INTERNÍ OZNAMOVÁNÍ A NÁSLEDNÝ POSTUP
platí pro LeasingTeam Outsourcing sp. z o.o.

§ 1

1. Strategie společnosti LeasingTeam Outsourcing sp. z o.o. se sídlem ve Varšavě (dále jen “LTO”) je založena na odpovědnosti, prevenci korupce a předcházení dalším nesrovnalostem jak v rámci organizace, tak mezi spolupracujícími subjekty, a to s přihlédnutím k řadě aspektů, zejména sociálním zájmům, ochraně životního prostředí, vztahům s různými skupinami spolupracovníků.
2. Postup je součástí systému řízení kontroly. Jejím hlavním cílem je předcházet nesrovnalostem v LTO.
3. LTO provádí svou činnost na základě absolutního respektu k zákonům, osvědčeným postupům a nejvyšším etickým standardům.
4. Primárním cílem Postupu je vytvoření systému nahlašování v rámci LTO vytvořením bezpečných oznamovacích kanálů, které zabrání jakýmkoli odvetným opatřením vůči oznamovateli.
5. Postup definuje pravidla a postup pro oznamování informace o porušení zákona, včetně informace o důvodném podezření na existující nebo potenciální porušení zákona, ke kterému došlo nebo pravděpodobně dojde v OZP, nebo informace o pokusu o zastření takového porušení zákona.

§ 2

Kdykoli se postup týká těchto údajů:
1. Právnická osoba – znamená LTO;
2. Nestranný organizační útvar (dále jen “BJO”) – nestranný výbor pověřený LTO – organizační jednotka v rámci organizační struktury právnické osoby, oprávněná přijímat oznámení, přijímat následná opatření a zpracovávat osobní údaje získané v souvislosti s interním oznámením, včetně ověření oznámení, komunikace s oznamovatelem. BJO je Komise pro porušení předpisů;
3. Postup – znamená Postup pro přijímání interních oznámení a přijímání následných opatření;
4. Zákon – zákon ze dne 14. června 2024 o ochraně oznamovatelů (Sbírka zákonů, položka 928).
5. Oznamovatel – fyzická osoba, která oznámí porušení zákona a neučiní tak z důvodu vlastního právního zájmu, a to bez ohledu na její postavení, formu zaměstnání nebo spolupráce, a to jak před, tak i po ukončení právního vztahu s LTO (včetně: zaměstnance, bývalého zaměstnance, osoby ucházející se o zaměstnání, osoby vykonávající práci na jiném základě, než je pracovněprávní vztah, a to i na základě občanskoprávní smlouvy,
podnikatelem, akcionářem nebo společníkem, členem orgánu právnické osoby, osobou vykonávající práci pod dohledem a vedením dodavatele, subdodavatele nebo dodavatele, a to i na základě občanskoprávní smlouvy, stážistou, dobrovolníkem);
6. Oznámení – je informace o porušení zákona, učiněná prostřednictvím komunikačních kanálů k tomu určených;
7. Osoba, které se oznámení týká – znamená osobu uvedenou v oznámení jako osobu, která se dopustila porušení;
8. Následná žaloba – znamená řízení vedené v souvislosti s podanou žádostí;
9. Kanál pro oznamování – znamená technická a organizační řešení umožňující podávání zpráv;
10. Odvetným opatřením se rozumí přímé nebo nepřímé jednání nebo opomenutí v pracovním kontextu, které je způsobeno oznámením a které porušuje nebo může porušovat práva oznamovatele nebo způsobuje nebo může způsobit oznamovateli neoprávněnou újmu, včetně bezdůvodného zahájení řízení proti oznamovateli.

