PROCEDURA INTERNĂ DE RAPORTARE ȘI MONITORIZARE
aplicabil în IT LeasingTeam sp. z o.o.

§ 1

1. Strategia IT LeasingTeam sp. z o.o. din Varșovia (denumită în continuare “ITLT”) se bazează pe responsabilitate, prevenirea corupției și prevenirea altor nereguli atât în cadrul organizației, cât și între entitățile cooperante, luând în considerare o serie de aspecte, în special interesele sociale, protecția mediului, relațiile cu diferite grupuri de colegi.
2. Procedura este un element al sistemului de control al gestiunii. Obiectivul său principal este de a preveni neregulile în ITLT.
3. ITLT își desfășoară activitățile pe baza respectului absolut pentru lege, bune practici și cele mai înalte standarde etice.
4. Obiectivul principal al procedurii este de a crea un sistem de avertizare în ITLT prin crearea unor canale de raportare securizate pentru a preveni orice represalii împotriva avertizorului.
5. Procedura definește regulile și procedura de raportare a informațiilor despre o încălcare a legii, inclusiv informații despre o suspiciune justificată a unei încălcări existente sau potențiale a legii, care a avut loc sau este probabil să apară în ITLT sau informații despre o încercare de a ascunde o astfel de încălcare a legii.

§ 2

Ori de câte ori procedura se referă la:

1. Persoană juridică – ITLT;
2. Unitate organizațională imparțială (denumită în continuare “BJO”) – înseamnă un comitet imparțial autorizat de ITLT – o unitate organizațională din cadrul structurii organizaționale a entității juridice, autorizată să primească rapoarte, să întreprindă acțiuni ulterioare și să prelucreze datele cu caracter personal obținute în legătură cu un raport intern, inclusiv verificarea raportului, comunicarea cu avertizorul de integritate. BJO este Comisia pentru încălcări;
3. Procedură – înseamnă Procedura de primire a rapoartelor interne și de luare a măsurilor ulterioare;
4. Legea – Legea din 14 iunie 2024 privind protecția avertizorilor (Monitorul Oficial, punctul 928). Avertizor de integritate – înseamnă o persoană fizică care raportează o încălcare a legii și nu face acest lucru din propriul interes juridic, indiferent
   de funcție, formă de angajare sau cooperare, atât înainte, cât și după stabilirea și încetarea raportului juridic cu ITLT (inclusiv: un angajat, fost angajat, persoană care aplică pentru un loc de muncă, persoană care prestează o muncă pe altă bază decât un raport de muncă, inclusiv pe baza unui contract de drept civil, un antreprenor, acționar sau partener, un membru al unui organ al unei persoane juridice, o persoană care efectuează lucrări sub supravegherea și conducerea unui contractant, subcontractant sau furnizor, inclusiv pe baza unui contract de drept civil, stagiar, voluntar);
5. Raportare – înseamnă informații despre o încălcare a legii, făcută prin canalele de comunicare prevăzute în acest scop;
6. Persoana la care se referă raportul – înseamnă persoana indicată în raport ca fiind persoana care a comis încălcarea;
7. Acțiune ulterioară – înseamnă procedurile desfășurate în legătură cu raportul prezentat;
8. Canal de raportare – înseamnă soluții tehnice și organizaționale care permit raportarea;
9. Represalii – înseamnă un act sau o omisiune directă sau indirectă într-un context de muncă care este cauzată de o raportare și care încalcă sau poate încălca drepturile avertizorului sau cauzează sau poate provoca prejudicii nejustificate avertizorului, inclusiv inițierea nefondată a procedurilor împotriva avertizorului.

