PROCEDURA INTERNĂ DE RAPORTARE ȘI MONITORIZARE
aplicabil LeasingTeam Outsourcing sp. z o.o.

§ 1

1. Strategia LeasingTeam Outsourcing sp. z o.o. din Varșovia (denumită în continuare “LTO”) se bazează pe responsabilitate, prevenirea corupției și prevenirea altor nereguli atât în cadrul organizației, cât și între entitățile cooperante, luând în considerare o serie de aspecte, în special interesele sociale, protecția mediului, relațiile cu diferite grupuri de colegi.
2. Procedura este un element al sistemului de control al gestiunii. Scopul său principal este de a preveni neregulile în LTO.
3. LTO își desfășoară activitățile pe baza respectului absolut al legii, al bunelor practici și al celor mai înalte standarde etice.
4. Obiectivul principal al procedurii este de a crea un sistem de avertizare în LTO prin crearea unor canale de raportare securizate pentru a preveni orice represalii împotriva avertizorului.
5. Procedura definește regulile și procedura de raportare a informațiilor despre o încălcare a legii, inclusiv informații despre o suspiciune justificată a unei încălcări existente sau potențiale a legii care a avut loc sau este probabil să aibă loc în LTO sau informații despre o încercare de a ascunde o astfel de încălcare a legii.

§ 2

Ori de câte ori procedura se referă la:
1. Entitate juridică – înseamnă LTO;
2. Unitate organizațională imparțială (denumită în continuare “BJO”) – înseamnă un comitet imparțial autorizat de LTO – o unitate organizațională din cadrul structurii organizaționale a entității juridice, autorizată să primească rapoarte, să întreprindă acțiuni subsecvente și să prelucreze datele cu caracter personal obținute în legătură cu un raport intern, inclusiv verificarea raportului, comunicarea cu avertizorul de integritate. BJO este Comisia pentru încălcări;
3. Procedură – înseamnă Procedura de primire a rapoartelor interne și de luare a măsurilor ulterioare;
4. Legea – Legea din 14 iunie 2024 privind protecția avertizorilor (Monitorul Oficial, punctul 928).
5. Avertizor de integritate – înseamnă o persoană fizică care raportează o încălcare a legii și nu face acest lucru din propriul interes juridic, indiferent de funcția, forma de angajare sau cooperare, atât înainte, cât și după încetarea unui raport juridic cu LTO (inclusiv: un angajat, un fost angajat, o persoană care aplică pentru un loc de muncă, o persoană care prestează o muncă pe altă bază decât un raport de muncă, inclusiv pe baza unui contract de drept civil,
un antreprenor, acționar sau partener, un membru al unui organism al unei persoane juridice, o persoană care efectuează lucrări sub supravegherea și conducerea unui contractant, subcontractant sau furnizor, inclusiv pe baza unui contract de drept civil, un stagiar, un voluntar);
6. Raportare – înseamnă informare despre o încălcare a legii, făcută prin canalele de comunicare prevăzute în acest scop;
7. O persoană la care se referă raportul – înseamnă o persoană indicată în raport ca persoană care a comis o încălcare;
8. Acțiuni ulterioare – înseamnă procedurile desfășurate în legătură cu cererea depusă;
9. Canal de raportare – înseamnă soluții tehnice și organizaționale care permit raportarea;
10. Represalii – înseamnă un act sau o omisiune directă sau indirectă într-un context de muncă care este cauzată de o raportare și care încalcă sau poate încălca drepturile avertizorului sau provoacă, sau poate cauza, prejudicii nejustificate avertizorului, inclusiv inițierea nefondată a unor proceduri împotriva avertizorului.

