Kadry i płace bez papieru. Dlaczego digitalizacja HR zaczyna się od codziennych procesów?
Wnioski z artykułu Marka Deręgowskiego, członka zarządu i dyrektora zarządzającego TalentPoint, opublikowanego w najnowszym wydaniu Magazynu HR na Szpilkach, są jasne: prawdziwa zmiana w HR nie zaczyna się od zaawansowanych zastosowań AI, lecz od uporządkowania obiegu dokumentów.
Digitalizacja HR to nie tylko dokument w wersji elektronicznej
W wielu firmach cyfryzacja bywa rozumiana zbyt wąsko. Jeśli dokument powstaje w systemie, ale później trzeba go wydrukować, podpisać ręcznie, zeskanować, odesłać mailem i ponownie wprowadzić dane po drugiej stronie, trudno mówić tu o automatyzacji. To raczej cyfrowo-papierowa hybryda, która pozornie porządkuje pracę, ale nadal opiera się na ręcznym pośrednictwie kilku osób.
Największa wartość digitalizacji pojawia się dopiero wtedy, gdy proces przestaje wymagać udziału pracownika działu HR na każdym etapie. Formularze online, pakiety startowe dla nowych pracowników, zdalne podpisywanie umów, elektroniczny obieg dokumentów, grupowe aneksowanie czy samoobsługa pracownicza usuwają te miejsca, w których wcześniej powstawały opóźnienia, błędy i niepotrzebne powtórzenia.
Kiedy papier zaczyna blokować rozwój firmy?
Manualne procesy kadrowo-płacowe mogą działać w małej skali. Problem pojawia się, gdy organizacja zaczyna rosnąć: otwiera kolejne oddziały, zatrudnia większe zespoły, obsługuje pracowników w wielu lokalizacjach albo działa w modelu rozproszonym. Wtedy każdy dodatkowy dokument, aneks, wniosek czy zmiana danych oznacza kolejne ręczne czynności. To, co wcześniej było wygodne, teraz staje się barierą operacyjną.
W artykule przywołany został przykład Thai Wok, gdzie 200 pracowników pracowało w 25 restauracjach. Jednym z głównych wyzwań organizacji była „papierologia” i utrudniony przepływ dokumentów między lokalami rozproszonymi w całej Polsce, a centralą. Po wdrożeniu TalentPoint firma wyeliminowała 80% papierowych dokumentów i skróciła formalności związane z zatrudnieniem z 60 do 12 minut.
Od administracji do produktywności HR
Jednym z najważniejszych wątków artykułu jest zmiana sposobu myślenia o digitalizacji. Nie chodzi wyłącznie o wygodę pracowników czy nowoczesny wizerunek organizacji.
Dobrze pokazuje to przykład LeasingTeam Group, gdzie wdrożenie jednego środowiska do obsługi kluczowych procesów kadrowo-płacowych pozwoliło skrócić proces zatrudnienia o 75%, a czas przedłużania umów dla 100 osób o 92%. Co równie istotne, liczba pracowników obsługiwanych przez jednego specjalistę HR wzrosła o 42%.
Pracownicy zyskali natomiast łatwiejszy dostęp do informacji i formalności. W LeasingTeam Group wspiera ich kadrowa AI-asystentka Talentina, która odpowiada na pytania dotyczące m.in. liczby dni urlopu, zasad składania wniosków, wynagrodzeń czy pasków płacowych.
HR na granicy systemu i człowieka
Najnowsze wydanie Magazynu HR na Szpilkach ukazuje się pod hasłem „HR na granicy”: między przepisem a decyzją, systemem a człowiekiem, efektywnością a odpowiedzialnością. Procesy kadrowo-płacowe są dziś właśnie takim obszarem granicznym. Z jednej strony wymagają zgodności, bezpieczeństwa danych i precyzji. Z drugiej wpływają bezpośrednio na doświadczenie pracowników, tempo pracy HR i jakość decyzji podejmowanych przez organizację.
Z raportu LeasingTeam Group i TalentPoint Czy firmy w Polsce dbają o zrównoważony rozwój wynika, że firmy wdrażają nowoczesne technologie w HR przede wszystkim ze względu na bezpieczeństwo danych, wzrost efektywności, łatwiejszy dostęp do informacji i redukcję kosztów. Jednocześnie 63% organizacji deklaruje wdrożenie lub rozpoczęcie cyfryzacji procesów HR, choć często są to nadal działania etapowe i skoncentrowane głównie na administracji. To oznacza, że wiele firm jest już w procesie zmiany, ale nie zawsze przekłada pojedyncze usprawnienia na spójny model działania.
Digitalizacja kadr i płac: mniej improwizacji, więcej kontroli
Najważniejszy wniosek jest jednoznaczny: digitalizacja procesów kadrowo-płacowych nie jest już odległą przyszłością ani dodatkiem dla najbardziej zaawansowanych organizacji. Dziś staje się warunkiem sprawnego działania firm, które chcą rozwijać się bez zwiększania obciążenia administracyjnego w nieskończoność.
Tam, gdzie kończy się papier, zaczyna się większa przewidywalność procesów. HR odzyskuje czas, pracownicy mają łatwiejszy dostęp do informacji, a organizacja może podejmować decyzje na podstawie aktualnych danych, a nie fragmentów wiedzy rozproszonych między mailami, plikami i segregatorami.
Pełne rozwinięcie tematu wraz z przykładami wdrożeń i szerszym kontekstem znajdziesz w artykule Marka Deręgowskiego „Kadry i płace bez papieru” w najnowszym wydaniu Magazynu HR na Szpilkach.
Kadry i płace, które nadążają za rozwojem organizacji
Szukasz rozwiązania, które pomoże uporządkować procesy kadrowo-płacowe, ograniczyć papierowy obieg dokumentów i odzyskać czas zespołu HR? Poznaj TalentPoint – platformę wspierającą digitalizację kluczowych procesów HR, od zatrudnienia i obiegu dokumentów po samoobsługę pracowniczą i dostęp do danych.
Sprawdź, jak technologia może odciążyć kadry i płace w Twojej organizacji. Skontaktuj się z nami.
