LeasingTeam Sp. z o.o.

Niewidzialny wkład
w biznes Klienta

Dzięki nam skoncentrujesz się
na kluczowych zagadnieniach
dla Twojej firmy
Niewidzialny wkład
w biznes Klienta
Nasze rozwiązania
czynią Twoją firmę
bardziej konkurencyjną

Niewidzialny wkład
w biznes Klienta

Nasze rozwiązania
wspierają procesy biznesowe
Twojej organizacji
Niewidzialny wkład
w biznes Klienta
Korzystając z naszych doświadczeń
podniesiesz wydajność
i obniżysz koszty

Niewidzialny wkład
w biznes Klienta

Wykonujemy swoją pracę tak
aby Twoja firma mogła się rozwijać
Niewidzialny wkład
w biznes Klienta
Twój klucz do szybkiego
reagowania na zmiany

Niewidzialny wkład
w biznes Klienta

Nasze rozwiązania zwiększają
zdolności biznesowe Twojej firmy

Mity i fakty o outsourcingu personalnym

W dzisiejszych czasach umiejętność korzystania z usług zewnętrznych podmiotów, w tym dostawców usług HR, staje się strategiczną kompetencją w budowaniu przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Korzystanie z outsourcingu personalnego, czyli przekazanie zewnętrznemu dostawcy HR obsługi zadań i procesów personalnych, jest działaniem strategicznym, które powoduje przeformułowanie polityki ZZL w organizacji, pośrednio obniża koszty, inspiruje kreowanie nowatorskich rozwiązań, a także umożliwia uwolnienie menadżerów od ogromu administracji związanej z zatrudnianiem, co pozwala im na skupienie się na kluczowych procesach, a w konsekwencji prowadzi do umocnienia rynkowej pozycji firmy. Mimo, że włączenie outsourcingu personalnego w strategię biznesową firmy może przynieść jej wymierne korzyści, kadra zarządzająca nadal często sceptycznie odnosi się do tej koncepcji. Obawy związane z powierzeniem obsługi procesów z zakresu twardego oraz miękkiego HR zewnętrznemu podmiotowi urosły już do rangi mitów. Bezpośrednie zmierzenie się z nimi ułatwi lepsze zrozumienie potencjalnych korzyści i ewentualnych ryzyk oraz ocenę, co outsourcing personalny rzeczywiście może przynieść organizacji.

Mit 1: Korzystanie z outsourcingu personalnego wiąże się z ryzykiem i utratą kontroli nad pracownikami i procesami

Menadżerowie często nie biorą pod uwagę możliwości przekazania podmiotowi zewnętrznemu tak istotnych procesów, jak te związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Wynika to z obawy przed utratą kontroli nad procesami oraz ryzykiem obniżenia poziomu zaufania pracowników wobec kadry zarządzającej. Tymczasem kluczem do sukcesu i uniknięcia wyżej wymienionych konsekwencji jest przemyślany wybór doświadczonego dostawcy usług HR (agencji zatrudnienia), który otwarcie wskaże ryzyka i skutki ewentualnych decyzji. Jako właściwy partner, dostawca doradzi firmie, zainicjuje nowe rozwiązania, a także zrealizuje jej plany.

W Polsce działa obecnie ponad 4700 agencji zatrudnienia, wśród których, jak w każdej innej branży, znajdziemy zarówno lepszych, jak i gorszych dostawców. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby poświęcić czas na staranny wybór partnera, określenie celów strategicznych oraz opracowanie zasad współpracy. Powierzenie dostawcy zadań i funkcji personalnych lub przekazanie części zakładu zwiększa transparentność procesów i uświadamia Klientowi jednostkowe koszty ich realizacji. Dodatkowo, przekazanie procesów podmiotowi zewnętrznemu pozwala organizacji skoncentrować się na działaniach związanych z generowaniem przychodów oraz wspierać menadżerów w efektywnym zarządzaniu, poprzez dostarczenie odpowiednich danych i sprawdzonych rozwiązań.