§ 3

1. Procedura și dispozițiile acesteia se aplică următoarelor grupuri de persoane îndreptățite să facă un raport:
   1. angajați și asociați și foști angajați și asociați ai ITLT;
   2. persoane care acționează în numele și pentru ITLT,
   3. orice altă persoană care are legătură în vreun fel cu ITLT, în special:
      persoanele care asistă la efectuarea unei denunțări, ucenicii, stagiarii sau candidații la angajare, în cazul în care s-au obținut informații despre nereguli în timpul procesului de recrutare sau în alte procese anterioare stabilirii raportului de muncă.
2. Raportarea neregulilor poate viza în special:
   1. afiliați ITLT,
   2. o persoană fizică autorizată să reprezinte ITLT;
   3. angajații și asociații ITLT în legătură cu prestarea de lucrări pentru aceasta,
   4. un subcontractant sau alt antreprenor care este o persoană fizică, în cazul în care actul său interzis a fost legat de executarea contractului încheiat cu ITLT;
   5. un angajat sau coleg, sau o persoană autorizată să acționeze în interesul sau în beneficiul unui antreprenor care nu este persoană fizică, dacă actul său a fost legat de executarea contractului încheiat de acest antreprenor cu ITLT.
3. Neregulile ar trebui înțelese ca informații, în special informații care pot indica:
   1. suspiciunea de pregătire, tentativă sau săvârșire a unui act interzis de către entitățile menționate la alin. 2,
   2. nerespectarea obligațiilor sau abuzul de drepturi de către entitățile indicate la alin. 2,
   3. neexercitarea diligenței necesare în circumstanțele activităților entităților enumerate la alin. 2,
   4. nereguli în organizarea activităților ITLT care ar putea duce la comiterea unui act interzis sau la cauzarea de prejudicii;
   5. încălcarea dispozițiilor legislației general aplicabile pe baza cărora funcționează ITLT,
   6. încălcarea procedurilor interne și a standardelor etice adoptate în ITLT.
4. O încălcare a legii este o acțiune sau o omisiune care este ilegală sau intenționată să
   eludarea legii, privind:
   1) corupție;
   2) achiziții publice;
   3) servicii, produse și piețe financiare;
   4) combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului;
   (5) siguranța și conformitatea produselor;
   6) siguranța transportului;
   7) protecția mediului;
   8) radioprotecția și securitatea nucleară;
   9) siguranța alimentelor și a hranei pentru animale;
   10) sănătatea și bunăstarea animalelor;
   11) sănătatea publică;
   12) protecția consumatorilor;
   13) protecția vieții private și a datelor cu caracter personal;
   14) securitatea rețelelor și a sistemelor TIC;
   15) interesele financiare ale Trezoreriei de Stat a Republicii Polone,
   administrația locală și Uniunea Europeană;
   16) piața internă a Uniunii Europene, inclusiv normele
   de drept public privind concurența și ajutoarele de stat, precum și impozitarea societăților;
   17) libertățile și drepturile constituționale ale omului și ale cetățeanului – care apar în relațiile
   unei persoane cu autoritățile publice și nu au legătură cu domeniile indicate
   la punctele 1-16.

§ 4

1. Persoana care exercită supravegherea generală asupra primirii și examinării rapoartelor
   de către BJO, precum și ține un registru al încălcărilor, este reprezentantul pentru încălcări ale legii.
   Reprezentantul pentru încălcări este numit de Consiliul de Administrație al ITLT.
2. BJO, responsabil pentru primirea și examinarea rapoartelor și autorizat să urmărească și să
   comunice cu Avertizorul de Integritate, este Comitetul
   de Încălcare, format din Reprezentantul Încălcării și 2 membri numiți
   de Consiliul ITLT, cu consimțământul acestora, dintre următoarele persoane: neînrudite și neînrudite, care nu fac parte din aceeași gospodărie, nu întrețin relații private strânse cu Consiliul. Încălcarea este analizată de comitet într-un ședință de judecată unică, propusă de plenipotențiar.
   Plenipotențiarul nu ia în considerare cererile, cu excepția cazului în care acest lucru este necesar din cauza lipsei de membri ai Comisiei care să poată efectua această analiză.
3. Persoanele care sunt indicate prin conținutul raportului
   că pot fi implicate în vreun fel negativ în actul sau omisiunea care constituie neregula nu pot participa la analiza raportului.
4. În cazul în care raportul de nereguli se referă la reprezentantul pentru încălcări
   sau la membrii Comitetului pentru încălcări într-un număr care face imposibilă acționarea într-o componență
   de cel puțin o persoană, Consiliul de administrație al ITLT numește alte persoane responsabile de acest
   raport.
5. Comisarul pentru infringement și Comitetul pentru infringement sunt obligați să păstreze
   confidențialitatea în ceea ce privește informațiile și datele cu caracter personal obținute în cursul
   primirii și verificării raportului și luarea de măsuri ulterioare, inclusiv
   după încetarea raportului de muncă sau a altui raport juridic în cadrul căruia
   au desfășurat aceste activități.

