INTERNÍ OZNAMOVÁNÍ A NÁSLEDNÝ POSTUP
použitelné v IT LeasingTeam sp. z o.o.

§ 1

1. Strategie společnosti IT LeasingTeam sp. z o.o. ve Varšavě (dále jen “ITLT”) je založena na odpovědnosti, prevenci korupce a prevenci dalších nesrovnalostí jak v rámci organizace, tak mezi spolupracujícími subjekty, s přihlédnutím k řadě aspektů, zejména sociálním zájmům, ochraně životního prostředí, vztahům s různými skupinami spolupracovníků.
2. Postup je součástí systému řízení kontroly. Jejím hlavním cílem je předcházet nesrovnalostem v ITLT.
3. ITLT provádí svou činnost na základě absolutního respektu k zákonům, osvědčeným postupům a nejvyšším etickým standardům.
4. Primárním cílem Postupu je vytvořit systém nahlašování v ITLT vytvořením bezpečných oznamovacích kanálů, aby se zabránilo jakýmkoli odvetným opatřením vůči oznamovateli.
5. Postup definuje pravidla a postup pro oznamování informací o porušení zákona, včetně informace o důvodném podezření na existující nebo potenciální porušení zákona, ke kterému došlo nebo pravděpodobně dojde v ITLT, nebo informace o pokusu o zastření takového porušení zákona.

§ 2

Kdykoli se postup týká těchto údajů:

1. Právnická osoba – ITLT;
2. Nestranný organizační útvar (dále jen “BJO”) – je nestranný výbor pověřený ITLT – organizační jednotka v rámci organizační struktury právnické osoby, oprávněná přijímat oznámení, přijímat následná opatření a zpracovávat osobní údaje získané v souvislosti s interním oznámením, včetně ověření oznámení, komunikace s oznamovatelem. BJO je Komise pro porušení předpisů;
3. Postup – znamená Postup pro přijímání interních oznámení a přijímání následných opatření;
4. Zákon – zákon ze dne 14. června 2024 o ochraně oznamovatelů (Sbírka zákonů, položka 928). Oznamovatel – fyzická osoba, která oznámí porušení zákona a neučiní tak z důvodu vlastního právního zájmu, a to bez ohledu
   na své postavení, formu zaměstnání nebo spolupráce, a to jak před, tak i po vzniku a ukončení právního vztahu se společností ITLT (včetně: zaměstnance, bývalého zaměstnance, osoby ucházející se o zaměstnání, osoby vykonávající práci na jiném základě, než je pracovněprávní vztah, včetně podnikatele, akcionáře nebo společníka, člena orgánu právnické osoby, osoby vykonávající práci pod dohledem a vedením dodavatele, subdodavatele nebo dodavatele, a to i na základě občanskoprávní smlouvy, stážisty, dobrovolníka);
5. Oznámení – znamená informaci o porušení zákona, podanou prostřednictvím komunikačních kanálů k tomu určených;
6. Osoba, které se oznámení týká – znamená osobu uvedenou v oznámení jako osobu, která spáchala porušení;
7. Následná opatření – znamená řízení vedené v souvislosti s podaným oznámením;
8. Reporting Channel – znamená technická a organizační řešení umožňující reporting;
9. Odvetná opatření – přímé nebo nepřímé jednání nebo opomenutí v pracovním kontextu, které je způsobeno oznámením a které porušuje nebo může porušovat práva oznamovatele nebo způsobuje nebo může způsobit oznamovateli neoprávněnou újmu, včetně bezdůvodného zahájení řízení proti oznamovateli.

