100 pracowników z dnia na dzień. Jak utrzymać ciągłość produkcji?

W produkcji nie każde wyzwanie da się przewidzieć z wyprzedzeniem. Są firmy, w których zapotrzebowanie na pracowników zmienia się nie z miesiąca na miesiąc, ale z dnia na dzień - wraz z kolejnymi zamówieniami i projektami. W takich warunkach kluczowe staje się nie tylko znalezienie ludzi do pracy, lecz przede wszystkim zdolność szybkiego reagowania i sprawna organizacja całego procesu zatrudnienia.

Z takim modelem działania od lat pracuje klient LeasingTeam Group z branży produkcyjnej, specjalizujący się w tworzeniu standów reklamowych dla marek kosmetycznych. W jego przypadku skala potrzeb kadrowych wynika przede wszystkim z bieżących projektów. Nowa seria produktowa czy akcja promocyjna mogą w praktyce oznaczać konieczność natychmiastowego zwiększenia zespołu produkcyjnego i montażowego, często tylko na kilka dni lub tygodni.

Kontekst biznesowy

Firma działa w branży produkcyjnej i odpowiada za wytwarzanie standów reklamowych dla znanych marek z segmentu beauty. Produkcja ma charakter projektowy, dlatego poziom zapotrzebowania na pracowników nie jest stały. Liczba osób potrzebnych do realizacji zleceń zmienia się wraz z kolejnymi projektami. Organizacja zatrudnia około 500 pracowników, przy czym stałą grupę współpracowników stanowi około 100 osób. Pozostałe potrzeby kadrowe pojawiają się wraz z nowymi zamówieniami i mogą rosnąć bardzo dynamicznie.

Współpraca z LeasingTeam Group trwa już prawie 15 lat. W zależności od potrzeb klienta do pracy kierowane są zarówno osoby lokalne, jak i pracownicy dowożeni transportem organizowanym przez agencję z pobliskich miejscowości.

Wyzwanie: duża zmienność zapotrzebowania

Największym wyzwaniem jest tempo zmian w zapotrzebowaniu na pracowników. W praktyce oznacza to konieczność bardzo szybkiego reagowania na potrzeby produkcji. Do najważniejszych trudności należą przede wszystkim:

• codzienne zgłaszanie zapotrzebowania na kolejny dzień
• wahania zatrudnienia sięgające nawet ponad 100 osób miesięcznie
• zmiany liczby potrzebnych pracowników nawet o 50 osób dziennie
• brak klasycznej sezonowości – produkcja zależy od bieżących projektów
• konieczność natychmiastowego zapewnienia zastępstw za nieobecnych pracowników
• brak możliwości rotacji pracowników między stanowiskami po przeszkoleniu
• praca wyłącznie w oparciu o umowy cywilnoprawne
• obowiązek raportowania w systemach klienta.

W takich warunkach proces zatrudnienia musi być nie tylko szybki, ale także bardzo dobrze zorganizowany.

Rozwiązanie: kompleksowa obsługa operacyjna

LeasingTeam Group odpowiada za pełną obsługę procesu zatrudnienia pracowników kierowanych do zakładu klienta. Zakres współpracy obejmuje zarówno rekrutację i selekcję kandydatów, jak i bieżące wsparcie operacyjne na terenie zakładu. Najważniejsze elementy wsparcia to:

• rekrutacja i selekcja pracowników lokalnych oraz osób dowożonych z innych miejscowości
• budowanie i utrzymywanie stałej bazy pracowników gotowych do pracy w trybie natychmiastowym
• organizacja szkoleń wstępnych i BHP oraz przygotowanie do pracy na stanowisku
• zapewnienie odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej
• organizacja transportu pracowniczego
• codzienna obsługa zapotrzebowania oraz odwołań pracowników
• zapewnianie zastępstw również w trakcie trwania zmiany
• bieżące zarządzanie frekwencją i rotacją pracowników
• obsługa administracyjno-kadrowa, w tym umowy, ewidencja czasu pracy i rozliczenia wynagrodzeń
• raportowanie danych w systemach wykorzystywanych przez klienta.

Kluczową rolę odgrywa także obecność koordynatora z ramienia LTG na terenie zakładu. Stała dostępność oraz szybka komunikacja z działem produkcji pozwalają reagować na zmiany praktycznie w czasie rzeczywistym.

Technologia wspierająca proces

W projekcie wykorzystywana jest również stworzone przez LeasingTeam Group autorskie rozwiązanie technologiczne, platforma TalentPoint wspierająca digitalizację procesów kadrowo-płacowych. Narzędzie pozwala uprościć formalności związane z podpisywaniem umów oraz usprawnić obieg dokumentów. Dzięki temu proces zatrudniania pracowników może przebiegać znacznie szybciej, co przy zamówieniach zgłaszanych z dnia na dzień ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania produkcji.

Projekt w liczbach

Jednym z przykładów realizacji była akcja produkcyjna związana z kampanią walentynkową dla znanej marki kosmetycznej. W krótkim czasie pojawiło się zapotrzebowanie na dodatkowych 90 zleceniobiorców, którzy mieli wesprzeć realizację projektu. Najważniejsze rezultaty:

• dostarczenie 90 dodatkowych pracowników do realizacji projektu
• pełna realizacja zamówienia w wymaganym terminie
• utrzymanie ciągłości produkcji mimo bardzo krótkiego czasu przygotowania.

Efekty współpracy dla klienta

Najważniejszym rezultatem współpracy jest możliwość elastycznego zwiększania lub zmniejszania liczby pracowników w zależności od potrzeb produkcji. Dzięki temu firma może realizować projekty bez ryzyka opóźnień. W praktyce współpraca przyniosła m.in.:

• zwiększenie zatrudnienia nawet o ponad 100 osób w krótkim czasie
• pełną realizację zamówień dobowych
• większą elastyczność w reagowaniu na zmiany zapotrzebowania
• utrzymanie ciągłości produkcji mimo dużej zmienności projektów.

Jednocześnie wieloletnia współpraca przełożyła się na wysoki poziom zaufania.

Podsumowanie

Przykład tej współpracy pokazuje, że w produkcji projektowej elastyczność zatrudnienia jest kluczowa dla utrzymania stabilności operacyjnej. Gdy liczba potrzebnych pracowników zmienia się z dnia na dzień, niezbędne jest rozwiązanie, które łączy szybkie pozyskiwanie kandydatów z kompleksową obsługą organizacyjną i administracyjną. Dzięki takiemu modelowi firma może skupić się na realizacji projektów i obsłudze klientów, mając jednocześnie pewność, że zaplecze kadrowe jest gotowe na nawet najbardziej dynamiczne zmiany.