Legalizacja zatrudnienia i pobytu w logistyce. Jak uporządkować proces i ograniczyć ryzyko operacyjne?

W logistyce liczy się nie tylko tempo operacji, lecz także porządek w procesach, które pozostają niewidoczne z poziomu magazynu. Dotyczy to zwłaszcza zatrudniania cudzoziemców. Przy dużej skali działalności i zmiennym wolumenie pracy nawet pojedyncze braki formalne mogą szybko przełożyć się na realne ryzyko prawne, organizacyjne i wizerunkowe. W praktyce oznacza to, że legalizacja zatrudnienia i pobytu przy dużej liczbie cudzoziemców musi być prowadzona w sposób uporządkowany i systemowy.

Z takim wyzwaniem mierzył się klient z sektora logistyki kontraktowej i e-commerce, który potrzebował uporządkować procesy związane z zatrudnianiem pracowników zagranicznych oraz przejęciem części zespołu do własnych struktur.

Klient zdecydował się na współpracę z LeasingTeam Group, powierzając nam nie tylko doraźne działania administracyjne, lecz pełne przejęcie procesu, którego kluczowym elementem była legalizacja zatrudnienia i pobytu cudzoziemców. Projekt obejmował audyt dokumentacji, wdrożenie centralnego modelu zarządzania sprawami legalizacyjnymi oraz bieżące wsparcie działu HR.

Kontekst biznesowy

Klient to duży operator magazynowy obsługujący międzynarodowe marki z obszaru e-commerce. Na co dzień realizuje procesy fulfillmentowe, obejmujące przyjęcia towaru, kompletację zamówień, pakowanie oraz wysyłkę. Tego typu działalność z natury wiąże się z dużą dynamiką operacyjną, bo wolumen zamówień zmienia się w zależności od sezonu, a wraz z nim zapotrzebowanie kadrowe.

W strukturach firmy pracowało około 1 200 osób, w tym około 250 cudzoziemców. Dla organizacji tej skali legalność zatrudnienia nie jest wyłącznie obszarem administracyjnym. To element bezpieczeństwa całej operacji. Każde opóźnienie, brak w dokumentacji czy rozproszenie odpowiedzialności może generować niepotrzebne obciążenie dla HR, utrudniać planowanie i zwiększać ryzyko podczas kontroli.

Wyzwanie: przejęcie 150 cudzoziemców i uporządkowanie procesów

Punktem wyjścia było przejęcie od agencji pracy 150 pracowników-cudzoziemców i ich bezpośrednie zatrudnienie w strukturach klienta. Sam transfer pracowników był dużym przedsięwzięciem organizacyjnym, ale najważniejsze okazało się szybkie uporządkowanie kwestii formalnych.

Klient nie dysponował wcześniej jednym, scentralizowanym modelem prowadzenia procesów legalizacyjnych. Działania były rozproszone, a dokumentacja wymagała ujednolicenia i weryfikacji. W praktyce oznaczało to duże zaangażowanie działu HR w bieżące kwestie formalne, brak pełnej przejrzystości statusów spraw oraz podwyższone ryzyko błędów lub opóźnień.

W takiej sytuacji nie wystarcza szybkie „domknięcie dokumentacji”. Przy większej skali konieczne jest uporządkowanie procesu, w którym legalizacja zatrudnienia i pobytu staje się elementem spójnego modelu zarządzania pracownikami z zagranicy.

Rozwiązanie: przejęcie procesu legalizacyjnego

LeasingTeam Group przejął pełną obsługę legalizacyjną cudzoziemców zatrudnionych bezpośrednio u klienta, w tym pracowników przejętych z agencji pracy tymczasowej. Zakres współpracy objął pełny proces, jakim jest legalizacja zatrudnienia i pobytu cudzoziemców, a także bieżące doradztwo dla działu HR w zakresie zgodności formalnej zatrudnienia.

Po stronie LTG znalazł się:

audyt legalności zatrudnienia i pobytu cudzoziemców,
przygotowanie oraz obsługa oświadczeń o powierzeniu pracy, powiadomień dla obywateli Ukrainy oraz zezwoleń na pracę typu A,
działania związane z legalizacją pobytu, w tym przygotowanie i prowadzenie wniosków o pobyt i pracę, monitoring terminów dokumentów oraz kontrola statusów spraw.

