Jak szybko skalować zdalne zespoły call center przy rekrutacji wielojęzycznej?

W rekrutacji do call center wyzwaniem nie jest tylko liczba wakatów, ale konieczność szybkiego zatrudnienia osób ze znajomością często rzadkich języków, wdrożenia ich do pracy zdalnej i zapewnienia formalności jeszcze przed startem. W takim modelu liczy się nie tylko sourcing, lecz także logistyka sprzętu, legalizacja zatrudnienia cudzoziemców i sprawny onboarding. Dlatego kompleksowe wsparcie rekrutacji i zatrudnienia było kluczowe dla utrzymania ciągłości operacyjnej.

Kontekst biznesowy

Klient działa w branży BPO i nowoczesnej obsługi klienta. Świadczy usługi w modelu wielokanałowym, obejmującym telefon, czat i e-mail, a w Polsce zatrudnia około 3500 osób. W okresie współpracy zespoły obsługiwane przez LeasingTeam Group pracowały przy projektach dla marek z obszaru technologii, płatności i e-commerce. Model pracy był rozproszony: pracownicy wykonywali zadania zdalnie z całej Polski, a zaplecze biurowe klienta znajdowało się w Poznaniu i Szczecinie. Taka organizacja pracy wymagała nie tylko szybkiej rekrutacji, ale też dobrej koordynacji procesów po stronie partnera.

Wyzwanie: języki, terminy i logistyka sprzętu

Klient potrzebował pracowników tymczasowych do trzech projektów infolinii. Wyzwań było kilka:

pozyskanie kandydatów ze znajomością konkretnych języków, w tym mniej typowych, takich jak bułgarski, czeski, duński, estoński, fiński, norweski czy rumuński;
część zespołów pracowała zmianowo od poniedziałku do niedzieli, co ograniczało pulę chętnych;
krótki czas działania – zdarzało się, że informacja o uruchomieniu dwóch grup pracowników pojawiała się z tygodniowym wyprzedzeniem, a przed startem trzeba było założyć konta w systemach, uzupełnić dane, sprawdzić kwestie legalizacji i podpisać umowy. W tym projekcie kompleksowe wsparcie rekrutacji i zatrudnienia oznaczało więc nie tylko znalezienie kandydatów, ale także zamknięcie wszystkich formalności w bardzo krótkim terminie.

Osobnym obszarem odpowiedzialności była logistyka sprzętu. W szczytowym okresie zatrudniano ponad 100 osób różnych narodowości, pracujących w pełni zdalnie. Po stronie LTG leżało dostarczenie i odbiór sprzętu należącego do klienta, co przy tak rozproszonej strukturze było realnym wyzwaniem operacyjnym.

Rozwiązanie: elastyczny model pracy tymczasowej i obsługa end-to-end

LeasingTeam Group realizował dla klienta usługę obejmującą pracę tymczasową i rekrutację. Zakres wsparcia obejmował:

rekrutację pracowników zgodnie z potrzebami klienta,
kompleksową obsługę procesów zatrudnienia,
onboarding wraz z organizacją szkoleń BHP,
zatrudnianie osób wskazanych przez klienta,
przejęcie pracowników,
raport płacowy.

Kluczowe było to, że kompleksowe wsparcie rekrutacji i zatrudnienia łączyło działania rekrutacyjne z obsługą administracyjną i logistyczną, dzięki czemu klient mógł szybko uruchamiać kolejne grupy bez rozbudowy własnych zasobów HR.

Istotnym wsparciem było autorskie rozwiązanie LTG digitalizujące kadry i płace, platforma TalentPoint, które umożliwiała pełną obsługę procesu online: od uzupełnienia danych, przez podpisanie umowy, aż po rozliczenie godzin wykonywania zlecenia. To rozwiązanie miało duże znaczenie przy rekrutacji prowadzonej w całej Polsce i przy częstych wdrożeniach nowych osób.

Projekt w liczbach

Skala projektu pokazuje, że nie była to jednorazowa akcja rekrutacyjna, lecz stały model wsparcia operacyjnego:

pierwsze 3 osoby zatrudniono w styczniu 2023 roku,
w styczniu 2024 stan zatrudnienia na koniec miesiąca wynosił 54 osoby,
w maju 2024 przekroczono poziom 100 zatrudnionych w trakcie miesiąca,
w sierpniu 2024, w miesiącu o najwyższym poziomie zatrudnienia, pracowało 119 osób,
największa grupa do onboardingu liczyła 24 osoby,
najwyższa miesięczna liczba roboczogodzin pracowników tymczasowych wyniosła 17 837 godzin.

Efekty współpracy

Najważniejszym efektem była możliwość szybkiego zwiększania zatrudnienia bez utraty kontroli nad procesem. Klient zyskał rozwiązanie, które wspierało ciągłość operacyjną i pozwalało szybko procesować nowych zleceniobiorców, również przy niestandardowych wymaganiach językowych i dużym rozproszeniu geograficznym. W praktyce kompleksowe wsparcie rekrutacji i zatrudnienia pozwoliło połączyć elastyczność pracy tymczasowej z uporządkowanym onboardingiem, obsługą formalną i logistyką sprzętu. Projekt pokazał również, że dobrze zaprojektowane narzędzia cyfrowe mogą znacząco skrócić czas od pozyskania kandydata do rozpoczęcia współpracy. W tym przypadku kompleksowe wsparcie rekrutacji i zatrudnienia było realnym wsparciem dla biznesu, a nie tylko usługą administracyjną.