§ 3

1. Procedura și dispozițiile acesteia se aplică următoarelor grupuri de persoane îndreptățite să facă o raportare:
   1) angajați și asociați, precum și foști angajați și asociați ai LTO,2
   ) persoane care acționează în numele și pentru LTO,3
   ) orice alte persoane care au legătură cu LTO, în special: persoanele care asistă la raportarea neregulilor, ucenicii, stagiarii sau candidații la angajare; dacă au obținut informații despre nereguli în timpul procesului de recrutare sau alte procese anterioare stabilirii unui raport de muncă.
2. Raportarea neregulilor poate viza în special:
   1) entități legate de LTO,2
   ) o persoană fizică autorizată să reprezinte LTO,3
   ) angajații și asociații LTO în legătură cu prestarea de lucrări pentru aceasta,4
   ) un subcontractant sau alt antreprenor care este persoană fizică, dacă actul său interzis a fost legat de executarea unui contract încheiat cu LTO;
   5) un angajat sau un coleg de muncă sau o persoană autorizată să acționeze în interesul sau în beneficiul unui antreprenor care nu este persoană fizică, dacă actul său a fost legat de executarea contractului încheiat de acest antreprenor cu LTO.
3. Neregulile ar trebui înțelese ca informații, în special informații
   care pot dovedi:
   1) suspiciunea de pregătire, tentativă sau comitere a unui act interzis de către entitățile menționate în secțiunea 2,2) nerespectarea obligațiilor sau abuzul de drepturi de către entitățile menționate la secțiunea 2,2
   ) 2.3
   ) neexercitarea diligenței necesare în circumstanțele în activitățile entităților enumerate la punctul 2.4
   ) nereguli în organizarea activităților LTO care ar putea duce la comiterea unui act interzis sau la provocarea de prejudicii,5
   ) încălcarea prevederilor legislației general aplicabile pe baza căreia operează LTO,6
   ) încălcarea procedurilor interne și a standardelor etice adoptate în LTO.
4. O încălcare a legii este o acțiune sau o omisiune ilegală sau care vizează eludarea legii, privind:
   1) corupție;
   2) achiziții publice;
   3) servicii, produse și piețe financiare;
   4) combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului;
   (5) siguranța și conformitatea produselor;
   6) siguranța transportului;
   7) protecția mediului;
   8) radioprotecția și securitatea nucleară;
   9) siguranța alimentelor și a hranei pentru animale;
   10) sănătatea și bunăstarea animalelor;
   11) sănătatea publică;
   12) protecția consumatorilor;
   13) protecția vieții private și a datelor cu caracter personal;
   14) securitatea rețelelor și a sistemelor TIC;
   15) interesele financiare ale Trezoreriei de Stat a Republicii Polone, ale unităților administrației locale și ale Uniunii Europene;
   16) piața internă a Uniunii Europene, inclusiv normele de drept public privind concurența și ajutoarele de stat, precum și impozitarea societăților;
   17) libertățile și drepturile constituționale ale omului și ale cetățeanului – care apar în relațiile unei persoane cu autoritățile publice și nu au legătură cu domeniile indicate la punctele 1-16.

§ 4

1. Persoana care exercită supravegherea generală asupra primirii și examinării rapoartelor de către BJO, precum și ține un registru al încălcărilor, este reprezentantul pentru încălcări ale legii. Reprezentantul pentru încălcări este numit de Consiliul LTO.
2. BJO, responsabil de primirea și examinarea rapoartelor și autorizat să urmărească și să comunice cu Avertizorul de Integritate, este Comitetul de Încălcare, format din Reprezentantul Încălcării și 2 membri numiți de Consiliul de Administrație al LTO, cu consimțământul acestora, dintre următoarele persoane: neînrudite și neînrudite, care nu fac parte din aceeași gospodărie, nu mențin relații private strânse cu Consiliul de Administrație. Încălcarea este analizată de comitet într-un ședință de judecată unică, propusă de plenipotențiar.
   Plenipotențiarul nu ia în considerare cererile, cu excepția cazului în care acest lucru este necesar din cauza lipsei de membri ai Comisiei care să poată efectua această analiză.
3. Persoanele care sunt indicate prin conținutul raportului că pot fi implicate în vreun fel negativ în actul sau omisiunea care constituie neregula nu pot participa la analiza raportului.
4. În cazul în care raportul de nereguli se referă la reprezentantul încălcării sau la membrii comitetului pentru constatarea neîndeplinirii obligațiilor. încălcări într-un număr care face imposibilă acționarea într-o componență de cel puțin o persoană, Consiliul LTO numește alte persoane responsabile de acest raport.
5. Comisarul pentru infringement și Comitetul pentru infringement sunt obligați să păstreze confidențialitatea în ceea ce privește informațiile și datele cu caracter personal obținute în cursul primirii și verificării raportului și luarea de măsuri ulterioare, inclusiv după încetarea raportului de muncă sau a altui raport juridic în cadrul căruia au desfășurat aceste activități.