§ 3

1. Postup a jeho ustanovení se vztahují na následující skupiny osob oprávněných učinit oznámení:
   1) zaměstnanci a spolupracovníci, jakož i bývalí zaměstnanci a spolupracovníci LTO,2
   ) osoby jednající jménem a na účet LTO,3
   ) jakékoli další osoby, které jsou s LTO jakkoli spojeny, zejména: osoby napomáhající při oznamování nesrovnalostí, učni, stážisté nebo uchazeči o zaměstnání, pokud získali informace o nesrovnalostech v průběhu výběrového řízení nebo jiných procesů předcházejících vzniku pracovního poměru.
2. Oznamovací nesrovnalosti se mohou týkat zejména:
   1) subjektů souvisejících s LTO,2
   ) fyzické osoby oprávněné zastupovat LTO,3
   ) zaměstnanců a spolupracovníků LTO v souvislosti s výkonem práce pro něj,4
   ) subdodavatele nebo jiného podnikatele, který je fyzickou osobou, pokud jeho zakázané jednání souviselo s plněním smlouvy uzavřené s LTO,
   5) zaměstnancem nebo spolupracovníkem nebo osobou oprávněnou jednat v zájmu nebo ve prospěch podnikatele, který není fyzickou osobou, pokud jeho jednání souviselo s plněním smlouvy uzavřené tímto podnikatelem s LTO.
3. Nesrovnalostmi se rozumí informace, zejména informace, které mohou
   naznačovat:
   1) podezření z přípravy, pokusu nebo spáchání zakázaného jednání ze strany subjektů uvedených v oddíle 2,2
   ) nesplnění povinnosti nebo zneužití práv ze strany subjektů uvedených v oddíle 2,3) neprovedení náležité péče vyžadované za daných okolností při činnostech subjektů uvedených v oddíle 2,3
   ) neprovedení náležité péče vyžadované za daných okolností v činnosti subjektů uvedených v oddíle 2,3) 2.4
   ) nesrovnalosti v organizaci činnosti LTO, které by mohly vést ke spáchání zakázaného jednání nebo ke způsobení škody,5
   ) porušení ustanovení obecně závazných právních předpisů, na jejichž základě LTO funguje,6
   ) porušení interních postupů a etických norem přijatých v LTO.
4. Porušení zákona je jednání nebo opomenutí, které je nezákonné nebo zaměřené na obcházení zákona, pokud jde o:
   1) korupce;
   2) veřejné zakázky;
   3) finanční služby, produkty a trhy;
   4) boj proti praní špinavých peněz a financování terorismu;
   (5) bezpečnost a shoda s produktem;
   6) bezpečnost dopravy;
   7) ochrana životního prostředí;
   8) radiační ochrana a jaderná bezpečnost;
   9) bezpečnost potravin a krmiv;
   10) zdraví a dobré životní podmínky zvířat;
   11) veřejné zdraví;
   12) ochrana spotřebitele;
   13) ochrana soukromí a osobních údajů;
   14) bezpečnost sítí a ICT systémů;
   15) finanční zájmy Státní pokladny Polské republiky, územních samosprávných celků a Evropské unie;
   16) vnitřní trh Evropské unie, včetně veřejnoprávních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory a zdanění právnických osob;
   17) Ústavní svobody a práva člověka a občana – vyskytující se ve vztazích jednotlivce s orgány veřejné moci a nesouvisející s oblastmi uvedenými v bodech 1-16.

§ 4

1. Osoba, která vykonává celkový dohled nad přijímáním a posuzováním oznámení ze strany Obchodního úřadu a vede rejstřík přestupků, je Zástupce pro porušení zákona. Zástupce pro porušení je jmenován radou LTO.
2. BJO, odpovědný za přijímání a zkoumání oznámení a oprávněný sledovat a komunikovat s oznamovatelem, je výborem pro porušení, který se skládá ze zástupce pro porušení předpisů a 2 členů jmenovaných správní radou LTO s jejich souhlasem z následujících osob: nespříznění a nepříbuzní, nežijící ve stejné domácnosti, neudržující úzké soukromé vztahy s představenstvem. Porušení je analyzováno Výborem v samosoudci, který navrhne zplnomocněnec
   .Zplnomocněnec žádosti neposuzuje, ledaže by to bylo nezbytné z důvodu nedostatku členů Komise, kteří by mohli tuto analýzu provést.
3. Osoby, které z obsahu oznámení vyplývají, že by mohly být jakýmkoli způsobem negativně zapojeny do jednání nebo opomenutí zakládajícího nesrovnalost, se nemohou analýzy oznámení zúčastnit.
4. Pokud se oznámení o nesrovnalosti týká zástupce pro porušení předpisů nebo členů výboru pro porušení předpisů. v takovém počtu, který znemožňuje jednání ve složení alespoň jedné osoby, jmenuje Rada LTO další osoby odpovědné za toto oznámení.
5. Komisař pro porušení předpisů a výbor pro porušení předpisů jsou povinni zachovávat mlčenlivost o informacích a osobních údajích získaných v průběhu přijímání a ověřování oznámení a přijímání následných opatření, a to i po ukončení pracovního poměru nebo jiného právního vztahu, v jehož rámci tyto činnosti vykonávali.