§ 3

1. Postup a jeho ustanovení se vztahují na tyto skupiny osob oprávněných podat oznámení:
   1. zaměstnanci a spolupracovníci a bývalí zaměstnanci a společníci ITLT,
   2. osoby jednající jménem a pro ITLT,
   3. jakékoli jiné osobě jakkoli spojené s ITLT, zejména:
      osobám napomáhajícím při oznamování, stážistům nebo uchazečům o zaměstnání, pokud byly informace o nesrovnalostech získány během náborového procesu nebo jiných procesů předcházejících vzniku pracovního poměru.
2. Nesrovnalosti v oznamování se mohou týkat zejména:
   1. přidružených společností ITLT,
   2. fyzická osoba oprávněná zastupovat ITLT,
   3. zaměstnanci a spolupracovníci ITLT v souvislosti s výkonem práce pro IT,
   4. subdodavatelem nebo jiným podnikatelem, který je fyzickou osobou, pokud jeho zakázané jednání souviselo s plněním smlouvy uzavřené s ITLT,
   5. zaměstnancem nebo spolupracovníkem, nebo osobou oprávněnou jednat v zájmu nebo ve prospěch podnikatele, který není fyzickou osobou, pokud jeho jednání souviselo s plněním smlouvy uzavřené tímto podnikatelem s ITLT.
3. Nesrovnalostmi se rozumí informace, zejména informace, které mohou naznačovat:
   1. podezření z přípravy, pokusu nebo spáchání zakázaného činu subjekty uvedenými v odst. 2,
   2. neplnění povinností nebo zneužití práv ze strany subjektů uvedených v odst. 2,
   3. neprovedení náležité péče vyžadované okolnostmi v činnosti subjektů uvedených v odst. 2,
   4. nesrovnalosti v organizaci činností ITLT, které by mohly vést ke spáchání zakázaného jednání nebo ke způsobení škody,
   5. porušení ustanovení obecně platných právních předpisů, na jejichž základě ITLT funguje,
   6. porušení interních postupů a etických standardů přijatých v ITLT.
4. Porušení zákona je jednání nebo opomenutí, které je nezákonné nebo má za cíl
   obcházení zákona, pokud jde o:
   1) korupce;
   2) veřejné zakázky;
   3) finanční služby, produkty a trhy;
   4) boj proti praní špinavých peněz a financování terorismu;
   (5) bezpečnost a shoda s produktem;
   6) bezpečnost dopravy;
   7) ochrana životního prostředí;
   8) radiační ochrana a jaderná bezpečnost;
   9) bezpečnost potravin a krmiv;
   10) zdraví a dobré životní podmínky zvířat;
   11) veřejné zdraví;
   12) ochrana spotřebitele;
   13) ochrana soukromí a osobních údajů;
   14) bezpečnost sítí a ICT systémů;
   15) finanční zájmy Státní pokladny Polské republiky,
   místní samosprávy a Evropské unie;
   16) vnitřní trh Evropské unie, včetně veřejnoprávních pravidel
   hospodářské soutěže a státní podpory a zdanění právnických osob;
   17) Ústavní svobody a práva člověka a občana – vyskytující se ve vztazích
   jednotlivce s orgány veřejné moci a nesouvisející s oblastmi uvedenými
   v bodech 1-16.

§ 4

1. Osoba, která vykonává celkový dohled nad přijímáním a posuzováním oznámení
   ze strany Obchodního úřadu a vede rejstřík přestupků, je Zástupce pro porušení zákona.
   Zástupce pro porušení je jmenován správní radou ITLT.
2. BJO, odpovědný za přijímání a zkoumání oznámení a oprávněný
   sledovat a komunikovat s oznamovatelem, je výbor
   pro porušení, který se skládá ze zástupce pro porušení a 2 členů jmenovaných
   radou ITLT s jejich souhlasem z následujících osob: nepříbuzní a nepříbuzní, nežijící ve stejné domácnosti, neudržující úzké soukromé vztahy s radou. Porušení je analyzováno Výborem v samosoudci, který navrhne zplnomocněnec
   .Zplnomocněnec žádosti neposuzuje, ledaže by to bylo nezbytné z důvodu nedostatku členů Komise, kteří by mohli tuto analýzu provést.
3. Osoby, které z obsahu oznámení
   vyplývají, že by mohly být jakýmkoli způsobem negativně zapojeny do jednání nebo opomenutí zakládajícího nesrovnalost, se nemohou analýzy oznámení zúčastnit.
4. Pokud se oznámení o nesrovnalostech týká zástupce pro porušení
   nebo členů výboru pro porušení v takovém počtu, který znemožňuje jednání ve složení
   alespoň jedné osoby, jmenuje správní rada ITLT další osoby odpovědné za toto
   oznámení.
5. Komisař pro porušení předpisů a výbor pro porušení předpisů jsou povinni zachovávat
   mlčenlivost o informacích a osobních údajích získaných v průběhu
   přijímání a ověřování oznámení a přijímání následných opatření, a to i
   po ukončení pracovního poměru nebo jiného právního vztahu, v jehož
   rámci tyto činnosti vykonávali.

