy zasiłkowej oraz z wyjaśnień ZUS dotyczących kontroli wykonywanej przez pracodawców.

Pracodawca uprawniony do przeprowadzania kontroli może wykonać ją osobiście albo zlecić jej przeprowadzenie innej osobie, na przykład pracownikowi działu kadr i płac lub innemu pracownikowi, który zna zasady prowadzenia takiej kontroli oraz przepisy o ochronie danych osobowych. ZUS wskazuje również, że pracodawca może powierzyć przeprowadzenie kontroli firmie zewnętrznej. W każdym przypadku osoba wykonująca czynności kontrolne powinna działać na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli i okazać dokument wskazany w tym upoważnieniu.

Jeżeli pracodawca jest jednocześnie płatnikiem zasiłków, to znaczy ustala prawo do zasiłków i je wypłaca, może również kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień w sprawach zasiłkowych. Zgodnie z art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej dotyczy to płatników składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do tego ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczonych. Jeżeli natomiast płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, prawo do zasiłków ustala i zasiłki wypłaca ZUS.

W sprawach dotyczących zasiłku chorobowego o prawie do świadczenia rozstrzyga ZUS. Należy jednak odróżnić tę sytuację od kontroli prowadzonej przez pracodawcę dla celów wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 Kodeksu pracy. To rozróżnienie ma duże znaczenie praktyczne i powinno znaleźć odzwierciedlenie w wewnętrznych procedurach kadrowych.

Nie każda nieobecność podczas kontroli oznacza nadużycie

Jednym z częściej powtarzanych uproszczeń jest przekonanie, że nieobecność pracownika w domu podczas kontroli automatycznie oznacza utratę prawa do zasiłku. Tymczasem sama nieobecność nie przesądza jeszcze o nieprawidłowym wykorzystywaniu zwolnienia. Jeżeli kontrolujący nie zastanie pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu, powinien ustalić przyczynę tej sytuacji. Jeżeli okaże się ona uzasadniona, na przykład wynika z wizyty u lekarza lub badania diagnostycznego, nie może być automatycznie podstawą do zakwestionowania prawa do świadczenia.

To istotne również z perspektywy pracodawców. Ocenie podlega nie sam fakt nieobecności, lecz to, czy zachowanie pracownika pozostawało w sprzeczności z celem zwolnienia i mogło utrudniać leczenie lub rekonwalescencję. Jeżeli w sprawie zasiłku pojawią się wątpliwości, rozstrzyga je Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Jak wygląda procedura kontroli L4?

Przebieg kontroli został opisany w art. 68b–68e ustawy zasiłkowej. Zgodnie z art. 68b wszczęcie kontroli następuje z urzędu, na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie powinno zawierać między innymi:

podstawę prawną kontroli,
oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo płatnika składek,
datę i miejsce wystawienia,
imię i nazwisko kontrolującego wraz z numerem legitymacji służbowej albo pracowniczej lub danymi dokumentu tożsamości,
wskazanie zakresu kontroli,
podpis osoby udzielającej upoważnienia.

Wzór takiego upoważnienia określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 kwietnia 2026 r. w sprawie wzoru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy oraz wzoru protokołu tej kontroli (Dz. U. z 2026 r. poz. 503).

Art. 68d stanowi, że osoba kontrolowana ma obowiązek umożliwić przeprowadzenie kontroli, udostępnić kontrolującemu na jego żądanie informacje w zakresie kontroli oraz złożyć wyjaśnienia w zakresie kontroli na żądanie kontrolującego. Z kolei art. 68e przewiduje, że ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli. Osoba kontrolowana ma prawo w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu albo aneksu do protokołu złożyć zastrzeżenia do ustaleń w nim zawartych i wskazać odpowiednie środki dowodowe.

Jeżeli z protokołu oraz ewentualnych zastrzeżeń wynika, że zwolnienie od pracy było wykorzystywane niezgodnie z jego celem, protokół stanowi podstawę do wszczęcia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych postępowania w sprawie ustania prawa do zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego. Decyzję w tej sprawie wydaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Od takiej decyzji przysługuje odwołanie do sądu.

Kontrola wykorzystywania zwolnienia to nie to samo co kontrola prawidłowości jego wystawienia

Warto rozdzielić dwa odrębne mechanizmy. Jednym jest kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia od pracy, a drugim kontrola prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich. Ta druga została uregulowana w art. 59 ustawy zasiłkowej. Przepis stanowi, że prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby albo o konieczności osobistego sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad chorym członkiem rodziny oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich podlega kontroli.