§ 5

1. Un avertizor poate face rapoarte printr-un e-mail trimis la adresa de încălcare a
   ITLT@itlt.pl.
2. Raportul prezentat trebuie să conțină o explicație clară și completă a subiectului
   raportului și trebuie să conțină cel puțin următoarele informații: data și
   locul încălcării legii sau data și locul obținerii informațiilor despre
   încălcarea legii, descrierea situației sau circumstanțelor specifice care creează posibilitatea
   încălcării legii, indicarea entității la care se referă raportul,
   indicarea posibililor martori la încălcarea legii, indicarea tuturor probelor
   și informații disponibile avertizorului care pot fi utile în procesul
   de gestionare a raportului.
3. Entitatea nu va recunoaște rapoartele anonime.
4. În conformitate cu principiul bunei-credințe, orice persoană autorizată să facă o raportare
   ar trebui să raporteze o neregulă dacă există motive întemeiate din partea sa pentru a
   crede că informațiile furnizate sunt adevărate.
5. Este interzis să faci cu bună știință rapoarte false.
6. În cazul în care se stabilește că raportul conține cu bună știință un neadevăr sau
   ascunde adevărul, persoana care face raportul poate fi trasă la răspundere pentru acțiunile
   disciplinare specificate în prevederile Codului muncii și în reglementările speciale,
   inclusiv reglementările de aplicare în vigoare în Entitate. Un astfel de comportament
   poate fi, de asemenea, clasificat ca o încălcare gravă a îndatoririlor de bază
   ale angajaților sau a persoanelor care desfășoară o activitate remunerată pe o altă
   bază decât un raport juridic și, ca atare, duce la încetarea contractului de muncă/contractului
   civil fără preaviz.
7. Decizia de a acorda statutul de avertizor de integritate este luată de Comitetul pentru încălcarea obligațiilor.
8. Statutul de avertizor poate fi obținut de orice avertizor, cu excepția cazului în care analiza inițială a raportului
   oferă motive să se presupună că avertizorul a acționat în mod clar cu rea-credință
   (prezumția de bună-credință).
9. Pentru fiecare raport, BJO numește o persoană responsabilă de
   comunicarea cu avertizorul de integritate. Această persoană confirmă primirea cererii în termen
   de 7 zile de la data primirii acesteia prin trimiterea unui mesaj la adresa de e-mail de la care
   a fost trimisă cererea.
10. Dacă, în cursul investigației, se dovedește că avertizorul, căruia i s-a acordat anterior
    statutul de avertizor, a acționat cu rea-credință, acesta este privat de protecția
    oferită unui avertizor.

