Outsourcing rekrutacji i zatrudnienia w ubezpieczeniach. Jak pozyskać kandydatów gotowych do pracy od zaraz?

Z takim wyzwaniem mierzył się jedna z firm sektora ubezpieczeniowego w Warszawie. Klient potrzebował partnera, który nie tylko dotrze do odpowiednich kandydatów, ale również przejmie obsługę zatrudnienia i formalności, tak aby cały proces był szybki, przewidywalny i możliwy do skalowania w zależności od aktualnego wolumenu potrzeb. Właśnie w tym obszarze sprawdził się outsourcing, który pozwolił połączyć szybkość działania z uporządkowaną obsługą procesu.

Kontekst biznesowy

Klient działa w sektorze ubezpieczeń i należy do grona dużych, międzynarodowych organizacji finansowych. Skala i renoma firmy przekładają się na wysokie wymagania wobec jakości procesów, również tych związanych z zatrudnianiem. W praktyce oznacza to potrzebę szybkiego reagowania na zapotrzebowanie kadrowe, ale bez obniżania standardów selekcji czy jakości formalnej obsługi pracownika.

Współpraca z LeasingTeam Group trwa od 2018 roku i ma charakter długofalowy. To ważne, bo w tym przypadku nie chodziło o jednorazową rekrutację, lecz o model, który pozwala elastycznie odpowiadać na zmienny poziom potrzeb. W jednym roku skala zatrudnień wynosiła 5 osób, w innym 36, co dobrze pokazuje, że proces musiał być przygotowany zarówno na mniejsze, jak i większe wolumeny. Dla klienta istotne było więc nie tylko samo pozyskanie kandydatów, ale także takie ułożenie współpracy, by outsourcing dawał realne wsparcie przy zmiennym zapotrzebowaniu.

Wyzwanie: kandydaci dostępni od zaraz i brak czasu na prowadzenie procesu wewnętrznie

Kluczowym wyzwaniem była rekrutacja kandydatów gotowych do pracy od zaraz, na podstawie umowy zlecenia i w pełnym wymiarze godzin. Po stronie klienta brakowało zarówno czasu, jak i zasobów na samodzielne prowadzenie całego procesu rekrutacji i zatrudnienia. W praktyce oznaczało to konieczność znalezienia rozwiązania, które zdejmie z organizacji najbardziej angażujące elementy procesu, a jednocześnie skróci czas od zgłoszenia potrzeby do faktycznego rozpoczęcia pracy przez wybraną osobę.

Nie bez znaczenia była też lokalizacja projektu, czyli Warszawa, gdzie konkurencja o kandydatów jest wysoka, a decyzje rekrutacyjne często zapadają szybko. Klient oczekiwał więc partnera z dostępem do gotowej bazy kandydatów, doświadczeniem w prowadzeniu podobnych projektów i umiejętnością sprawnego domykania formalności.

Rozwiązanie: outsourcing procesu rekrutacji i zatrudnienia

LeasingTeam Group realizował dla klienta usługę obejmującą rekrutację i zatrudnienie osób na stanowiska obsługi klienta. W praktyce oznaczało to przejęcie procesu od etapu pozyskania kandydatów aż po przygotowanie wszystkich formalności niezbędnych do rozpoczęcia pracy. Outsourcing, bo na taki model zdecydował się klient, pozwolił ograniczyć zaangażowanie własnych zasobów w działania administracyjne i skupić się na bieżących potrzebach operacyjnych.

Po stronie LTG znalazło się:

• wyszukiwanie kandydatów gotowych do szybkiego podjęcia pracy,
• przedstawianie pierwszych rekomendacji w krótkim czasie od zgłoszenia zapotrzebowania,
• kompleksowe wsparcie procesu zatrudnienia, które obejmowało kontakt z wybranym kandydatem, założenie konta w TalentPoint, weryfikację dokumentów, w tym np. kart pobytu, oraz przygotowanie i wystawienie umów.

Dzięki temu klient nie musiał osobno koordynować kolejnych etapów procesu, ponieważ outsourcing obejmował zarówno rekrutację, jak i obsługę formalną.

Projekt w liczbach

Najlepiej o sprawności tego modelu świadczą konkretne rezultaty:

• pierwsze rekomendacje kandydatów były przekazywane w ciągu 1 tygodnia od zgłoszenia zapotrzebowania,
• rekrutacja obejmowała kilku kandydatów gotowych do natychmiastowego rozpoczęcia pracy, zależnie od bieżącej potrzeby,
• współpraca trwa nieprzerwanie od 2018 roku,
• skala zatrudnień zmieniała się w czasie: od 5 do 36 osób w zależności od roku i wolumenu potrzeb.

Efekty współpracy

Najważniejszym rezultatem była możliwość szybkiego dostosowania rekrutacji do bieżących potrzeb klienta. Dzięki temu organizacja mogła sprawniej zabezpieczać stanowiska obsługi klienta bez konieczności każdorazowego angażowania własnych zasobów w pełny proces rekrutacyjny i administracyjny.

Drugim efektem była większa przewidywalność całego procesu. Outsourcing uporządkował działania związane z kontaktem z kandydatem, obiegiem dokumentów i przygotowaniem umów. W praktyce przełożyło się to na krótszy czas reakcji, mniejsze obciążenie po stronie klienta i wysoki poziom satysfakcji z realizowanych procesów. Nie bez znaczenia jest też fakt, że klient regularnie wraca z kolejnymi zleceniami, powierzając LTG następne rekrutacje i zatrudnienia na stanowiska obsługi klienta. To właśnie tutaj outsourcing okazał się rozwiązaniem trwałym, a nie jednorazowym wsparciem.

Podsumowanie

Ten przykład pokazuje, że w sektorze ubezpieczeniowym skuteczny model współpracy w obszarze zatrudnienia nie musi oznaczać rozbudowanego, czasochłonnego procesu prowadzonego wyłącznie wewnętrznie. Gdy zapotrzebowanie bywa zmienne, a kandydaci mają być dostępni szybko, dobrze zaprojektowany outsourcing pozwala połączyć elastyczność z kontrolą nad jakością procesu.