SHORT CASE STUDY: Skuteczna optymalizacja zatrudnienia w organizacji

W celu optymalizacji organizacji firma decyduje się na wydzielenie części zakładu pracy i przekazanie pracowników na mocy art. 23’ K.P. swojemu dostawcy. Dostawca, jako profesjonalny i odpowiedzialny podmiot, opracowuje analizę w celu określenia mocnych i słabych stron z perspektywy społecznej i ekonomicznej, szans w obszarze finansowym i zagrożeń formalno-prawnych.

Zdefiniowanie krytycznych punktów procesu oraz ryzyk umożliwiło zwiększenie kontroli nad procesem oraz uniknięcie nieprawidłowej implementacji projektu, błędów prawnych, a co się z tym wiąże, zbędnych wydatków. Świadome wejście w realizację projektu pozwoliło Klientowi podjąć biznesowo słuszne decyzje i skutecznie wdrożyć plan optymalizacji. Zmiany wewnętrzne nie naraziły Klienta na konflikt z partnerami społecznymi, co było kluczowe dla procesu. Dodatkowo, w dniu przeniesienia części zakładu koszty prowadzenia tego obszaru zmniejszyły się o ponad 800 tysięcy zł w skali roku. Stanowiło to 4,5% kosztów wydzielonej części zakładu. Przy finalnym rozliczeniu z dostawcą zakładana redukcja powinna osiągnąć poziom dodatkowych 12% całego projektu.

Włączenie outsourcingu personalnego do strategii HR wymusza przemyślenie podejścia do rozwiązania, określenie celów do osiągnięcia, co ułatwia opracowanie zasad współpracy między dostawcą a firmą. To właśnie one okazują się kluczowe dla poradzenia sobie z nowymi, nieprzewidzianymi lub kryzysowymi sytuacjami w organizacji, przynosząc większą świadomość zarządczą i obniżając koszty.

SHORT CASE STUDY: Efektywne obniżenie wysokiego poziomu absencji pracowników

Firma z branży usługowej współpracuje z dostawcą usług HR, który deleguje dla niej ponad 500 pracowników. Nadzór nad nimi sprawują kierownicy firmy, którzy skarżą się na zbyt małą liczbę osób do pracy, wnioskując o nowe etaty. Firma zwraca się do dostawcy o pomoc w zweryfikowaniu przyczyny zaistniałej sytuacji. Analiza przeprowadzona przez dostawcę wykazuje, że przyczyną problemu jest bardzo wysoki poziom absencji pracowników, który wymusza dużą liczbę nadgodzin, generując bardzo wysokie koszty.

Dostawca zarekomendował wprowadzenie dla kierowników wskaźników (KPI) wspomagających zarządzanie pracownikami i zbudowanie na tej podstawie systemu motywacyjnego. Zaimplementowanie rozwiązań zaproponowanych przez dostawcę spowodowało efektywne wykorzystanie obecnego poziomu zatrudnienia oraz znaczący spadek kosztów pracy. W miejscu nadgodzin (ok. 10% wszystkich wypracowanych godzin) pojawiły się nowe etaty, zredukowano absencję oraz zmieniono kryteria premiowania. Działania przyniosły obniżenie faktycznych kosztów pracy o 20,1%.

rozwiń
Mit 2: Outsourcing personalny to tylko dodatkowy koszt w postaci marży

Ten często powtarzany stereotyp wynika z faktu, iż firmy nie wykorzystują potencjału tkwiącego w outsourcingu personalnym. Przy optymalnym wykorzystaniu tej usługi, marża agencji zatrudnienia będzie zaledwie odsetkiem procenta zysków, jakie osiągnie organizacja. Efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich obniża koszty pracy, które są jednym z kluczowych kosztów dla każdej organizacji. Korzystanie z outsourcingu personalnego wiąże się także ze zmniejszeniem ryzyka biznesowego, ponieważ to dostawca usług HR bierze na siebie odpowiedzialność prawną za pracowników. Jednocześnie należy pamiętać, że wszystkie koszty personalno-płacowe, tj. koszt przeprowadzenia rekrutacji, prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz naliczania i administracji płac, ponosi dostawca. Dodatkowo, firma może przenieść na niego odpowiedzialność za tak wiele czasochłonnych procesów, jak kontrolowanie rotacji i absencji pracowniczej, zarządzanie harmonogramami pracy, a co się z tym wiąże planowanie i przydzielanie zastępstw, czy dbanie o pełne przygotowanie pracownika do wykonywania pracy (aktualna książeczka SANEPID-u, szkolenie BHP, etc.), oszczędzając tym samym cenny czas menadżerów, który można poświęcić na najważniejsze procesy bezpośrednio wpływające na zysk organizacji.