§ 6

1. Numai ofițerul
   responsabil cu încălcarea drepturilor și alți membri ai comitetului de constatare a neîndeplinirii obligațiilor sau alte persoane
   responsabile de raportare au acces la canalele de avertizare.
2. La primirea raportului, în termen de cel mult 7 zile de la primirea raportului,
   Comitetul de infringement efectuează o verificare preliminară a raportului, adică în ceea ce privește
   probabilitatea reală a acurateței raportului) a
   încălcării (“Verificarea inițială”). O verificare inițială pozitivă are ca rezultat confirmarea
   Comitetului de infringement, primirea raportului și acordarea statutului de avertizor de integritate.
   Confirmarea se face la adresa de e-mail de la care a fost trimisă cererea.
3. Comitetul de infringement, în conformitate cu paragraful 2 de mai sus, adică după verificarea inițială
   , poate decide să nu efectueze investigația
   dacă raportul este vădit fals sau
   este imposibil să se obțină informații suplimentare de la avertizor necesare pentru a verifica raportul
   .
4. Comitetul de constatare a neîndeplinirii obligațiilor investighează raportul și dă curs fără
   întârzieri nejustificate.
5. În cazuri justificate (în conformitate cu punctele 2 și 3 de mai sus),
   Comisia de constatare a neîndeplinirii obligațiilor deschide o investigație (“Investigație”) și, apoi
   , într-un termen de cel mult 30 de zile, decide cu privire la fondul raportului, cu condiția
   ca entitatea examinatoare să fie în măsură să colecteze documentele și probele necesare
   în acest termen.
6. În cazuri deosebit de
   complexe, raportul
   de nereguli poate fi examinat într-un termen de cel mult 90 de zile de la data deschiderii procedurii explicative.
7. Sub rezerva alineatului (2), în cazul în care raportul permite acțiuni
   subsecvente, inclusiv o investigație prescurtată, acestea
   au loc imediat după primirea raportului.
8. Specialiștii și consultanții
   independenți pot fi implicați în procedura explicativă, dacă faptele
   descrise în raport justifică acest lucru, de exemplu prin pregătirea unui aviz cu privire la subiectul raportului, inclusiv un aviz juridic.
9. Informațiile privind acțiunile ulterioare planificate sau întreprinse și motivele
   acestor acțiuni vor fi furnizate avertizorului de integritate în termen de cel mult 3 luni de
   la confirmarea primirii raportării (în cazul în care nu se furnizează nicio confirmare
   a primirii raportului, în termen de 3 luni de la expirarea a 7 zile de la data raportării).
   Feedback-ul este trimis la adresa de e-mail de la care a fost trimis raportul.
10. Comitetul pentru încălcări poate emite recomandări privind acțiunile
    corective sau disciplinare adecvate în legătură cu persoana care a comis
    încălcarea legii și recomandări menite să elimine și să prevină
    aceleași încălcări sau încălcări similare descrise în raport în viitor.
11. Comitetul de constatare a neîndeplinirii obligațiilor
    întocmește un raport privind constatările investigației și îl prezintă Comisiei de constatare a neîndeplinirii obligațiilor, cu excepția cazului în care reprezentantul
    este autorul raportului în calitate de persoană care efectuează investigația.
12. Raportul privind ancheta conține o descriere a faptelor constatate, inclusiv
    neregulile constatate și cauzele, domeniul de aplicare și efectele acestora, precum și persoanele responsabile pentru acestea
    .
13. Comisia anexează propuneri de măsuri suplimentare la raportul privind investigația
    . În funcție de constatări, aceste acțiuni pot include acțiuni împotriva
    persoanelor vinovate de încălcări, acțiuni de prevenire a încălcărilor și de consolidare
    a sistemului de control intern în entitate. Astfel de măsuri pot include, în
    special:
    1) închiderea procedurii fără alte acțiuni (în cazul în care
    raportul nu este confirmat);
    2) purtarea unei conversații, atragerea atenției angajatului;
    3) mustrarea angajatului, privarea angajatului etc.
    4) schimbări sau rotații de poziții;
    5) modificări ale procedurilor interne;
    6) întreprinderea de acțiuni de drept civil, privind, de exemplu, contracte încheiate, repararea daunelor
    , plata despăgubirilor;
    7) depunerea unei moțiuni de inițiere a procedurii disciplinare;
    8) depunerea unei notificări privind o suspiciune justificată de săvârșire a unei infracțiuni (în
    cazul strângerii de probe);
    9) informarea serviciilor corespunzătoare (în cazul strângerii de probe circumstanțiale).
14. Consiliul ITLT stabilește acțiunile și persoanele responsabile pentru punerea lor în aplicare.
    Plenipotențiarul monitorizează punerea în aplicare a acestor activități și oferă asistență celor responsabili de acestea
    .
15. Comisia informează avertizorul cu privire la constatările făcute și la
    măsurile aprobate de îndată ce concluziile au fost aprobate de consiliul de administrație ITLT, în termen de
    cel mult 30 de zile de la încheierea investigației.
16. Măsurile luate, măsurile aprobate și punerea lor în aplicare sunt înregistrate în registrul
    cererilor.
17. Registrul neregulilor conține în special:
    1) datele de contact ale avertizorului,2
    ) toate informațiile detaliate deținute despre raportare,3
    ) cursul analizei și examinării raportului de avertizare,4
    ) persoanele și organismele implicate în procesul de analiză și examinare a raportului,5
    ) toate deciziile și escaladările (dacă există).
18. Registrul de rapoarte este păstrat în conformitate cu principiile confidențialității, iar datele cu caracter personal
    și alte informații din registrul de rapoarte sunt stocate pentru o perioadă de 3 ani de la
    sfârșitul anului calendaristic în care au fost finalizate acțiunile ulterioare sau după
    încheierea procedurilor inițiate prin aceste acțiuni.

