Godzina dłużej w pracy. Jak zmiana czasu na zimowy wpływa na wynagrodzenie pracowników?
Zmiana czasu a czas pracy. Osiem godzin może oznaczać dziewięć
Jesienna zmiana czasu ma szczególne znaczenie dla firm działających w systemie zmianowym, m.in. zakładów produkcyjnych, centrów logistycznych, magazynów czy przedsiębiorstw świadczących usługi całodobowe. Wyobraźmy sobie pracownika, którego zmiana rozpoczyna się w sobotę o godzinie 22:00 i kończy w niedzielę o 6:00. W normalnych warunkach oznacza to osiem godzin pracy. Jednak w nocy z 24 na 25 października, kiedy zegarki cofniemy o godzinę, pracownik spędzi w pracy dziewięć godzin.
To właśnie rzeczywisty czas wykonywania obowiązków, a nie wyłącznie różnica między godziną rozpoczęcia i zakończenia zmiany wskazaną na zegarze, powinien zostać uwzględniony w ewidencji czasu pracy.
Czy dodatkowa godzina jest nadgodziną?
Jeżeli pracownik miał zaplanowaną ośmiogodzinną zmianę, a wskutek cofnięcia zegarków faktycznie przepracuje dziewięć godzin, dodatkowa godzina co do zasady stanowi pracę nadliczbową. Zgodnie z Kodeksem pracy za nadgodziny przypadające w porze nocnej pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia stanowiącego podstawę jego obliczenia.
Pracodawca może również zrekompensować pracę nadliczbową czasem wolnym. Jeżeli następuje to na pisemny wniosek pracownika, czas wolny udzielany jest w wymiarze odpowiadającym liczbie przepracowanych nadgodzin. Jeśli inicjatywa wychodzi od pracodawcy, wymiar czasu wolnego wynosi 1,5 godziny za każdą nadgodzinę, z zachowaniem ustawowych warunków jego udzielenia.
Warto jednak pamiętać, że sama zmiana czasu nie przesądza automatycznie o powstaniu nadgodzin. Znaczenie mają również obowiązujący pracownika system czasu pracy i prawidłowo ustalony harmonogram.
Dodatkowa godzina to również dodatek za pracę w nocy
Pracownik wykonujący obowiązki w porze nocnej ma prawo do dodatku za każdą faktycznie przepracowaną godzinę przypadającą w tej porze.
Zgodnie z art. 151⁸ Kodeksu pracy jego minimalna wysokość wynosi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Stawka dodatku jest obliczana osobno dla każdego miesiąca, ponieważ zależy od obowiązującego wymiaru czasu pracy. Co istotne, dodatek za pracę w nocy i dodatek za nadgodziny to dwa odrębne świadczenia. Jeżeli dodatkowa godzina spełnia warunki pracy nadliczbowej i przypada w porze nocnej, pracownikowi mogą przysługiwać oba dodatki.
Jak przygotować harmonogram pracy na noc zmiany czasu?
Pracodawcy mogą ograniczyć ryzyko nieplanowanych nadgodzin, odpowiednio przygotowując harmonogram pracy.
Przykładowo, zamiast planować zmianę od 22:00 do 6:00, można – jeśli pozwala na to organizacja pracy – zaplanować jej zakończenie o 5:00. W noc cofnięcia zegarków oznacza to osiem godzin rzeczywistej pracy. Nie zawsze będzie to jednak możliwe. W wielu zakładach produkcyjnych czy centrach logistycznych konieczne jest zapewnienie ciągłości procesów i pełnej obsady stanowisk. W takich przypadkach kluczowe staje się prawidłowe rozliczenie dodatkowego czasu pracy.
Na co powinny zwrócić uwagę działy HR i payroll?
Zmiana czasu jest dobrym momentem, aby sprawdzić, czy stosowane procedury i systemy kadrowo-płacowe prawidłowo obsługują nietypowe sytuacje związane z ewidencją czasu pracy.
Szczególnej uwagi wymagają:
- Ewidencja czasu pracy – wykazanie rzeczywistej liczby przepracowanych godzin, w tym dwukrotnie występującej godziny między 2:00 a 3:00.
- Naliczanie wynagrodzeń – prawidłowe ustalenie wynagrodzenia za dodatkową pracę, dodatków za nadgodziny i pracę w nocy.
- Harmonogramy pracy – weryfikacja, czy zmiana czasu nie powoduje nieplanowanego przekroczenia norm czasu pracy.
- Systemy kadrowo-płacowe – sprawdzenie, czy automatyczne naliczanie czasu pracy uwzględnia cofnięcie zegarków.
W organizacjach zatrudniających dużą liczbę pracowników zmianowych nawet pojedyncza godzina może mieć znaczenie dla łącznych kosztów wynagrodzeń i poprawności rozliczeń.
Jedna noc, ale obowiązki pracodawcy pozostają takie same
Zmiana czasu na zimowy zdarza się raz w roku, jednak nie zwalnia pracodawców z obowiązku prawidłowego ewidencjonowania i wynagradzania faktycznie przepracowanego czasu. Dla firm działających całodobowo to także przypomnienie, jak istotne są dobrze przygotowane harmonogramy, sprawne procesy kadrowo-płacowe i kontrola zgodności rozliczeń z przepisami prawa pracy.
Źródła:
Państwowa Inspekcja Pracy – Zmiana czasu na zimowy w pracy
Kodeks pracy – Dz.U. z 2026 r. poz. 1245 (ELI)
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Ustalanie i rozliczanie czasu pracy
Główny Urząd Miar – Zmiana czasu na zimowy