Na podstawie art. 59 ust. 3 Zakład Ubezpieczeń Społecznych może skierować ubezpieczonego na badanie do lekarza orzecznika albo lekarza konsultanta, skierować go na badania pomocnicze, zażądać od wystawiającego zaświadczenie lekarskie lub od podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych udostępnienia dokumentacji medycznej albo udzielenia wyjaśnień i informacji w sprawie, a także zażądać wyjaśnień i informacji od samego ubezpieczonego. To właśnie te przepisy stanowią podstawę do badania czy zwolnienie zostało wystawione prawidłowo.

Co te zmiany oznaczają dla pracodawców i działów HR?

Z perspektywy organizacji nowe przepisy oznaczają przede wszystkim większą potrzebę uporządkowania praktyki. Kontrola zwolnienia od pracy nie może być traktowana jako działanie intuicyjne lub oparte na domysłach. Musi mieć podstawę prawną, właściwy zakres, odpowiednie upoważnienie, a jej przebieg powinien uwzględniać obowiązki kontrolującego oraz prawa osoby kontrolowanej.

Dla działów HR oznacza to konieczność dopilnowania kilku kluczowych obszarów: ustalenia, kto w organizacji jest uprawniony do przeprowadzania kontroli, w jakich sytuacjach należy kierować sprawę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jak dokumentować ustalenia oraz jak komunikować zasady kontroli pracownikom. W praktyce równie ważne jest przeszkolenie osób, które mają wykonywać czynności kontrolne, tak aby nie wychodziły poza zakres przysługujących im uprawnień.

Warto pamiętać o jeszcze jednej dacie

Choć najważniejsze zmiany dotyczące kontroli L4 i przesłanek utraty prawa do zasiłku weszły w życie 13 kwietnia 2026 r., część nowych rozwiązań zacznie obowiązywać dopiero 1 stycznia 2027 r. Chodzi o art. 17 ust. 1d i 1e ustawy zasiłkowej, czyli przepisy dotyczące osób, które podlegają ubezpieczeniu chorobowemu z więcej niż jednego tytułu.

Co do zasady, jeżeli dana osoba podlega ubezpieczeniu chorobowemu z co najmniej dwóch tytułów, niezdolność do pracy z powodu choroby obejmuje każdy z nich, a zwolnienie od pracy wystawia się odrębnie dla każdego tytułu. Od 1 stycznia 2027 r. pojawi się jednak wyjątek od tej zasady. Jeżeli rodzaj jednej z wykonywanych prac pozwoli na jej dalsze wykonywanie, na żądanie ubezpieczonego będzie można nie wystawiać zwolnienia od pracy właśnie z tego tytułu. W takiej sytuacji ubezpieczony będzie musiał poinformować płatnika składek o okresie zwolnienia wystawionego z innego tytułu.

W praktyce oznacza to, że od 2027 r. przepisy mają lepiej porządkować sytuacje osób łączących kilka aktywności objętych ubezpieczeniem chorobowym. Ustawodawca dopuści bowiem możliwość dalszego wykonywania jednej pracy mimo choroby, jeżeli jej charakter na to pozwala, przy jednoczesnym korzystaniu ze zwolnienia w ramach innego tytułu do ubezpieczenia. Jednocześnie nowelizacja wprowadza zasadę, że niezależnie od liczby tytułów do ubezpieczenia chorobowego ustala się jeden okres zasiłkowy.

Podsumowanie

Zmiany w kontroli L4 nie sprowadzają się do prostego stwierdzenia, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie kontrolował częściej. Ich istotą jest przede wszystkim doprecyzowanie przepisów: tego, czym jest praca zarobkowa, czym jest aktywność niezgodna z celem zwolnienia, kto może prowadzić kontrolę, jak taka kontrola powinna wyglądać i kiedy może zakończyć się utratą prawa do świadczenia.

Dla pracowników oznacza to większą jasność co do granic dopuszczalnego zachowania w czasie zwolnienia od pracy. Dla pracodawców i działów HR jest to wyraźny sygnał, że kontrola L4 musi być prowadzona zgodnie z procedurą, ostrożnie i bez nadinterpretacji. W sprawach zasiłkowych ostateczne rozstrzygnięcie nadal należy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Autor artykułu

k.wilga