Dobrze wykorzystana współpraca w zakresie outsourcingu personalnego może znacząco wpłynąć na poprawę kluczowych wskaźników efektywności, tj. wskaźnik rotacji, wskaźnik absencji czy wskaźnik interview-to-hire, optymalizując procesy i redukując straty.

SHORT CASE STUDY: Poprawa wskaźnika interview-to-hire

Firma z branży call center charakteryzuje się wysokim zapotrzebowaniem na pracowników, co spowodowane jest m.in. wysoką rotacją. W związku z tym, że proces rekrutacji zaczyna pochłaniać zbyt wiele czasu i zasobów, firma przekazuje go dostawcy usług HR. Gdy pojawia się potrzeba zatrudnienia dodatkowych osób, partner zajmuje się całym procesem. W odpowiedzi na ogłoszenie rekrutacyjne wpływa 900 aplikacji kandydatów, z czego agencja zatrudnienia kontaktuje się z 550 osobami. Na podstawie wywiadu telefonicznego do następnego etapu, czyli spotkania rekrutacyjnego, zaproszonych zostaje 210 kandydatów, a przychodzi 90. Z przeprowadzonych rozmów agencja zatrudnienia wyłania 35 kandydatów, których aplikacje przekazuje firmie.

Dzięki powierzeniu procesu rekrutacji zewnętrznemu podmiotowi, firma otrzymała aplikacje już po preselekcji, rozmowach telefonicznych oraz rozmowach rekrutacyjnych. Z 35 zarekomendowanych kandydatów firma zaprosiła 30 na rozmowę, z czego zdecydowała się na zatrudnienie 6. W ten sposób wskaźnik interview-to-hire poprawił się z 15:1 do 5:1.

Badania przeprowadzone w 2011 roku przez Instytut Niemieckiej Gospodarki w Kolonii wykazały, że niemieckie firmy, które w latach 2009-2010 korzystały z elastycznych rozwiązań oferowanych przez agencje pracy, odnotowały wzrost przychodów o 5% wyższy niż te, które z nich nie korzystały. Jak pokazują doświadczenia amerykańskich firm, przekazanie podmiotowi zewnętrznemu odpowiedzialności za prowadzenie rekrutacji może przynieść obniżenie kosztów o 15% do 40% w organizacjach każdej wielkości. Dzięki temu zaoszczędzone zasoby, zarówno finansowe, jak i ludzkie, mogą zostać przeznaczone na rozwój najważniejszych obszarów dla biznesu.

W ostatecznym rozrachunku korzystanie z usług zewnętrznego dostawcy najczęściej okazuje się znacznie efektywniejsze niż realizowanie tych samych projektów własnymi siłami. Zwłaszcza, gdy dostawca posiada wielobranżowe doświadczenie, dzięki któremu może implementować efektywne rozwiązania, sprawdzone już w innych sektorach. Dobrze wykorzystane doświadczenie partnera pozwala firmom zaoszczędzić koszty pomyłek i ewentualnego testowania nowych rozwiązań, szczególnie, gdy kluczowe dla powodzenia projektu są szybki czas realizacji i szeroki zasięg działania.