§ 5

1. Oznamovatel může podávat hlášení prostřednictvím e-mailu zaslaného na adresu ITLT@itlt.pl
   pro porušení zabezpečení.
2. Podané oznámení by mělo obsahovat jasné a úplné vysvětlení předmětu
   oznámení a mělo by obsahovat alespoň následující informace: datum a
   místo porušení zákona nebo datum a místo získání informace o
   porušení zákona, popis konkrétní situace nebo okolností zakládajících možnost
   porušení zákona, označení subjektu, kterého se oznámení týká,
   označení možných svědků porušení zákona, uvedení všech důkazů
   a informace, které má oznamovatel k dispozici a které mohou být užitečné v procesu
   vyřizování oznámení.
3. Subjekt nerozpozná anonymní hlášení.
4. V souladu se zásadou dobré víry by každá osoba oprávněná učinit oznámení
   měla oznámit nesrovnalost, pokud na její straně
   existují oprávněné důvody domnívat se, že poskytnuté informace jsou pravdivé.
5. Je zakázáno vědomě podávat falešná oznámení.
6. Bude-li zjištěno, že oznámení vědomě obsahuje nepravdu nebo
   zamlčuje pravdu, může být osoba podávající oznámení pohnána k disciplinárnímu řízení
   uvedenému v ustanoveních zákoníku práce a ve zvláštních předpisech,
   včetně prováděcích předpisů platných v Subjektu. Takové jednání
   může být kvalifikováno i jako závažné porušení základních
   povinností zaměstnance nebo osob vykonávajících výdělečnou činnost na jiném
   než právním základě, a jako takové může mít za následek ukončení
   pracovní smlouvy/občanskoprávní smlouvy bez výpovědní doby.
7. O udělení statusu oznamovatele rozhoduje výbor pro porušení předpisů.
8. Status oznamovatele může získat každý oznamovatel, pokud z počáteční analýzy oznámení
   nevyplývá důvod předpokládat, že oznamovatel zjevně nejednal v dobré víře
   (presumpce dobré víry).
9. Pro každé oznámení určí BJO jednu osobu odpovědnou za
   komunikaci s oznamovatelem. Tato osoba potvrdí přijetí žádosti do
   7 dnů ode dne jejího obdržení zasláním zprávy na e-mailovou adresu, ze které
   byla žádost odeslána.
10. Pokud se v průběhu vyšetřování ukáže, že oznamovatel, kterému byl dříve
    udělen status oznamovatele, nejednal ve zlé víře, je zbaven ochrany
    poskytované oznamovateli.