§ 5

1. Un avertizor de integritate poate face rapoarte printr-un e-mail trimis la adresa de încălcare a
   LTO@leasingteam.pl.
2. Raportul prezentat trebuie să conțină o explicație clară și completă a subiectului raportului și trebuie să conțină cel puțin următoarele informații: data și locul încălcării legii sau data și locul obținerii informațiilor despre încălcarea legii, descrierea situației sau circumstanțelor specifice care creează posibilitatea încălcării legii, indicarea entității la care se referă raportul, indicarea posibililor martori la încălcarea legii, indicarea tuturor probelor și informațiilor, pe care avertizorul de integritate îl are la dispoziție și care poate fi util în procesul de gestionare a raportării.
3. Entitatea nu va recunoaște rapoartele anonime.
4. În conformitate cu principiul bunei-credințe, orice persoană autorizată să facă o raportare ar trebui să raporteze o neregulă dacă există motive întemeiate din partea sa pentru a crede că informațiile furnizate sunt adevărate.
5. Este interzis să faci cu bună știință rapoarte false.
6. În cazul în care se stabilește că raportul conține cu bună știință un neadevăr sau ascunde adevărul, persoana care face raportul poate fi trasă la răspundere pentru ordinul specificat în prevederile Codului muncii și în reglementările speciale, inclusiv reglementările de executare în vigoare în Entitate. Un astfel de comportament poate fi, de asemenea, clasificat ca o încălcare gravă a îndatoririlor de bază ale angajaților sau a persoanelor care desfășoară o activitate remunerată pe o altă bază decât un raport juridic și, ca atare, duce la încetarea contractului de muncă/contractului civil fără preaviz.
7. Decizia de a acorda statutul de avertizor de integritate este luată de Comitetul pentru încălcarea obligațiilor.
8. Statutul de avertizor poate fi obținut de orice avertizor, cu excepția cazului în care analiza inițială a raportului dă motive să se presupună că avertizorul a acționat în mod clar cu rea-credință (prezumția de bună-credință).
9. Pentru fiecare raport, BJO numește o persoană responsabilă de comunicarea cu avertizorul de integritate. Această persoană confirmă primirea cererii în termen de 7 zile de la data primirii acesteia prin trimiterea unui mesaj la adresa de e-mail de la care a fost trimisă cererea.
10. Dacă, în cursul investigației, se dovedește că avertizorul, căruia i s-a acordat anterior statutul de avertizor, a acționat cu rea-credință, acesta este privat de protecția oferită unui avertizor.