SHORT CASE STUDY: Szybka realizacja projektu o szerokim zasięgu

Firma z branży transportowej musi przeprowadzić kontrolę jakości w 140 punktach usługowych, w tym 100 mobilnych, zlokalizowanych na terenie całego kraju. Celem projektu jest ocena i weryfikacja jakości pracy 30 podwykonawców zapewniających usługi sprzątania oraz czyszczenia systemów grzewczych i wentylacyjnych oraz sprawdzenie czasu ich reakcji na sytuację awaryjną (jednostki użytku publicznego muszą być zawsze czyste i bezpieczne dla użytkowników). Dla zapewnienia obiektywności i rzetelności ocen, kontrole wszystkich obiektów mają odbyć się w tym samym czasie. Ze względu na konieczność jednoczesnego sprawdzenia wszystkich dostawców, kilkukrotną kontrolę jednego punktu, bardzo krótki czas realizacji projektu, ograniczone zasoby ludzkie i szeroki zasięg działania, firma decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy. Dzięki dostępowi do własnych, regionalnych baz kandydatów oraz obecności przedstawicieli na terenie całego kraju, dostawca usług HR zatrudnia pracowników, którzy w ciągu zaledwie 4 dni przeprowadzają 660 kontroli we wszystkich lokalizacjach. Akcję po stronie agencji zatrudnienia koordynuje kilku kierowników i kilku koordynatorów. Od złożenia zamówienia do realizacji projektu upływa zaledwie 7 dni.

Przeprowadzenie akcji własnymi zasobami było dla firmy karkołomnym przedsięwzięciem. Zrealizowanie tak skomplikowanego projektu na terenie całego kraju, w dodatku z taką dokładnością i w tak krótkim czasie, bez zaangażowania dostawcy usług HR odbyłoby się kosztem wielu innych procesów, na co firma nie mogła sobie pozwolić. Istotną rolę odgrywała również obiektywność przeprowadzonych kontroli. Dzięki skorzystaniu z doświadczenia i zasobów agencji zatrudnienia, firma przeprowadziła rzetelną kontrolę, która skutkowała poprawą jakości wykonywanych usług przez dostawców, skorygowaniem procesów niemożliwych do efektywnej realizacji oraz wymianą części dostawców. Docelowo firma otrzymała dokładną i obiektywną ocenę pracy i procesów u wszystkich dostawców, co pozwoliło na zaplanowanie dalszej strategii działania w odniesieniu do rzeczywistych danych.

rozwiń
Mit 3: Elastyczność outsourcingu personalnego to tylko frazes

Badania przeprowadzone przez bank inwestycyjny Morgan Stanley na 200 europejskich i amerykańskich menadżerach HR wykazały, że główną wartością, jaką przynosi organizacji współpraca z agencjami zatrudnienia jest możliwość dopasowania się do zmian rynkowych. Aż 76% respondentów zdecydowało się na podjęcie współpracy z agencją właśnie ze względu na możliwość szybkiego reagowania na potrzeby biznesowe, a 65% ze względu na pragnienie zwiększenia elastyczności firmy, aby móc szybciej i lepiej dostosowywać się do zmieniających się warunków otoczenia. Taką elastyczność zapewnia korzystanie z outsourcingu personalnego, który umożliwia regulowanie poziomu zatrudnienia i dopasowywanie liczby pracowników do poziomu bieżącej produkcji, co przekłada się na zwiększenie efektywności biznesu. To rozwiązanie jest szczególnie istotne dla firm charakteryzujących się sezonowością produkcji.

SHORT CASE STUDY: Optymalizacja kosztów przez dopasowanie zatrudnienia do poziomów produkcji

W celu optymalizacji kosztów zatrudnienia firma z branży przemysłowej podejmuje współpracę z zewnętrznym dostawcą usług HR. Na podstawie wcześniejszych zamówień i planowanych zleceń, partner przeprowadza analizę porównawczą zatrudnienia i poziomów produkcji. Okazuje się, że najbardziej optymalnym rozwiązaniem dla firmy jest utrzymanie wielkości stałego personelu na poziomie 70% zatrudnienia. Takie rozwiązanie pozwala firmie korzystać ze sprawdzonych pracowników i jednocześnie daje jej 10-20% bufor na wypadek spadku produkcji. Jednocześnie pozostałe 30% zatrudnienia firma może uzupełniać pracą osób oddelegowywanych przez dostawcę usług HR w okresach wzmożonej produkcji.

Implementacja zaproponowanego rozwiązania zagwarantowała obniżenie kosztów zatrudnienia, dzięki dopasowaniu poziomu zatrudnienia do poziomu rzeczywistej produkcji (poprzez eliminację strat w okresach przestojów lub spadków produkcyjnych). Możliwość szybkiej redukcji personelu w razie obniżenia poziomu produkcji dała firmie większe bezpieczeństwo prowadzenia biznesu. Jednocześnie szybka reakcja na potencjalne i nowe zamówienia pozwoliła jej elastycznie dopasowywać poziom zatrudnienia do poziomów produkcji. W momencie zatrzymania linii produkcyjnej dla ok. 20% załogi na okres jednego tygodnia, firma zaoszczędziła 3% miesięcznych kosztów utrzymania zespołu, w ramach zarządzania zasobami przez firmę zewnętrzną. W ten sposób redukcja zatrudnienia była bezkosztowa, a profesjonalny zespół już po tygodniu wrócił do pracy.

