Ewidencja czasu pracy - jakie informacje powinna zawierać?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezbędną czynnością zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika, ale należy też do podstawowych obowiązków pracodawcy. Rejestr należy prowadzić dla każdego pracownika osobno. Szczegółowe informacje zawarte w rejestrze czasu pracy pracownika służą do kontroli przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej, prawidłowego naliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy.
Starannie prowadzona ewidencja czasu pracy pozwala sądzić, że pracodawca dba o swoich pracowników, a do całego procesu z dużym profesjonalizmem. Jakie są obowiązki prowadzenia ewidencji czasu pracy? Kto powinien zajmować się prowadzeniem ewidencji czasu pracy? Na te oraz wiele innych pytań odpowiemy w naszym artykule.
Obowiązkowe informacje w ewidencji czasu pracy
Podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób, które zostały zatrudnione przez niego na umowę o pracę. Celem takiej ewidencji jest prawidłowe ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających z pracy.
Zgodnie z aktualnymi przepisami ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje dotyczące:
- liczby przepracowanych godzin,
- godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczby godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczby godzin nadliczbowych,
- liczby godzin dyżuru, a także godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru,
- innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru,
- nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru,
- informacja o czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Należy przy tym pamiętać, że za godziny nadliczbowe, a także przepracowane w godzinach nocnych,w niedzielę lub święta, obowiązują inne stawki wynagrodzenia.
Wprowadzenie zmiany o ewidencji liczby przepracowanych godzin ma służyć kontroli przestrzegania przepisów o tzw. dobie pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi podawać również liczbę godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ze wskazaniem na to, gdzie praca się odbywała. Wszystko to po to, aby móc ustalić, czy nie naruszono prawa do 11-godzinnego nieprzerwanego dobowego odpoczynku, który przysługuje dla pracownika.
Skoro już mówimy o liczbie przepracowanych godzin, przepisy wymagają od ewidencji czasu pracy, aby ta zawierała także rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz pozostałych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Mówimy tu też oczywiście o nieusprawiedliwionych nieobecnościach.
W sytuacji, gdy pracownik otrzyma dzień wolny, pracodawca musi wskazać, jaki jest tego powód (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w niedzielę lub święta).
W ewidencji czasu pracy nie zamieszcza się informacji związanych z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy.
Outsourcing procesów to praktyka polegająca na delegowaniu określonych procesów biznesowych lub usług do zewnętrznej firmy lub dostawcy. Sprawdź, co może ci dać oddelegowanie prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika na inne podmioty.
Przechowywanie ewidencji czasu pracy
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Należy pamiętać o tym, aby przechowywać ją w taki sposób, aby nie uległa uszkodzeniu. Ewidencje czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Okres przechowywania ewidencji czasu pracy pracownika
To, jak długo można przechowywać ewidencję czasu prasy reguluje art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.
„Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”.
Sposób ewidencjonowania czasu pracy uległ zmianie, a jeszcze przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosił aż 50 lat! Do zmian doszło wraz z wprowadzeniem art. 7. Ustawy z 10 stycznia 2018 r. Wówczas doszło do zmiany niektórych ustaw oraz skrócono okres przechowywania akt pracowniczych.
Formy prowadzenia ewidencji czasu pracy
W głównej mierze to, w jaki sposób będzie prowadzona ewidencja czasu pracy, zależy od pracodawcy. Ustawodawca pozwala wybrać mu z dwóch dostępnym form, papierową lub elektroniczną.
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wersję papierową, będzie musiał ją zabezpieczyć przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, ale też tym, aby nie trafiła w niepowołane ręce. Karta ewidencji czasu pracy wraz ze szczegółowymi informacjami powinna znajdować się w specjalnym pomieszczeniu, w którym nie będzie zagrożona wpływem warunków atmosferycznych, czyli wilgotnością i temperaturą.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona zgodnie z tym, co określono w rozdziale 3 rozporządzenia. W rozdziale 4 ustalono również szczegółowe zasady postępowania w sytuacji, gdy pracodawca będzie zmuszony przenieść dokumenty pracownicze pomiędzy systemami elektronicznymi.
