Obsługa kadrowo-płacowa dotyczy wszelkich działań związanych z kadrami oraz płacami w danej firmie. Może być prowadzona zarówno przez dział wewnętrzny, jak i zewnętrzny, a zakres czynności zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Co jest korzystniejsze? Czy korzystanie z usług zewnętrznej firmy jest dobrym rozwiązaniem?

 

Czym jest obsługa kadrowo-płacowa?

To działania, które wykonywane są przez działy kadr i płac, księgowych lub zewnętrzne biura rachunkowe, ale też agencje pracy tymczasowej. Zakres jaki obejmuje obsługa kadrowo-płacowa jest bardzo duży i może dotyczyć praktycznie wszystkich aspektów pracy biurowo-księgowej w danej firmie. Do działów kadr i płac należy przede wszystkim zarządzanie potencjałem ludzkim firmy, a zatem dotyczy to wszystkich działań związanych z zatrudnianiem pracowników oraz wypłacaniem im wynagrodzeń.

 

Obsługa kadrowa i płacowa – czym się różnią?

Chociaż obsługa kadrowo-płacowa to zazwyczaj powiązane ze sobą działania, warto odróżniać działania kadr od działań płac. Jakie są różnice? W składzie działań kadrowych znaleźć można:

  • prowadzenie ewidencji czasu pracy,
  • zarządzanie dokumentacją dotyczącą przebiegu zatrudnienia,
  • ewidencje akt osobowych pracowników,
  • kierowanie pracowników na badania wstępne i okresowe,
  • motywowanie pracowników do podnoszenia swoich kompetencji oraz dążenia do rozwoju,
  • prowadzenie procesów rekrutacyjnych,
  • kierowanie pracowników na szkolenia BHP i dbanie o to, aby były one aktualne,
  • pomiar wskaźników zaangażowania pracowników.

 

Z kolei dział płac w swoich czynnościach uwzględnia:

  • organizowanie i realizowanie systemu wypłat pracowniczych,
  • prowadzenie listy płac,
  • współpracę z działem księgowości,
  • rozliczanie zasiłków z ubezpieczeń społecznych, urlopów i innych przerw w wykonywaniu pracy,
  • wystawianie dokumentacji płacowej do spraw emerytalno-rentowych, zasiłków itp.,
  • dokonywanie rozliczeń podatkowych,
  • obliczanie wynagrodzeń oraz innych świadczeń na podstawie umów cywilnoprawnych,
  • prowadzenie dokumentacji oraz rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych, składek ZUS czy Funduszu Pracy.

 

Obsługa kadrowo-płacowa jest często działaniem połączonym, dlatego zatrudnia się odpowiednich specjalistów, którzy w swoim zakresie obowiązków mogą mieć działania zarówno kadrowe, jak i płacowe.

 

Kadry i płace wewnątrz firmy czy outsourcing?

Każda firma, która chce, aby obsługa kadrowo-płacowa była wewnątrz firmy musi liczyć się z koniecznością zatrudnienia pracownika na etat, a co za tym idzie z wkładem finansowym.

 

Koszty te muszą uwzględniać nie tylko wynagrodzenie, ale też stworzenie i wyposażenie stanowiska pracy, np. w sprzęt komputerowy czy specjalistyczne oprogramowanie. Konieczne jest też comiesięczne wypłacanie pensji, ale też kierowanie pracownika na szkolenia i kursy, aby był na bieżąco z przepisami oraz potrafił zarządzać zasobami ludzkimi. W przypadku małych czy średnich przedsiębiorstw może wystarczyć jeden specjalista, który zajmie się obsługą całego działu. Co jednak w sytuacji, gdy pójdzie na urlop lub zwolnienie? Wtedy z pomocą przyjść może outsourcing kadr i płac. Jakie są jego zalety?

  • Komfort i bezpieczeństwo – powierzenie działań kadrowo-płacowych firmie zewnętrznej jest gwarancją ciągłości świadczonych usług. Firma nie musi się martwić, że pracownik jest na urlopie lub zwolnieniu.
  • Poufność – wszelkie dane poufne nie będą rozpowszechniane, więc nie będą stanowić źródła potencjalnych problemów pomiędzy pracownikami, jak np. wysokość wynagrodzeń.
  • Oszczędność – przedsiębiorca nie musi tworzyć stanowiska pracy ani zajmować się jego wyposażeniem. Obsługa kadrowo-płacowa zlecona firmie zewnętrznej to zazwyczaj niższy koszt niż comiesięczne wynagrodzenie dla pracownika.
  • Szybkość działania – wszelkie kwestie wynagrodzeń czy zwolnień lekarskich naliczane są zgodnie z prawem. Firmy zewnętrzne oferują kompleksową obsługę, dlatego mając na miejscu różnych specjalistów, mogą szybko reagować na bieżące sytuacje.
  • Przeszkolony zespół – firmy zewnętrzne dysponują zespołem, który jest na bieżąco z przepisami prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych i podatkowych.

 

Kiedy jeszcze warto skorzystać z outsourcingu? Przede wszystkim, kiedy pojawia się konieczność zatrudnienia dużej ilości pracowników. Praca tymczasowa wiąże się często z szukaniem kandydatów do prac na czas określony, a tym samym ze zwiększeniem nakładu pracy działu kadr i płac. W przypadku pracowników, którzy pojawią się w firmie tymczasowo, zatrudnianie dodatkowego pracownika do obsługi kadrowo-płacowej może nie być opłacalne. Z kolei zatrudniony już specjalista ds. kadr i płac może mieć nadmiar obowiązków związany z zarządzaniem dokumentacją nowych pracowników. Istotne jest, że oprócz dokumentacji obsługa kadrowo-płacowa to również procesy rekrutacyjne, które mogą być czasochłonne i wiązać się z dodatkowym nakładem pracy.

 

Agencje pracy tymczasowej oferują pełen zakres usług kadrowo-płacowych i odciążają przedsiębiorców w procesach rekrutacyjnych oraz wszelkich formalnościach związanych
z zatrudnianiem pracowników.