§ 5

1. Oznamovatel může podat oznámení prostřednictvím e-mailu zaslaného na adresu LTO@leasingteam.pl
   porušení.
2. Podané oznámení by mělo obsahovat jasné a úplné vysvětlení předmětu oznámení a mělo by obsahovat alespoň následující informace: datum a místo porušení zákona nebo datum a místo získání informace o porušení zákona, popis konkrétní situace nebo okolností zakládajících možnost porušení zákona, označení subjektu, kterého se oznámení týká, označení možných svědků porušení zákona, uvedení všech důkazů a informací, které má oznamovatel k dispozici a které mohou být užitečné v procesu vyřizování oznámení.
3. Subjekt nerozpozná anonymní hlášení.
4. V souladu se zásadou dobré víry by každá osoba oprávněná učinit oznámení měla oznámit nesrovnalost, pokud na její straně existují oprávněné důvody domnívat se, že poskytnuté informace jsou pravdivé.
5. Je zakázáno vědomě podávat falešná oznámení.
6. Bude-li zjištěno, že oznámení vědomě obsahuje nepravdu nebo zamlčuje pravdu, může být osoba podávající oznámení činěna odpovědnou za příkaz uvedený v ustanoveních zákoníku práce a ve zvláštních předpisech, včetně prováděcích předpisů platných v Subjektu. Takové jednání může být kvalifikováno i jako závažné porušení základních povinností zaměstnance nebo osob vykonávajících výdělečnou činnost na jiném než právním základě, a jako takové může mít za následek ukončení pracovní smlouvy/občanskoprávní smlouvy bez výpovědní doby.
7. O udělení statusu oznamovatele rozhoduje výbor pro porušení předpisů.
8. Status oznamovatele může získat kterýkoli oznamovatel, pokud z počáteční analýzy oznámení nevyplývá důvod předpokládat, že oznamovatel zjevně nejednal v dobré víře (presumpce dobré víry).
9. Pro každé oznámení určí BJO jednu osobu odpovědnou za komunikaci s oznamovatelem. Tato osoba potvrdí přijetí žádosti do 7 dnů ode dne jejího obdržení zasláním zprávy na e-mailovou adresu, ze které byla žádost odeslána.
10. Pokud se v průběhu vyšetřování ukáže, že oznamovatel, kterému byl dříve udělen status oznamovatele, nejednal ve zlé víře, je zbaven ochrany poskytované oznamovateli.