Lista obecności a ewidencja czasu pracy
Czym się różni lista obecności od ewidencji czasu pracy? Lista obecności to wyłącznie dokument, który potwierdza czas rozpoczęcia i zakończenia pracy. Przepisy prawne nie nakładają obowiązku jej prowadzenia, a to sam pracodawca decyduje o tym, czy taka forma kontrolowania jest mu potrzebna. Trzeba pamiętać, że są to dwa różne dokumenty i nie można stosować ich zamiennie.
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i zawiera o wiele więcej informacji niż sama lista obecności, która mówi o godzinie rozpoczęcia pracy, o czasie jej zakończenia, czy wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika.
Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy:
,,Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”.
Pracodawca, który nie prowadzi ewidencja czasu pracy może otrzymać karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Lista obecności może stanowić jedynie uzupełnienie ewidencji czasu pracy.
Lista obecności ma służyć jedynie do potwierdzania, czy pracownik dotarł do zakładu pracy. W ewidencji czasu pracy umieszczone są inne szczegółowe informacje, jak umowne godziny pracy, godziny nadliczbowe, pracy w niedziele i święta, zwolnienia lekarskich oraz dane o tym, czy pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego.
Jakie dokumenty należy uwzględnić w ewidencji czasu pracy?
Przepisy regulujące prowadzenie ewidencji czasu pracy znajdują się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. Według wyżej wspomnianej ustawy pracodawca powinien przechowywać:
- dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o pracę, a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie dotyczące okresowych i kontrolnych badań,
- oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych,
- umowę o pracę,
- zakres czynności i obowiązków pracownika,
- dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze
- potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, przepisami BHP, z zakresem informacji objętych tajemnicą,
- potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, o zakresie zastosowania monitoringu i o ryzyku zawodowym.
Oczywiście tych dokumentów jest o wiele więcej, ale nie sposób wymienić je wszystkie. Przepisy wprowadzone przez ustawodawcę jasno mówią, co musi zawierać ewidencja czasu pracy oraz do jakiej dokumentacji pracowniczej powinien mieć wgląd pracodawca. Po więcej szczegółowych informacji zapraszamy do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Jacy pracownicy nie są objęci ewidencją czasu pracy?
Ewidencję czasu pracy pracownika nie trzeba prowadzić w przypadku pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Wyjątkiem od reguły są też pracownicy zatrudnieni w zadaniowym systemie pracy. Należą oni do pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych bądź porze nocnej. W ich wypadku ewidencja czasu pracy pracownika nie jest potrzebna.
W ich przypadku stosowana jest uproszczona ewidencja czasu pracy. Polega ona na braku obowiązku dokumentowania godzin pracy. Prowadzenie ograniczonej ewidencji nie zwalnia jednak pracodawcy z pozostałych wymogów, do których należą:
- wykazywanie informacji o dniach wolnych, ze wskazaniem na powód ich udzielenia,
- wykazywanie o rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy,
- wykazywanie o rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w zakładzie pracy.
Nieprawidłowości i ich konsekwencje
Prowadzenie ewidencji czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, bez którego niemożliwe jest prawidłowe rozliczanie wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Dokument ten jest kluczowy dla przestrzegania przepisów prawa pracy, a jego brak lub nierzetelność może nieść za sobą poważne skutki finansowe i prawne.