§ 6

1. K kanálům pro oznamování porušení má přístup pouze úředník pro
   porušení předpisů a další členové výboru pro porušení předpisů nebo jiné osoby
   odpovědné za oznámení.
2. Po obdržení oznámení, nejpozději do 7 dnů od jeho obdržení,
   provede výbor pro porušení předpisů předběžné ověření oznámení, tj. z hlediska
   skutečné pravděpodobnosti přesnosti oznámení) porušení
   (“počáteční ověření”). Pozitivní počáteční ověření vede k potvrzení
   výborem pro porušení předpisů, přijetí zprávy a udělení statusu oznamovatele.
   Potvrzení je provedeno na e-mailovou adresu, ze které byla žádost odeslána.
3. Výbor pro porušení podle odstavce 2 výše, tj. po počátečním
   ověření, může rozhodnout o neprovedení vyšetřování
   , pokud je oznámení zjevně nepravdivé nebo
   není možné získat od oznamovatele další informace nezbytné k ověření
   oznámení.
4. Výbor pro porušení povinnosti oznámení prošetří a bez
   zbytečného odkladu přijme následná opatření.
5. V odůvodněných případech (v souladu s odstavci 2 a 3 výše)
   zahájí Komise pro porušení šetření (dále jen “vyšetřování”) a poté
   ve lhůtě nejvýše do 30 dnů rozhodne o opodstatněnosti oznámení za předpokladu
   , že vyšetřující subjekt je schopen v této lhůtě shromáždit potřebné
   dokumenty a důkazy.
6. Ve zvláště složitých případech může být oznámení
   o nesrovnalostech posouzeno ve lhůtě nejvýše 90 dnů ode dne zahájení
   vysvětlujícího postupu.
7. S výhradou odstavce 2, pokud zpráva umožňuje následné kroky –
   včetně zkráceného vyšetřování – musí být provedeny
   okamžitě po obdržení zprávy.
8. Do vysvětlujícího postupu mohou být zapojeni specialisté a nezávislí konzultanti
   , pokud je to odůvodněno skutečnostmi
   popsanými ve zprávě, např. vypracováním stanoviska k předmětu zprávy, včetně právního stanoviska.
9. Informace o plánovaných nebo provedených následných opatřeních a důvodech
   těchto opatření budou oznamovateli poskytnuty nejpozději do 3 měsíců od
   potvrzení o přijetí oznámení (pokud nebude potvrzení
   o přijetí oznámení poskytnuto, do 3 měsíců od uplynutí 7 dnů ode dne oznámení).
   Zpětná vazba je zasílána na e-mailovou adresu, ze které byla zpráva odeslána.
10. Výbor pro porušení může vydávat doporučení ohledně vhodných nápravných nebo disciplinárních opatření
    ve vztahu k osobě, která se dopustila
    porušení zákona, a doporučení zaměřená na odstranění a prevenci
    stejných nebo podobných porušení, která jsou popsána v oznámení, v budoucnu.
11. Výbor pro porušení
    vypracuje zprávu o zjištěních vyšetřování a předloží ji Komisi pro porušení předpisů, pokud
    zástupce není autorem zprávy jako osoba provádějící vyšetřování.
12. Zpráva o šetření obsahuje popis zjištěných skutečností, včetně
    zjištěných nesrovnalostí a jejich příčin, rozsahu a účinků, a osob odpovědných za ně
    .
13. Komise ke zprávě o
    vyšetřování připojuje návrhy na další opatření. V závislosti na zjištěních mohou tyto akce zahrnovat opatření proti
    osobám vinným z porušení, opatření k prevenci porušení a posílení
    vnitřního kontrolního systému v subjektu. Mezi taková opatření mohou patří zejména
    :
    1) ukončení řízení bez dalšího (v případě
    , že oznámení není potvrzeno);
    2) vedení rozhovoru, upoutání pozornosti zaměstnance;
    3) napomenutí zaměstnance, zbavení zaměstnance o členství apod.
    4) změny nebo rotace pozic;
    5) změny ve vnitřních postupech;
    6) provádění občanskoprávních žalob, týkajících se například uzavřených smluv, nápravy škody
    , výplaty náhrady škody;
    7) podání návrhu na zahájení kárného řízení;
    8) podání oznámení o důvodném podezření ze spáchání trestného činu (v
    případě shromažďování důkazů);
    9) informování příslušných služeb (v případě shromažďování nepřímých důkazů).
14. Rada ITLT určuje další opatření a osoby odpovědné za jejich provádění.
    Zmocněnec dohlíží na realizaci těchto aktivit a poskytuje pomoc osobám odpovědným za ně
    .
15. Komise informuje oznamovatele o učiněných zjištěních a schválených
    opatřeních, jakmile jsou závěry schváleny správní radou ITLT, a to nejpozději
    do 30 dnů po ukončení vyšetřování.
16. Přijatá opatření, schválená opatření a jejich realizace jsou zaznamenány v registru
    žádostí.
17. Rejstřík nesrovnalostí obsahuje zejména:
    1) kontaktní údaje oznamovatele,2
    ) veškeré podrobné informace o oznámení,3
    ) průběh analýzy a projednání oznámení o porušení předpisů,4
    ) osoby a orgány zapojené do procesu analýzy a posouzení oznámení,5
    ) všechna rozhodnutí a případná eskalace.
18. Rejstřík oznámení je veden v souladu se zásadami mlčenlivosti a osobní
    údaje a další informace v rejstříku oznámení jsou uchovávány po dobu 3 let od
    konce kalendářního roku, ve kterém byly ukončeny navazující úkony, nebo po
    ukončení řízení zahájených těmito úkony.