§ 6

1. K kanálům pro oznamování mají přístup pouze úředník pro whistleblowing a další členové výboru pro whistleblowing nebo jiné osoby odpovědné za oznámení.
2. Po obdržení oznámení, nejpozději do 7 dnů od jeho obdržení, provede výbor pro porušení předběžného ověření oznámení, tj. z hlediska skutečné pravděpodobnosti, že porušení je pravdivé (“počáteční ověření”). Pozitivní počáteční ověření vede k potvrzení výborem pro porušení předpisů, přijetí zprávy a udělení statusu oznamovatele. Potvrzení je provedeno na e-mailovou adresu, ze které byla žádost odeslána.
3. Výbor pro porušení podle odstavce 2 výše, tj. po počátečním ověření, může rozhodnout o neprovedení vyšetřování, pokud je oznámení zjevně nepravdivé nebo není možné získat od oznamovatele další informace nezbytné k ověření oznámení.
4. Výbor pro porušení povinnosti oznámení prošetří a bez zbytečného odkladu přijme následná opatření.
5. V odůvodněných případech (v souladu s odstavci 2 a 3 výše) zahájí Komise pro porušení šetření (dále jen “vyšetřování”) a poté ve lhůtě nejvýše do 30 dnů rozhodne o opodstatněnosti oznámení za předpokladu, že vyšetřující subjekt je schopen v této lhůtě shromáždit potřebné dokumenty a důkazy.
6. Ve zvláště složitých případech může být oznámení o nesrovnalostech posouzeno ve lhůtě nejvýše 90 dnů ode dne zahájení vysvětlujícího postupu.
7. S výhradou oddílu 2, pokud zpráva umožňuje následná opatření – včetně zkráceného postupu vysvětlení, musí být tato opatření provedena neprodleně po obdržení zprávy.
8. Do vysvětlujícího postupu mohou být zapojeni specialisté a nezávislí konzultanti, pokud je to odůvodněno skutečnostmi popsanými ve zprávě, např. vypracováním stanoviska k předmětu zprávy, včetně právního stanoviska.
9. Informace o plánovaných nebo provedených následných opatřeních a důvodech těchto opatření budou oznamovateli poskytnuty nejpozději do 3 měsíců od potvrzení o přijetí oznámení (pokud nebude potvrzení o přijetí oznámení poskytnuto, do 3 měsíců od uplynutí 7 dnů ode dne oznámení).
   Zpětná vazba je zasílána na e-mailovou adresu, ze které byla zpráva odeslána.
10. Výbor pro porušení může vydávat doporučení ohledně vhodných nápravných nebo disciplinárních opatření ve vztahu k osobě, která se dopustila porušení zákona, a doporučení zaměřená na odstranění a prevenci stejných nebo podobných porušení, která jsou popsána v oznámení, v budoucnu.
11. Výbor pro porušení vypracuje zprávu o zjištěních vyšetřování a předloží ji Komisi pro porušení předpisů, pokud zástupce není autorem zprávy jako osoba provádějící vyšetřování.
12. Zpráva o šetření obsahuje popis zjištěných skutečností, včetně zjištěných nesrovnalostí a jejich příčin, rozsahu a účinků, a osob odpovědných za ně.
13. Komise ke zprávě o vyšetřování připojuje návrhy na další opatření. V závislosti na zjištěních mohou tyto akce zahrnovat opatření proti osobám vinným z porušení, opatření k prevenci porušení a posílení vnitřního kontrolního systému v subjektu. Mezi taková opatření mohou patří zejména:
    1) ukončení řízení bez dalšího (v případě, že oznámení není potvrzeno);
    2) vedení rozhovoru, upoutání pozornosti zaměstnance;
    3) napomenutí zaměstnance, zbavení zaměstnance o členství apod.
    4) změny nebo rotace pozic;
    5) změny ve vnitřních postupech;
    6) provádění občanskoprávních žalob, týkajících se například uzavřených smluv, nápravy škody, výplaty náhrady škody;
    7) podání návrhu na zahájení kárného řízení;
    8) podání oznámení o důvodném podezření ze spáchání trestného činu (v případě shromažďování důkazů);
    9) informování příslušných služeb (v případě shromažďování nepřímých důkazů).
14. Rada LTO určuje další opatření a osoby odpovědné za jejich provádění.
    Zmocněnec dohlíží na realizaci těchto aktivit a poskytuje pomoc osobám odpovědným za ně.
15. Komise informuje oznamovatele o učiněných zjištěních a schválených opatřeních neprodleně po schválení závěrů Radou LTO, nejpozději do 30 dnů po ukončení vyšetřování.
16. Přijatá opatření, schválená opatření a jejich realizace jsou zaznamenány v registru žádostí.
17. Rejstřík nesrovnalostí obsahuje zejména:
    1) kontaktní údaje oznamovatele,2
    ) veškeré podrobné informace o oznámení,3
    ) průběh analýzy a projednání oznámení o porušení předpisů,4
    ) osoby a orgány zapojené do procesu analýzy a posouzení oznámení,5
    ) všechna rozhodnutí a případná eskalace.
18. Rejstřík oznámení je veden v souladu se zásadami mlčenlivosti a osobní údaje a další informace v rejstříku oznámení jsou uchovávány po dobu 3 let od konce kalendářního roku, ve kterém byly ukončeny navazující úkony, nebo po ukončení řízení zahájených těmito úkony.

