Jak zbudować od zera zespół dla międzynarodowego hubu w Polsce?

Rozpoczęcie działalności zagranicznej firmy w Polsce to nie tylko formalności, ale przede wszystkim szybkie zbudowanie działającej struktury: zespołu, miejsca pracy i procesów zatrudnienia. Wyzwaniem staje się to szczególnie, gdy organizacja nie ma lokalnego zaplecza ani doświadczenia w polskich realiach, a jednocześnie potrzebuje specjalistów gotowych do pracy w środowisku międzynarodowym. W takich sytuacjach kompleksowe wsparcie rekrutacji i zatrudnienia przestaje być opcją, a staje się koniecznością. Jak je dobrze zaprojektować, żeby faktycznie przyspieszyć start operacji?

Kontekst biznesowy

Klient działa w branży biotechnologicznej i farmaceutycznej, specjalizując się w diagnostyce onkologicznej i badaniach przesiewowych. Globalnie zatrudnia ponad 7000 pracowników, a ważną rolę w jego strukturze odgrywa szwajcarska spółka odpowiadająca za rynki międzynarodowe. To właśnie od współpracy z tą częścią organizacji rozpoczęło się budowanie obecności klienta w Polsce. Docelowo zespół pracujący z Warszawy miał wspierać działania prowadzone głównie w Europie, ale także w Japonii i Stanach Zjednoczonych.

Wyzwanie: start bez przedstawicielstwa i szybka budowa zespołu

Na początku klient nie miał w Polsce własnej spółki ani zaplecza administracyjnego. Potrzebował partnera, który pomoże mu wejść na rynek, zrekrutować specjalistów z bardzo dobrą znajomością angielskiego i zapewnić im warunki do pracy. Chodziło nie tylko o role operacyjne czy administracyjne, ale także o stanowiska specjalistyczne i menedżerskie, takie jak Project Manager, Customer Service ze znajomością języków europejskich, Master Data Specialist, Logistics Specialist czy Sales Operations Analyst. W kolejnym etapie współpraca objęła również obszar IT, w tym stanowiska takie jak Senior Software Engineer, QA Engineer, Senior SFDC Developer, Technical Support Analyst i Release Manager. Przy tak szerokim zakresie ról kompleksowe wsparcie rekrutacji i zatrudnienia musiało łączyć szybkość działania z dobrą oceną kompetencji.

Dodatkową trudność stanowiło przygotowanie miejsca pracy dla całej grupy świadczącej usługi na rzecz klienta. Po stronie LTG znalazło się więc nie tylko zatrudnienie ludzi, ale też znalezienie biura w Warszawie, wynajęcie go, przeprowadzenie remontu według szczegółowych wytycznych oraz późniejsze zarządzanie tą przestrzenią.

Rozwiązanie: od rekrutacji po gotowe środowisko pracy

LeasingTeam Group zapewnił klientowi model współpracy obejmujący: outsourcing, raport płacowy, rekrutację pracowników, onboarding oraz pełną obsługę biura. W praktyce oznaczało to kompleksowe wsparcie rekrutacji i zatrudnienia połączone z przygotowaniem operacyjnego zaplecza dla nowego hubu. Po stronie LTG znalazły się:

procesy rekrutacyjne,
organizacja szkoleń BHP i badań medycyny pracy,
przygotowanie spotkań onboardingowych,
a także bieżąca obsługa pracowników wykonujących usługi dla klienta.

Ważne było również doradztwo. Klient potrzebował nie tylko kandydatów, ale też partnera, który potrafi przełożyć jego potrzeby biznesowe na realia polskiego rynku pracy. Dlatego kompleksowe wsparcie rekrutacji i zatrudnienia obejmowało również:

elastyczne dopasowanie umów,
szybkie reagowanie na zmiany
oraz obsługę coraz szerszego zakresu współpracy, gdy projekt rozwijał się o kolejne funkcje i kolejne role.

Projekt w liczbach

Skalę współpracy najlepiej pokazują konkretne dane. Dla klienta zatrudniono 22 osoby na stanowiska poza IT oraz 17 wykonawców usług IT. W samym 2023 roku zrekrutowano 20 specjalistów z różnych działów.

Co istotne, skuteczność procesu była bardzo wysoka: klient zatrudnił bezpośrednio u siebie 95% pracowników zrekrutowanych i zatrudnionych wcześniej w ramach usługi outsourcingu. To wynik, który pokazuje nie tylko tempo działania, ale przede wszystkim trafność doboru kandydatów.

Efekty współpracy

Najważniejszym rezultatem było uruchomienie w Polsce hubu klienta i zbudowanie zespołu zdolnego wspierać międzynarodowe operacje. Dzięki temu organizacja mogła:

szybciej rozpocząć działania operacyjne SSC,
rozwijać wsparcie IT i helpdesku
oraz równolegle pracować nad nową aplikacją opartą na danych klinicznych, integrującą procesy medyczne i biznesowe.

W praktyce kompleksowe wsparcie rekrutacji i zatrudnienia przełożyło się na szybszy start operacji, dostęp do specjalistów trudnych do samodzielnego pozyskania oraz możliwość skupienia się przez klienta na jego podstawowej działalności.