Kary za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi w 2026 r. Ile kosztuje błąd HR?

Kiedy powierzenie pracy cudzoziemcowi jest nielegalne?

Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi może polegać m.in. na powierzeniu pracy bez wymaganego zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, a także na powierzeniu pracy na innych warunkach niż określone w odpowiednim dokumencie.

Dlatego przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy pracodawca lub inny podmiot powierzający pracę powinien sprawdzić m.in.:

• czy cudzoziemiec legalnie przebywa w Polsce,
• czy posiada dokument uprawniający do wykonywania pracy,
• czy zakres pracy odpowiada warunkom wskazanym w dokumencie,
• czy wynagrodzenie i wymiar czasu pracy są zgodne z wymaganiami,
• czy została zawarta wymagana umowa,
• czy wszystkie wymagane dokumenty zostały prawidłowo zgromadzone i przechowywane.

Ile wynoszą kary za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi w 2026 r.?

Wysokość grzywny zależy od rodzaju naruszenia. Podstawowa kara za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi wynosi od 3000 do 50 000 zł.

Ustawa przewiduje również inne sankcje, w tym wyższe minimalne kary w przypadku określonych naruszeń.

W przypadku niektórych wykroczeń ustawa określa również minimalną wysokość grzywny w zależności od liczby cudzoziemców. Zgodnie z art. 84 ust. 13 minimalna grzywna wynosi 3000 zł za jednego cudzoziemca, a w przypadkach określonych w art. 84 ust. 14 – 6000 zł za jednego cudzoziemca. Nie oznacza to jednak, że każda kara automatycznie jest mnożona przez liczbę cudzoziemców. Sposób ustalenia sankcji zależy od rodzaju popełnionego wykroczenia i konkretnego przepisu.

Przepisy dotyczące sankcji za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi odnoszą się do odpowiedzialności za wykroczenie. W praktyce znaczenie ma więc również ustalenie osoby odpowiedzialnej za naruszenie obowiązków. Dlatego określenie „kara dla firmy” jest pewnym uproszczeniem. Z perspektywy przedsiębiorstwa konsekwencją naruszenia może być jednak realny koszt finansowy, a także konieczność uporządkowania dokumentacji i procedur związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. W określonych przypadkach inspektor pracy może zastosować postępowanie mandatowe. Maksymalna wysokość grzywny w drodze mandatu wynosi 10 000 zł. Jeżeli sprawa wymaga rozstrzygnięcia przez sąd, wysokość grzywny może być wyższa i zależy od rodzaju naruszenia oraz właściwego przepisu.

Jakie dokumenty trzeba sprawdzić przed zatrudnieniem cudzoziemca?

Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy podmiot powierzający pracę powinien zweryfikować jego tożsamość oraz dokumenty potwierdzające możliwość legalnego wykonywania pracy.

Należy sprawdzić przede wszystkim:

• dokument tożsamości cudzoziemca,
• dokument potwierdzający legalny pobyt,
• dokument uprawniający do wykonywania pracy, jeżeli jest wymagany,
• warunki określone w zezwoleniu, oświadczeniu lub innym właściwym dokumencie,
• rodzaj umowy zawartej z cudzoziemcem,
• stanowisko, zakres obowiązków, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie.

Trzeba przy tym pamiętać, że sam fakt posiadania wizy nie oznacza automatycznie, że cudzoziemiec może wykonywać konkretną pracę. Legalność pracy zależy od spełnienia warunków dotyczących zarówno legalnego pobytu, jak i prawa do wykonywania pracy. Dlatego przed rozpoczęciem pracy trzeba zweryfikować cały zestaw wymaganych dokumentów.

Czy umowa z cudzoziemcem musi być zawarta na piśmie?

Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy podmiot powierzający pracę powinien zawrzeć z nim odpowiednią umowę w formie pisemnej.

Umowa powinna odpowiadać warunkom wykonywania pracy wynikającym z dokumentu legalizującego pracę. Nie wystarczy więc samo podpisanie umowy. Jej treść powinna być zgodna z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia.

Zmiana warunków wykonywania pracy przez cudzoziemca może mieć znaczenie dla legalności jego zatrudnienia. Dotyczy to m.in. zmian dotyczących stanowiska, rodzaju umowy, wynagrodzenia czy wymiaru czasu pracy. Nie każda taka zmiana wymaga jednak nowego zezwolenia lub oświadczenia. Zakres wyjątków zależy od rodzaju dokumentu, na podstawie którego cudzoziemiec wykonuje pracę. Przykładowo, w przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy nowe oświadczenie nie jest wymagane w niektórych sytuacjach, m.in. przy zwiększeniu wymiaru czasu pracy do pełnego wymiaru, zmianie samej nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków czy podwyższeniu wynagrodzenia. Każdą zmianę należy jednak oceniać na podstawie właściwego dokumentu i aktualnych przepisów.