§ 7

1. Zavádí se absolutní zákaz odvetných opatření vůči oznamovateli, který oznámení učinil (interní i externí), jakož i zveřejnění – v souladu se zákonem.
2. Jakékoli represivní, diskriminační nebo jinak nespravedlivé zacházení s oznamovatelem bude považováno za porušení postupu a může mít za následek disciplinární odpovědnost nebo ukončení smlouvy mezi odvetným subjektem a LTO.
3. Ve vztahu k oznamovateli je nepřijatelné zejména: odmítnutí navázat pracovní poměr, ukončení nebo ukončení pracovního poměru bez výpovědní doby pracovního poměru, snížení odměny za práci, pozastavení povýšení nebo opomenutí v poskytování jiných pracovních výhod než odměny, převedení zaměstnance na nižší pozici, pozastavení výkonu zaměstnaneckých nebo úředních povinností, převod stávajících povinnosti zaměstnance, nepříznivá změna místa výkonu práce nebo rozvržení pracovní doby, negativní hodnocení pracovního výkonu nebo negativní stanovisko k práci, uložení nebo uplatnění disciplinárního opatření, včetně peněžité sankce, nebo opatření obdobné povahy, pozastavení účasti nebo nezařazení do výběru na školení ke zvýšení odborné kvalifikace, neoprávněné přihlášení k lékařskému vyšetření, včetně psychiatrického vyšetření, Pokud zvláštní předpisy stanoví možnost odeslat zaměstnance k takové zkoušce, jedná se o akci, která má ztížit nalezení zaměstnání v budoucnu.
4. Za nepříznivé zacházení v důsledku oznámení se považuje rovněž hrozba nebo pokus o uplatnění opatření uvedeného v odstavci 3.
5. Ochrana se nevztahuje na oznamovatele, který je zároveň pachatelem/spolupachatelem/spolupachatelem nesrovnalosti.

§ 8

1. Mlčenlivost má zaručit pocit bezpečí oznamovatele a minimalizovat riziko odvety nebo represe. Oznamovatel, který podal oznámení a jehož osobní údaje byly neoprávněně zveřejněny, by měl neprodleně informovat správní radu LTO nebo výbor pro porušení, které jsou povinny přijmout opatření na ochranu oznamovatele.
2. Totožnost oznamovatele, jakož i veškeré informace umožňující jeho identifikaci, nebudou sděleny subjektům, kterých se oznámení týká, třetím osobám ani jiným zaměstnancům a spolupracovníkům subjektu. Zejména:
   1) údaje oznamovatele nejsou zveřejněny v žádném z dokumentů souvisejících s řízením;
   2) Údaje oznamovatele nejsou zveřejněny na žádost stran nebo účastníků řízení;
   3) Údaje oznamovatele nejsou zahrnuty do distribuce dokumentů souvisejících s řízením;
   4) Oznamovatel není svědkem v řízení, které bude zahájeno na základě jeho oznámení, ani není účastníkem nebo účastníkem zahájeného řízení.
   Totožnost oznamovatele, jakož i další informace umožňující jeho identifikaci, mohou být zveřejněny pouze v případě, že je takové zveřejnění nezbytnou a přiměřenou povinností podle obecně platných právních předpisů v rámci řízení vedených státními orgány (např. soudy).
3. Subjekt zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro přijetí oznámení a přijetí následných opatření. Osobní údaje, které nejsou relevantní pro vyšetřování oznámení, nejsou shromažďovány a v případě shromažďování jsou vymazány. Tyto osobní údaje budou vymazány do 14 dnů ode dne, kdy bude zjištěno, že jsou irelevantní.

§ 9

1. V každém případě lze oznámení podat veřejnému ochránci práv nebo orgánu veřejné moci, aniž by byl dodržen postup stanovený v postupu, zejména pokud:
   1) neposkytne Oznamovateli zpětnou vazbu ve lhůtě stanovené v Postupu pro LTO, nebo
   2) oznamovatel má důvodné podezření, že porušením právních předpisů může dojít k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení veřejného zájmu, zejména k riziku nenapravitelné újmy, nebo
   3) provedením interního oznámení se oznamovatel vystavuje odvetným opatřením, nebo
   4) v případě interního oznámení existuje nízká pravděpodobnost účinného zabránění porušení ze strany LTO vzhledem ke zvláštním okolnostem případu, jako je možnost zatajení nebo zničení důkazů nebo možnost tajné dohody mezi LTO a pachatelem porušení nebo účast LTO na porušení.
2. Oznámení učiněné veřejnému ochránci práv nebo orgánu veřejné moci bez interního oznámení nemá za následek zbavení oznamovatele ochrany zaručené ustanoveními zákona.

§ 10Postup nabývá účinnosti dne 25. září 2024.