§ 6

1. Numai agentul de avertizare și ceilalți membri ai Comitetului de avertizare sau alte persoane responsabile de raportare au acces la canalele de avertizare.
2. La primirea raportului, în termen de cel mult 7 zile de la primirea raportului, Comitetul de infringement efectuează o verificare preliminară a raportului, adică în ceea ce privește probabilitatea reală ca încălcarea să fie adevărată (“Verificare inițială”). O verificare inițială pozitivă are ca rezultat confirmarea Comitetului de infringement, primirea raportului și acordarea statutului de avertizor de integritate. Confirmarea se face la adresa de e-mail de la care a fost trimisă cererea.
3. Comitetul de infringement, în conformitate cu paragraful 2 de mai sus, adică după verificarea inițială, poate decide să nu efectueze investigația dacă raportul este vădit fals sau este imposibil să se obțină informații suplimentare de la avertizor necesare pentru a verifica raportul.
4. Comitetul de constatare a neîndeplinirii obligațiilor investighează raportul și dă curs fără întârzieri nejustificate.
5. În cazuri justificate (în conformitate cu punctele 2 și 3 de mai sus), Comisia de constatare a neîndeplinirii obligațiilor deschide o investigație (“Investigație”) și, apoi, într-un termen de cel mult 30 de zile, decide cu privire la fondul raportului, cu condiția ca entitatea examinatoare să fie în măsură să colecteze documentele și probele necesare în acest termen.
6. În cazuri deosebit de complexe, raportul de nereguli poate fi examinat într-un termen de cel mult 90 de zile de la data deschiderii procedurii explicative.
7. Sub rezerva secțiunii 2, în cazul în care raportul permite acțiuni subsecvente, inclusiv o desfășurare scurtă a procedurii explicative, acest lucru se face imediat după primirea raportului.
8. Specialiștii și consultanții independenți pot fi implicați în procedura explicativă, dacă faptele descrise în raport justifică acest lucru, de exemplu prin pregătirea unui aviz cu privire la subiectul raportului, inclusiv un aviz juridic.
9. Informațiile privind acțiunile ulterioare planificate sau întreprinse și motivele acestor acțiuni vor fi furnizate avertizorului de integritate în termen de cel mult 3 luni de la confirmarea primirii raportării (în cazul în care nu se furnizează nicio confirmare a primirii raportului, în termen de 3 luni de la expirarea a 7 zile de la data raportării).
   Feedback-ul este trimis la adresa de e-mail de la care a fost trimis raportul.
10. Comitetul pentru încălcări poate emite recomandări privind acțiunile corective sau disciplinare adecvate în legătură cu persoana care a comis încălcarea legii și recomandări menite să elimine și să prevină aceleași încălcări sau încălcări similare descrise în raport în viitor.
11. Comitetul de constatare a neîndeplinirii obligațiilor întocmește un raport privind constatările investigației și îl prezintă Comisiei de constatare a neîndeplinirii obligațiilor, cu excepția cazului în care reprezentantul este autorul raportului în calitate de persoană care efectuează investigația.
12. Raportul privind ancheta conține o descriere a faptelor constatate, inclusiv neregulile constatate și cauzele, domeniul de aplicare și efectele acestora, precum și persoanele responsabile pentru acestea.
13. Comisia anexează propuneri de măsuri suplimentare la raportul privind investigația. În funcție de constatări, aceste acțiuni pot include acțiuni împotriva persoanelor vinovate de încălcări, acțiuni de prevenire a încălcărilor și de consolidare a sistemului de control intern în entitate. Astfel de măsuri pot include, în special:
    1) închiderea procedurii fără alte acțiuni (în cazul în care raportul nu este confirmat);
    2) purtarea unei conversații, atragerea atenției angajatului;
    3) mustrarea angajatului, privarea angajatului etc.
    4) schimbări sau rotații de poziții;
    5) modificări ale procedurilor interne;
    6) întreprinderea de acțiuni de drept civil, privind, de exemplu, contracte încheiate, repararea daunelor, plata despăgubirilor;
    7) depunerea unei moțiuni de inițiere a procedurii disciplinare;
    8) depunerea unei notificări privind o suspiciune justificată de săvârșire a unei infracțiuni (în cazul strângerii de probe);
    9) informarea serviciilor corespunzătoare (în cazul strângerii de probe circumstanțiale).
14. Consiliul LTO stabilește acțiunile și persoanele responsabile pentru punerea lor în aplicare.
    Plenipotențiarul monitorizează punerea în aplicare a acestor activități și oferă asistență celor responsabili de acestea.
15. Comisia informează avertizorul cu privire la constatările făcute și la măsurile aprobate imediat după aprobarea concluziilor de către comitetul LTO, în termen de cel mult 30 de zile de la încheierea investigației.
16. Măsurile luate, măsurile aprobate și punerea lor în aplicare sunt înregistrate în registrul cererilor.
17. Registrul neregulilor conține în special:
    1) datele de contact ale avertizorului,2
    ) toate informațiile detaliate deținute despre raportare,3
    ) cursul analizei și examinării raportului de avertizare,4
    ) persoanele și organismele implicate în procesul de analiză și examinare a raportului,5
    ) toate deciziile și escaladările (dacă există).
18. Registrul de rapoarte este păstrat în conformitate cu principiile confidențialității, iar datele cu caracter personal și alte informații din registrul de rapoarte sunt stocate pentru o perioadă de 3 ani de la sfârșitul anului calendaristic în care au fost finalizate acțiunile ulterioare sau după încheierea procedurilor inițiate prin aceste acțiuni.