§ 7

1. Zavádí se absolutní zákaz odvetných opatření vůči
   oznamovateli, který učinil oznámení (interní i externí),
   jakož i zveřejnění – v souladu se zákonem.
2. Jakékoli represivní, diskriminační
   nebo jinak nespravedlivé zacházení vůči oznamovateli bude považováno za
   porušení Postupu a může mít za následek disciplinární odpovědnost nebo
   ukončení smlouvy mezi odvetným subjektem a ITLT.
3. Zejména je ve vztahu k oznamovateli nepřijatelné: odmítnutí odkazovat na
   pracovního poměru, zrušení nebo zrušení pracovního poměru bez výpovědní doby zaměstnání,
   snížení odměny za práci, pozastavení povýšení nebo opomenutí
   povýšení, opomenutí při poskytování jiných výhod než odměny
   práce související s prací, převedení zaměstnance na nižší pozici, pozastavení výkonu funkce
   při výkonu zaměstnání nebo úředních povinností, převedení na jinou osobu,
   stávajících pracovních povinností zaměstnance, nepříznivou změnou v pracovním poměru
   místo výkonu práce nebo rozvržení pracovní doby, negativní hodnocení pracovního výkonu
   negativní stanovisko k dílu, uložení nebo uplatnění disciplinárního opatření,
   finanční pokutu nebo opatření obdobné povahy, pozastavení účasti nebo
   opomenutí při výběru k účasti na školení za účelem zvýšení odborné kvalifikace
   , neoprávněné pozvání na lékařskou prohlídku
   , včetně psychiatrických vyšetření, pokud zvláštní předpisy stanoví možnost odeslání zaměstnance
   k takovému vyšetření, opatření, jehož cílem je ztížit nalezení zaměstnání v budoucnu
   .
4. Za nepříznivé zacházení v důsledku oznámení se považuje rovněž hrozba
   nebo pokus o uplatnění opatření uvedeného v odstavci 3.
5. Ochrana se nevztahuje na oznamovatele, který je zároveň pachatelem/spolupachatelem/
   spolupachatelem nesrovnalosti.

§ 8

1. Mlčenlivost má zaručit pocit bezpečí
   oznamovatele a minimalizovat riziko odvety nebo
   represe. Oznamovatel, který podal oznámení a jehož osobní údaje byly
   neoprávněně zveřejněny, by měl neprodleně
   informovat správní radu ITLT nebo výbor pro porušení, které jsou
   povinny přijmout opatření na ochranu oznamovatele.
2. Totožnost oznamovatele, jakož i veškeré informace umožňující jeho
   identifikaci, nebudou sděleny subjektům, kterých se oznámení týká, třetím osobám
   ani jiným zaměstnancům a spolupracovníkům subjektu. Zejména:
   1) údaje oznamovatele nejsou zveřejněny v žádném z dokumentů souvisejících s
   řízením;
   2) Údaje oznamovatele nejsou zveřejněny na žádost stran nebo účastníků řízení;
   3) Údaje oznamovatele nejsou zahrnuty do distribuce dokumentů souvisejících s
   řízením;
   4) Oznamovatel není svědkem v řízení, které bude zahájeno na
   základě jeho oznámení, ani není účastníkem nebo účastníkem zahájeného
   řízení.
   Totožnost oznamovatele, jakož i další informace umožňující jeho identifikaci
   , mohou být zveřejněny pouze v případě, že je takové zveřejnění nezbytnou a
   přiměřenou povinností podle obecně platných
   právních předpisů v rámci řízení vedených státními orgány (např
   . soudy).
3. Subjekt zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro přijetí oznámení a
   přijetí následných opatření. Osobní údaje, které nejsou relevantní pro vyšetřování
   oznámení, nejsou shromažďovány a v případě shromažďování jsou vymazány. Tyto osobní údaje
   budou vymazány do 14 dnů ode dne, kdy bude zjištěno, že jsou irelevantní
   .

§ 9

1. V každém případě lze oznámení podat také veřejnému ochránci práv
   veřejné moci, aniž by dodržovala postup stanovený v Listině občanských svobod,
   Postup, zejména když:
   1) ve lhůtě pro poskytnutí zpětné vazby stanovené v Postupu ITLT,
   poskytuje zpětnou vazbu oznamovateli nebo
   2) Oznamovatel má důvodné podezření, že porušení zákona může představovat
   zjevné ohrožení veřejného zájmu, zejména veřejného zájmu, zejména
   hrozí nenapravitelná újma, nebo
   3) provedením interního oznámení se oznamovatel vystavuje odvetným opatřením, nebo
   (4) V případě interního oznámení existuje malá
   pravděpodobnost, že ITLT
   účinně zabrání porušení předpisů vzhledem ke specifickým okolnostem případu, jako je možnost zatajení nebo
   zničení důkazů nebo možnost tajné dohody mezi ITLT a porušovatelem
   nebo zapojení ITLT do porušení.
2. Oznámení učiněné veřejnému ochránci práv nebo orgánu veřejné moci bez
   interního oznámení nemá za následek zbavení oznamovatele ochrany
   zaručené ustanoveními zákona.

§ 10

Postup nabývá účinnosti dne 25. září 2024.