Sezon w logistyce: 300 pracowników w 5 tygodni

W logistyce sezon potrafi w krótkim czasie całkowicie zmienić skalę operacji. Gdy liczba zamówień rośnie, magazyn musi natychmiast zwiększyć zespół, utrzymać płynność procesów i sprawnie wdrażać nowych pracowników. Z takim wyzwaniem zmierzyła się firma z branży logistyczno-transportowej, która w nowo otwartym magazynie we Wrocławiu musiała w krótkim czasie zbudować duży zespół pracowników sezonowych, a po kilku miesiącach równie sprawnie go zredukować.

Rozwiązaniem dla klienta okazała się praca tymczasowa realizowana przez LeasingTeam Group, obejmująca rekrutację pracowników, obsługę procesów zatrudnienia oraz wsparcie operacyjne.

Kontekst biznesowy

Firma działa jako operator logistyczny i agent transportowy, obsługując klientów w zakresie organizacji transportu i zarządzania łańcuchem dostaw. Jej działalność obejmuje m.in. magazynowanie, dystrybucję, obsługę frachtu oraz procesy pakowania i etykietowania towarów.

Projekt realizowany był w nowo uruchomionym magazynie we Wrocławiu, który obsługiwał pierwsze duże zamówienia. W praktyce oznaczało to, że część procesów operacyjnych dopiero się stabilizowała. Klient potrzebował partnera, który nie tylko dostarczy pracowników, ale także pomoże elastycznie zarządzać personelem w dynamicznie zmieniających się warunkach.

Wyzwanie: szybkie skalowanie zespołu

Największym wyzwaniem była sezonowość operacji. Od kwietnia do września liczba pracowników magazynu utrzymywała się na poziomie około 50 osób. W okresie od października do grudnia zapotrzebowanie rosło jednak gwałtownie, a w szczycie sezonu przekraczało 300 pracowników. Oznaczało to konieczność zrekrutowania i wdrożenia dużego zespołu w bardzo krótkim czasie. Równie wymagający był okres po sezonie. Już w połowie stycznia liczba pracowników spadła do 20 osób, czyli o ponad 90% względem okresu szczytowego. Projekt wymagał więc dwóch przeciwstawnych działań: szybkiego zwiększenia zatrudnienia oraz równie sprawnego jego ograniczenia, przy zachowaniu zgodności z przepisami i stabilności operacji.

Dodatkowym wyzwaniem była specyfika nowo otwartego magazynu. Część procesów dopiero się kształtowała, pojawiały się bieżące zmiany organizacyjne, a zespół musiał działać w środowisku dużej dynamiki operacyjnej. W takich warunkach kluczowa była szybka reakcja na rotację pracowników oraz bieżące uzupełnianie zespołu.

Rozwiązanie: kompleksowa obsługa zatrudnienia

LeasingTeam Group przejął pełną obsługę procesu zatrudnienia pracowników tymczasowych. Zakres współpracy objął:

rekrutację,
zatrudnienie,
onboarding,
obsługę formalno-prawną,
legalizację zatrudnienia cudzoziemców
oraz organizację zakwaterowania.

Po stronie LTG znalazła się również:

elektroniczna ewidencja czasu pracy,
wsparcie operacyjne magazynu, m.in. organizacja szkoleń BHP i koordynacja wdrożenia nowych pracowników.

Kluczową rolę odegrała elastyczność działania. Zespół LTG reagował na zmieniające się potrzeby klienta i rotację pracowników praktycznie z dnia na dzień, zapewniając ciągłość pracy magazynu nawet w okresach największego obciążenia. Równocześnie projekt był przygotowywany z wyprzedzeniem. Przed każdym sezonem zespół LTG analizował zapotrzebowanie kadrowe i planował działania rekrutacyjne, aby zabezpieczyć odpowiednią liczbę pracowników w wymagającej lokalizacji z dużą konkurencją ofert pracy.

Narzędzia wspierające projekt

Istotnym elementem projektu były rozwiązania technologiczne wspierające zarządzanie personelem. Autorskie rozwiązanie technologiczne LTG, platforma TalentPoint, umożliwiło szybki onboarding nowych pracowników, dzięki czemu proces wdrożenia trwał około 20 minut. Przy skali kilkuset osób znacząco skróciło to czas potrzebny na przygotowanie pracowników do pracy.

Drugim narzędziem był elektroniczny system rejestracji czasu pracy oparty na kodach QR. Pracownicy rejestrowali obecność w prosty sposób, a klient zyskiwał bieżącą kontrolę nad czasem pracy zespołu oraz bardziej uporządkowaną ewidencję danych.

Projekt w liczbach

Skala realizacji najlepiej pokazuje tempo i zakres projektu:

rekrutacja 300 pracowników w 5 tygodni,
wzrost zatrudnienia z ok. 50 osób do ponad 300 w szczycie sezonu,
redukcja zespołu do 20 osób w połowie stycznia (ponad 90% spadku zatrudnienia),
onboarding pracownika w 20 minut dzięki TalentPoint,
uzupełnianie braków kadrowych z dnia na dzień,
rozszerzenie współpracy: rekomendacja LTG do obsługi magazynu klienta w Niemczech.

Efekty dla organizacji

Najważniejszą korzyścią dla klienta było odciążenie własnych zespołów z zarządzania personelem sezonowym. W praktyce umożliwiła to praca tymczasowa, dzięki której firma mogła skupić się na rozwijaniu operacji logistycznych i optymalizacji procesów magazynowych. Projekt przyniósł również większą stabilność operacyjną. W nowo otwartym magazynie uporządkowano obszar zatrudnienia, onboarding pracowników i ewidencję czasu pracy, co ułatwiło planowanie pracy zespołu. Klient zyskał większy komfort zarządzania personelem: rekrutacja, wdrożenie i rotacja pracowników były obsługiwane przez jeden zespół, który znał specyfikę projektu i reagował na bieżące potrzeby magazynu.

Pozytywne doświadczenia ze współpracy przełożyły się na jej kontynuację oraz rozszerzenie na kolejne lokalizacje. Dla klienta oznaczało to sprawdzony model wsparcia w obszarze zarządzania personelem w projektach logistycznych, w których praca tymczasowa pozwala elastycznie dostosowywać skalę zatrudnienia do zmiennego wolumenu operacji.

Branża

logistyka i transport

Firma

Firma z branży logistycznej działająca jako operator logistyczny i agent transportowy, wspierająca przedsiębiorstwa w zarządzaniu łańcuchem dostaw oraz organizacji transportu towarów w Polsce i w relacjach międzynarodowych. Zakres działalności obejmuje organizację transportu różnymi kanałami, a także magazynowanie, dystrybucję, pakowanie i etykietowanie towarów oraz obsługę procesów spedycyjnych i logistycznych.

Udostępnij