Projekt został przygotowany jako spójny model operacyjny i obejmował:

uporządkowanie dokumentacji wszystkich pracowników,
stworzenie centralnego rejestru legalności pracy i pobytu,
bieżące składanie oraz kontrolę wniosków,
komunikację z urzędami,
wsparcie przy zmianach formy lub warunków zatrudnienia.

Dzięki temu klient otrzymał nie tylko wykonawcę poszczególnych czynności administracyjnych, lecz partnera, który przejął odpowiedzialność za cały obszar.

Dlaczego klient wybrał LTG

W tego typu projektach o wyborze partnera nie decyduje jeden argument. Liczy się połączenie doświadczenia, sprawności operacyjnej i zdolności do pracy przy dużej skali.

Po stronie LTG istotne były przede wszystkim kompleksowość obsługi, doświadczenie w prowadzeniu dużych wolumenów spraw dotyczących cudzoziemców oraz gotowy model audytu i przejęcia procesów legalizacyjnych. Ważną rolę odegrał także dedykowany zespół specjalistów oraz praktyczna znajomość realiów kontroli prowadzonych przez PIP i Straż Graniczną.

Technologia wspierająca proces

Istotnym elementem projektu było wykorzystanie stworzonej przez LTG autorskiej platformy digitalizującej procesy kadrowo-płacowe TalentPoint. Narzędzie umożliwiło stworzenie centralnego rejestru legalności pracy i pobytu, dzięki czemu informacje o dokumentach, terminach i statusach spraw zostały zebrane w jednym miejscu.

Technologia pozwoliła uporządkować proces, usprawnić monitoring terminów i zwiększyć kontrolę nad dokumentacją. Przy dużej liczbie pracowników cudzoziemskich było to kluczowe dla zachowania przejrzystości danych i sprawnego zarządzania sprawami legalizacyjnymi. W efekcie klient uzyskał dostęp do jednego z bardziej zaawansowanych technologicznie modeli obsługi procesów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców.

Projekt w liczbach

Skala realizacji pokazuje tempo i zakres projektu:

audyt i weryfikacja dokumentacji dla 400 cudzoziemców w ciągu 3 tygodni,
przygotowanie i złożenie 150 wniosków legalizacyjnych w pierwszym miesiącu współpracy,
redukcja przypadków ryzyka nielegalnego zatrudnienia do zera po wdrożeniu procesu,
skrócenie czasu reakcji na kończące się dokumenty z kilku tygodni do mniej niż 5 dni,
odciążenie działu HR o około 60% czasu pracy w obszarze legalizacji.

Efekty współpracy

Najważniejszą zmianą nie było samo uporządkowanie formalności, lecz odzyskanie kontroli nad procesem. Klient zyskał przejrzysty model prowadzenia spraw legalizacyjnych, większe bezpieczeństwo operacyjne i prawne oraz możliwość dalszego rozwijania zatrudnienia bez generowania dodatkowego ryzyka.

Usprawniona została również współpraca pomiędzy działem HR a operacją. Jasny podział odpowiedzialności oraz uporządkowana dokumentacja sprawiły, że organizacja mogła działać szybciej i spokojniej.

Podsumowanie

Projekt pokazuje, że w firmach logistycznych o dużej skali zatrudnienia cudzoziemców legalizacja zatrudnienia i pobytu nie może być prowadzona wyłącznie reakcyjnie. Wymaga uporządkowanego modelu operacyjnego, który łączy audyt dokumentacji, bieżące prowadzenie spraw, monitoring terminów oraz narzędzia technologiczne wspierające kontrolę nad procesem. Dla klienta oznaczało to nie tylko rozwiązanie bieżącego wyzwania związanego z przejęciem 150 pracowników z zagranicy, lecz także trwałe uporządkowanie całego obszaru. Z perspektywy biznesowej przełożyło się to na większą przejrzystość procesów, mniejsze ryzyko prawne i realne odciążenie zespołu HR.