§ 7

1. Este introdusă o interdicție absolută de represalii împotriva
   avertizorului care a făcut raportarea (atât internă, cât și externă),
   precum și dezvăluirea publică – în conformitate cu legea.
2. Adoptarea oricărui tratament represiv, discriminatoriu
   sau incorect față de avertizor va fi tratată
   ca o încălcare a procedurii și poate duce la răspundere disciplinară sau
   la rezilierea contractului dintre represalii și ITLT.
3. În special, este inacceptabil în ceea ce privește avertizorul de integritate: refuzul de a face referire la
   raportul de muncă, încetarea sau încetarea fără preaviz de angajare;
   reducerea remunerației pentru muncă, suspendarea promovării sau omisiunea
   promovare, omisiune în acordarea altor beneficii decât remunerația
   munca profesională, transferul unui angajat într-o poziție inferioară, suspendarea
   în exercitarea încadrării în muncă sau a îndatoririlor lor oficiale, transferul către o altă
   atribuțiile actuale de angajare ale angajatului, o modificare nefavorabilă a
   locul de muncă sau programul programului de lucru; o evaluare negativă a performanței muncii
   opinia negativă cu privire la muncă, impunerea sau aplicarea unei măsuri disciplinare;
   sancțiunea sau măsura financiară de natură similară, suspendarea participării sau
   omisiunea selecției pentru participarea la o formare de îmbunătățire a calificărilor profesionale
   , trimiterea nejustificată la un examen medical, inclusiv la examene
   psihiatrice, în cazul în care reglementări separate prevăd posibilitatea de a trimite un angajat
   pentru o astfel de examinare, acțiune care vizează să îngreuneze găsirea unui loc de muncă în viitor
   .
4. O amenințare
   sau o încercare de a aplica măsura menționată la alineatul (3) de mai sus este, de asemenea, considerată un tratament nefavorabil ca urmare a notificării.
5. Protecția nu se aplică unui avertizor care este,
   de asemenea, autor/complic/complice la o neregulă.

§ 8

1. Confidențialitatea este menită să garanteze sentimentul de securitate
   al avertizorului și să minimizeze riscul de represalii sau
   represiune. Un avertizor de integritate care a făcut o raportare și ale cărui date cu caracter personal au fost
   dezvăluite neautorizat ar trebui să notifice imediat
   Consiliul de administrație al ITLT sau Comitetul pentru încălcări, care sunt
   obligați să ia măsuri pentru a-l proteja.
2. Identitatea avertizorului, precum și toate informațiile care permit identificarea acestuia
   , nu vor fi dezvăluite entităților vizate de raportare, terților
   sau altor angajați și asociați ai entității. În special:
   1) datele avertizorului nu sunt dezvăluite în niciunul dintre documentele legate de
   procedură;
   2) Datele avertizorului nu sunt dezvăluite la cererea părților sau a participanților la procedură;
   3) datele avertizorului nu sunt incluse în distribuirea documentelor legate de
   procedură;
   4) Avertizorul nu este martor în procedurile care vor fi inițiate ca
   urmare a raportării sale și nici nu este participant sau parte la
   procedura inițiată.
   Identitatea avertizorului, precum și alte informații care permit identificarea
   acestuia pot fi dezvăluite numai dacă o astfel de divulgare este o obligație necesară și
   proporțională în temeiul legislației general aplicabile
   în contextul procedurilor desfășurate de autoritățile naționale (de exemplu,
   instanțele judecătorești).
3. Entitatea prelucrează datele cu caracter personal în măsura necesară pentru a accepta raportul și
   a lua măsuri ulterioare. Datele cu caracter personal care nu sunt relevante pentru investigarea
   raportului nu sunt colectate și șterse dacă sunt colectate. Aceste date
   cu caracter personal vor fi șterse în termen de 14 zile de la stabilirea faptului că sunt irelevante
   .

§ 9

1. În orice caz, notificarea poate fi făcută și Ombudsmanului
   autorități publice fără a urma procedura prevăzută de Carta libertăților civile;
   Procedură, în special atunci când:
   1) în termenul de furnizare a feedback-ului stabilit în procedura ITLT;
   oferă feedback avertizorului sau
   2) Avertizorul are motive întemeiate să creadă că încălcarea legii poate constitui o
   amenințare evidentă la adresa interesului public, în special a interesului public, în special
   există un risc de vătămare ireparabilă sau
   3) efectuarea unui raport intern va expune avertizorul de integritate la represalii sau
   (4) în cazul unui raport intern, există o probabilitate scăzută
   ca ITLT
   să contracareze efectiv încălcarea din cauza circumstanțelor specifice ale cazului, cum ar fi posibilitatea de ascundere sau
   distrugere a probelor sau posibilitatea de coluziune între ITLT și contravenient
   sau implicarea ITLT în încălcare.
2. O raportare făcută Ombudsmanului sau unei autorități publice fără
   un raport intern nu are ca rezultat privarea avertizorului de protecția
   garantată de dispozițiile legii.

§ 10

Procedura intră în vigoare pe 25 septembrie 2024.