Konsekwencje naruszeń i rola kontroli
Brak ewidencji czasu pracy lub jej nieprawidłowe prowadzenie jest traktowane jako bezpośrednie naruszenie prawa pracy, podobnie jak łamanie przepisów dotyczących czasu pracy pracownika. Takie działania stanowią wykroczenie podlegające karze grzywny w wysokości nawet do 30 tys. zł. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) rygorystycznie podchodzi do tego obowiązku – w przypadku podejrzenia sfałszowania rejestru, inspektor może wystąpić do sądu z wnioskiem o podejrzenie popełnienia przestępstwa. Wówczas konsekwencje są znacznie surowsze. Uczciwi pracodawcy nie powinni się jednak bać kontroli; drobne braki wynikające z problemów technicznych zazwyczaj kończą się jedynie notatką, o ile zachowana jest ogólna efektywność pracy i rzetelność danych.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencja musi być prowadzona dla wszystkich osób zatrudnionych, w tym dla pracowników młodocianych. Do dokumentacji pracowniczej zalicza się dane o:
- Liczbie przepracowanych godzin oraz dokładnej godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy.
- Pracy w porze nocnej, w niedzielach i świętach oraz o dniach wolnych wynikających z rozkładu.
- Liczbie godzin nadliczbowych (godziny nadliczbowe muszą być ewidencjonowane precyzyjnie).
- Liczbie godzin dyżuru ze wskazaniem godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz wskazaniem miejsca jego pełnienia.
- Usprawiedliwionych nieobecnościach oraz wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
- Wyjściach prywatnych w celu załatwienia spraw osobistych.
W przypadku pracowników młodocianych ewidencja musi dodatkowo uwzględniać czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone jedynie w ramach przygotowania zawodowego.
Formy i zasady przechowywania ewidencji czasu pracy
Pracodawca może wybrać różne formy ewidencji czasu pracy – może być ona prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne jest, aby każda karta ewidencji czasu pracy była chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych. Dokumentację tę należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także po tym, jak stosunek pracy uległ rozwiązaniu (zgodnie z aktualnymi terminami przechowywania akt).
Istnieją sytuacje pozwalające na prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy. Dotyczy to m.in. pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz osób objętych systemem zadaniowego czasu pracy. W ich przypadku nie ewidencjonuje się godzin pracy, lecz jedynie dni pracy oraz rodzaje i wymiar nieobecności. Niezależnie od systemu, rzetelna ewidencja czasu pracy pracowników jest niezbędna, aby zapewnić prawidłowy proces związany z wypłatą wynagrodzenia oraz monitorować przestrzeganie odpoczynku w każdej dobie pracowniczej.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (payroll) – korzystanie z usług zewnętrznej firmy może Cię ustrzec przed nieprawidłowościami w dokumentacji oraz konsekwencjami natury prawnej.
Podsumowanie – ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy jest najważniejszym elementem dokumentacji ewidencjonowania czasu pracy w przedsiębiorstwie. Jej brak ewidencji czasu pracy może skutkować poważnymi problemami w rozliczeniu czasu pracy, a także nieprawidłową wypłatą wynagrodzenia. Pracodawca ma ustawowy obowiązek prowadzić taką ewidencję oraz pilnować, aby rzetelnie wykazywała ona wszystkie przepracowane godziny, w tym dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Prawidłowo prowadzona karta ewidencji czasu pracy musi uwzględniać nie tylko standardowe godziny pracy, ale również godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej oraz dyżury ze wskazaniem miejsca ich pełnienia. Dokumentacja ta jest niezbędna do weryfikacji przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym odpoczynku w każdej dobie pracowniczej. Warto pamiętać, że ewidencja czasu pracy pracowników musi być chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych, a jej rzetelność bezpośrednio wpływa na efektywność pracy i bezpieczeństwo prawne firmy.
W przypadku osób objętych systemem zadaniowego czasu pracy lub pracowników zarządzających, dopuszczalne jest stosowanie uproszczonej ewidencji czasu pracy, która nie wymaga ewidencjonowania konkretnych godzin, a jedynie dni pracy i wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionych oraz usprawiedliwionych. Każdy stosunek pracy wymaga takiej dbałości o detale, by uniknąć dotkliwych kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
Doświadczony analityk rynku pracy, specjalizuje się w badaniach nad trendami zatrudnienia i zmianami w strukturze zawodowej. Jego artykuły, publikowane w renomowanych czasopismach branżowych, pomagają czytelnikom zrozumieć dynamikę rynku pracy.