§ 7

1. Este introdusă o interdicție absolută a represaliilor împotriva avertizorului care a făcut raportarea (atât internă, cât și externă), precum și a dezvăluirii publice – în conformitate cu legea.
2. Adoptarea oricărui tratament represiv, discriminatoriu sau incorect al avertizorului va fi tratată ca o încălcare a procedurii și poate duce la răspundere disciplinară sau la rezilierea contractului dintre represalii și LTO.
3. În special, următoarele sunt inacceptabile în legătură cu un avertizor de integritate: refuzul de a stabili un raport de muncă, încetarea sau încetarea fără preaviz de angajare, reducerea remunerației pentru muncă, suspendarea promovării sau omisiunea de la promovare, omisiunea de a acorda beneficii legate de muncă, altele decât remunerația, transferul unui angajat într-o poziție inferioară, suspendarea de la îndeplinirea atribuțiilor angajatului sau oficiale, transferul îndatoririle angajatului, schimbarea nefavorabilă a locului de muncă sau a programului de lucru, evaluarea negativă a performanței profesionale sau opinia negativă cu privire la muncă, impunerea sau aplicarea unei măsuri disciplinare, inclusiv o sancțiune financiară, sau a unei măsuri de natură similară, suspendarea participării sau omisiunea de a participa la o formare pentru îmbunătățirea calificărilor profesionale, trimiterea nejustificată la un examen medical, inclusiv la un examen psihiatric; În cazul în care reglementări separate prevăd posibilitatea de a trimite un angajat pentru o astfel de examinare, acțiune care urmărește să îngreuneze găsirea unui loc de muncă în viitor.
4. O amenințare sau o încercare de a aplica măsura menționată la alineatul (3) de mai sus este, de asemenea, considerată un tratament nefavorabil ca urmare a notificării.
5. Protecția nu se aplică unui avertizor care este, de asemenea, autor/complic/complice la o neregulă.

§ 8

1. Confidențialitatea este menită să garanteze sentimentul de securitate al avertizorului și să minimizeze riscul de represalii sau represiune. Un avertizor de integritate care a făcut o raportare și ale cărui date cu caracter personal au fost divulgate neautorizat ar trebui să notifice imediat Consiliul de administrație al LTO sau Comitetul de încălcare, care sunt obligați să ia măsuri pentru a-l proteja.
2. Identitatea avertizorului, precum și toate informațiile care permit identificarea acestuia, nu vor fi dezvăluite entităților vizate de raportare, terților sau altor angajați și asociați ai entității. În special:
   1) datele avertizorului nu sunt dezvăluite în niciunul dintre documentele legate de procedură;
   2) Datele avertizorului nu sunt dezvăluite la cererea părților sau a participanților la procedură;
   3) datele avertizorului nu sunt incluse în distribuirea documentelor legate de procedură;
   4) Avertizorul nu este martor în procedurile care vor fi inițiate ca urmare a raportării sale și nici nu este participant sau parte la procedura inițiată.
   Identitatea avertizorului, precum și alte informații care permit identificarea acestuia pot fi divulgate numai dacă o astfel de divulgare este o obligație necesară și proporțională în temeiul legislației general aplicabile în contextul procedurilor desfășurate de autoritățile naționale (de exemplu, instanțele).
3. Entitatea prelucrează datele cu caracter personal în măsura necesară pentru a accepta raportul și a lua măsuri ulterioare. Datele cu caracter personal care nu sunt relevante pentru investigarea raportului nu sunt colectate și șterse dacă sunt colectate. Aceste date cu caracter personal vor fi șterse în termen de 14 zile de la stabilirea faptului că sunt irelevante.

§ 9

1. În orice caz, un raport poate fi prezentat și Ombudsmanului sau unei autorități publice fără a urma procedura prevăzută în procedură, în special atunci când:
   1) nu furnizează feedback avertizorului în termenul stabilit în procedura LTO sau
   2) avertizorul are motive întemeiate să creadă că încălcarea legii poate reprezenta o amenințare imediată sau evidentă la adresa interesului public, în special există un risc de prejudiciu ireparabil sau
   3) efectuarea unui raport intern va expune avertizorul de integritate la represalii sau
   4) în cazul unui raport intern, există o probabilitate scăzută de prevenire efectivă a încălcării de către LTO din cauza circumstanțelor speciale ale cazului, cum ar fi posibilitatea de ascundere sau distrugere a probelor sau posibilitatea de coluziune între LTO și autorul încălcării sau participarea LTO la încălcare.
2. O raportare făcută Ombudsmanului sau unei autorități publice fără un raport intern nu are ca rezultat privarea avertizorului de protecția garantată de dispozițiile legii.

§ 10Procedura intră în vigoare pe 25 septembrie 2024.