Czy zmiana umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę wymaga nowego zezwolenia?

Od 8 lipca 2026 r. zmiana umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę nie wymaga uzyskania nowego zezwolenia na pracę ani wpisania nowego oświadczenia, jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach, a pozostałe warunki wykonywania pracy pozostają bez zmian. Oznacza to, że sama zmiana rodzaju umowy nie wymaga ponownego przeprowadzania całej procedury legalizacyjnej. Nadal trzeba jednak sprawdzić, czy pozostałe warunki wykonywania pracy są zgodne z dokumentem legalizującym pracę. Rozwiązanie to nie obejmuje wszystkich możliwych sytuacji, dlatego przy zmianie umowy należy uwzględnić konkretną podstawę legalizacji pracy cudzoziemca.

Dokumenty związane z legalnością zatrudnienia cudzoziemca należy przechowywać przez okres wymagany przepisami.

Podmiot powierzający pracę powinien przechowywać kopię dokumentu pobytowego cudzoziemca przez okres wykonywania pracy oraz przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia ustał lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres.

Podobny obowiązek dotyczy przechowywania umowy zawartej z cudzoziemcem na zasadach określonych w art. 5 ustawy. Dlatego nie należy przyjmować jednego, identycznego sposobu archiwizacji wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem. Okres ich przechowywania należy ustalać na podstawie przepisów dotyczących konkretnego dokumentu.

Co grozi za nielegalne powierzenie pracy kilku cudzoziemcom?

W przypadku niektórych wykroczeń minimalna wysokość grzywny jest uzależniona od liczby cudzoziemców, których dotyczy naruszenie.

Art. 84 ust. 13 przewiduje minimalną grzywnę w wysokości 3000 zł za jednego cudzoziemca, natomiast art. 84 ust. 14 – 6000 zł za jednego cudzoziemca. Nie można jednak przyjąć zasady, że każda kara przewidziana w ustawie jest automatycznie mnożona przez liczbę cudzoziemców. W każdym przypadku należy sprawdzić, który przepis ma zastosowanie do konkretnego naruszenia.

Nie w każdym przypadku odpowiedzialność będzie wyglądała tak samo. Ustawa przewiduje również sytuacje, w których odpowiedzialność za określone naruszenie może być wyłączona. Art. 85 ustawy przewiduje określony wyjątek od odpowiedzialności za nielegalne powierzenie pracy w sytuacji związanej z brakiem ważnego dokumentu pobytowego cudzoziemca, jeżeli spełnione zostały warunki wskazane w tym przepisie. Wyjątek dotyczy określonej sytuacji i nie oznacza ogólnego zwolnienia z odpowiedzialności za brak weryfikacji dokumentów. Dlatego przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy należy sprawdzić wymagane dokumenty i warunki legalnego wykonywania pracy.

Checklista HR przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy

Przed rozpoczęciem pracy warto sprawdzić:

• tożsamość cudzoziemca,
• ważność dokumentu pobytowego,
• podstawę legalnego wykonywania pracy,
• zgodność stanowiska i zakresu obowiązków z dokumentami,
• rodzaj zawartej umowy,
• wysokość wynagrodzenia,
• wymiar czasu pracy,
• datę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• wymagane zgłoszenia i dokumenty,
• przechowywanie wymaganych kopii dokumentów,
• zgodność dokumentacji z faktyczną organizacją pracy.

Szczególnej uwagi wymagają zmiany w trakcie zatrudnienia. Jeżeli zmienia się stanowisko, zakres obowiązków, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie lub rodzaj umowy, HR powinien sprawdzić, czy zmiana wpływa na podstawę legalnego wykonywania pracy. Ryzyko nie ogranicza się jednak do sytuacji, w której cudzoziemiec w ogóle nie posiada dokumentu uprawniającego do pracy. Problemem może być również niezgodność dokumentacji z rzeczywistymi warunkami wykonywania pracy. Przykładem może być sytuacja, w której cudzoziemiec formalnie ma wykonywać pracę na jednym stanowisku, ale w praktyce wykonuje inne obowiązki. Podobne znaczenie może mieć różnica między zapisanym a faktycznym wymiarem czasu pracy lub wynagrodzeniem. Dlatego proces legalizacji powinien obejmować nie tylko sprawdzenie dokumentów przed rozpoczęciem pracy, ale również kontrolę zmian w trakcie zatrudnienia.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Pobierz darmowy e-book „Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce 2026. Procedury, obowiązki, ryzyka i checklisty dla pracodawców oraz zespołów HR”.

Źródła

• ELI – ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Dz.U. 2025 poz. 621
• Państwowa Inspekcja Pracy – „Cudzoziemcy: ułatwienia w zatrudnieniu, wyższe sankcje za łamanie prawa”
• Ustawa z 11 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 473