Obsługiwanie kadr i płac w przedsiębiorstwie to skomplikowany proces, realizowany przez samodzielny dział w strukturze firmy. W wielu przypadkach korzystniejszym rozwiązaniem jest jednak skorzystanie z outsourcingu, czyli zleceniu innemu podmiotowi zarządzaniem procesami kadrowo-płacowymi. Z tego artykułu dowiesz się, jakie zalety ma obsługa kadrowo-płacowa przez zewnętrzną firmę. Wskażemy także jej wady, aby każdy mógł samodzielnie zadecydować, co najlepiej sprawdzi się w jego wypadku

 

Na czym właściwie polega obsługa kadrowo-płacowa?

Prowadzenie średniego lub dużego przedsiębiorstwa zatrudniającego większą ilość pracowników wiąże się z koniecznością dopełniania wielu formalności i zarządzania obszerną dokumentacją. Każdy pracownik musi mieć przecież umowę, na podstawie której wypłacane będzie wynagrodzenie. Ktoś musi naliczać urlopy i prowadzić ewidencję godzin pracy. Co więcej, dział kadr i płac zajmuje się również obliczaniem wysokości składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy dla każdej zatrudnionej osoby. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw nie wystarczy zatrudnienie jednej osoby do tego typu obowiązków. Nierzadko trzeba zbudować cały dział, który będzie na bieżąco zarządzał formalnościami dotyczącymi pracowników, zwłaszcza gdy pracownikom oferowana jest, np. praca tymczasowa, zatrudnienie na zasadach B2B czy w oparciu o kontrakt menedżerski. 

 

Osoby zajmujące się tak odpowiedzialnymi zadaniami powinny posiadać stosowną wiedzę i wykształcenie, zwłaszcza w zakresie księgowości i prawa pracy. W końcu to one nierzadko odpowiedzialne są za udzielanie informacji o warunkach zatrudnienia i odpowiadanie na pytania ze strony zatrudnianych osób. Każdy ich błąd bądź niedopatrzenie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Aby ich działania nie przyniosły firmie problemów, niezwykle ważnym jest, aby pracownicy tego działu regularnie odświeżali swoją wiedzę, np. podczas kursów i szkoleń zapewnianych i opłacanych przez firmę.

 

Firma outsourcingowa zajmuje się tymi samymi zagadnieniami, jednak obsługuje więcej niż jedną firmę i dysponuje wieloma specjalistami z zakresu kadr i płac, posiadającymi stosowne wykształcenie i regularnie aktualizującymi stan posiadanej wiedzy. Nierzadko firmy outsourcingowe są dodatkowo audytowane przez specjalistów zewnętrznych, aby móc świadczyć najlepszej jakości usługi. 

 

Zalety outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej

Outsourcing jest rozwiązaniem, które ma bardzo dużo zalet, dlatego decydują się na niego przedsiębiorstwa z niemal wszystkich branż. Eliminuje on konieczność posiadania działu kadr i płac w strukturze firmy, dzięki czemu obniżone zostają koszty pracodawcy. Nie trzeba rekrutować specjalistów do spraw kadr i płac, co także naturalnie obniża koszty. Nie ma również wydatków związanych z opłacania kursów czy szkoleń dla pracowników pionu finansowego, a także specjalistycznych programów komputerowych.

 

Powierzając firmie outsourcingowej sprawowanie pieczy nad dokumentacją, właściciel może odzyskać także czas, który dotychczas wkładał w kontrolowanie dokumentacji i archiwizację. Odpowiedzialność za sprawy formalne spoczywa na zewnętrznym podmiocie. Przedsiębiorstwa tego typu regularnie przedstawiają raporty ze swoich działań oraz przygotowują sprawozdania, dzięki czemu zarządcom biznesów łatwiej jest kontrolować sytuację finansową. Co więcej, outsourcing kadrowo-płacowy to szansa na korzystanie z usług najlepszych konsultantów i specjalistów, bez konieczności opłacania ich czasu “na wyłączność”. Dodatkowo Twoja firma ma zapewnione “płynne działanie”, ponieważ wyspecjalizowana firma zewnętrzna zatrudnia wielu pracowników, nawet jeśli kilku z nich weźmie urlop, nie zaburzy to w żaden sposób działania Twojego przedsiębiorstwa w sferze kadrowo-płacowej.

 

Wady outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej

Mimo licznych zalet outsourcing nie jest pozbawiony wad. Największą jest to, że przedsiębiorstwo częściowo uzależnia się od zewnętrznego podmiotu. W przypadku rozwiązania współpracy trudniej będzie wdrożyć osoby w sprawy firmy, aniżeli w przypadku, gdy posiadałoby się dział własny. Wadą wynikającą z outsourcingu jest także to, że wraz z rozwiązaniem współpracy traci się dostęp do wyspecjalizowanej kadry. Ponadto niektóre firmy zajmujące się obsługą kadrowo-płacową, mogą też zawyżać stawki za świadczone usługi, przez co bardziej opłacalnym okazuje się utworzenie własnego działu w firmie.

 

Wszystkie te wady związane są jednak z potencjalnym rozwiązaniem współpracy lub trafieniem na nieuczciwą firmę, a nie z samym outsourcingiem. Wybierając zaufanego partnera, któremu chce się powierzyć ważne zadanie, jakim jest obsługa kadrowo-płacowa, właściciel firmy nie ma się jednak czego obawiać.