Dzięki wypracowanym systemom raportowania i doświadczeniu w tworzeniu systemów KPI, agencja zatrudnienia jest w stanie monitorować wskaźniki efektywności pracy w przedsiębiorstwach każdej wielkości. Duże zasoby, własne bazy kandydatów i ogromne doświadczenie w realizacji projektów z zakresu szeroko pojętego ZZL, pozwalają dostawcy usług HR na realizację projektów niezależnie od innych warunków. Wewnętrzny dział HR, często przeciążony własnymi projektami, nie ma możliwości realizacji projektów ad hoc, jak np. opracowanie struktury KPI dla 300 pracowników, co dostawca usług HR mógłby przygotować nawet w ciągu miesiąca.

SHORT CASE STUDY: Zorganizowanie dużej liczby pracowników w awaryjnej sytuacji

W czwartym kwartale roku, z powodu błędnie skonfekcjonowanego towaru, firma z branży przemysłu elektronicznego musi zatrudnić dodatkowych pracowników, którzy w bardzo krótkim czasie przesegregują towar z wadliwej partii. Współpracująca z firmą agencja zatrudnienia w ciągu tygodnia sekwencyjnie dostarcza 1500 osób w pełni gotowych do pracy (z zaświadczeniem od lekarza, po odbytym szkoleniu BHP i z odpowiednią odzieżą roboczą), które zgodnie ze wskazówkami i pod nadzorem pracodawcy użytkownika przygotowują towar do ponownej wysyłki do klienta.

Dzięki wsparciu zewnętrznemu firma zyskała łatwy i szybki dostęp do pracowników bez obciążania swojego wewnętrznego zespołu, ponieważ przekazała agencji zatrudnienia odpowiedzialność za rekrutację oraz całą obsługę kadrowo-płacową pracowników. W ciągu tygodnia pracownicy prawidłowo przesegregowali cały towar, a firma nie odnotowała strat z tytułu niższej sprzedaży, realizując jednocześnie reklamację dla swojego Klienta.

Korzystanie z outsourcingu personalnego jest także doskonałym rozwiązaniem, gdy organizacja od lat jest obecna na rynku i ma duże zapotrzebowanie na pracowników, co zazwyczaj wiąże się z tym, że ma do swojej dyspozycji już wyeksplorowany rynek pracy. Bazy kandydatów z rynków o najniższym poziomie bezrobocia bardzo szybko stają się nieaktualne, a podejście kandydatów do oferowanej pracy często okazuje się niepoważne. W przypadku rekrutacji na takim rynku, szansa, że zrekrutowani kandydaci nie pojawią się w umówionym terminie w zakładzie pracy wynosi blisko 70%. Dysponując wiedzą na temat regionalnych rynków pracy, agencja zatrudnienia może zaoferować niestandardowe, a przy tym bardzo skuteczne rozwiązania.

SHORT CASE STUDY: Wsparcie przy niestandardowym zamówieniu

W związku ze zbliżającymi się świętami wielkanocnymi, średniej wielkości firma z branży spożywczej, współpracująca z siecią hipermarketów, zobowiązuje się dostarczyć do sklepów zlokalizowanych w całej Polsce określoną ilość wypieków. W czasie realizacji zamówienia okazuje się, że firma dysponuje zbyt małą liczbą pracowników do pakowania zamówienia, co zagraża terminowej realizacji zlecenia. W tej sytuacji firma zleca agencji zatrudnienia znalezienie pracowników. Z powodu konieczności szybkiej realizacji zamówienia, przy jednoczesnym braku takiej liczby kandydatów na lokalnym rynku, agencja zatrudnienia korzysta z regionalnej bazy kandydatów i rekrutuje pracowników z sąsiedniego rynku pracy. W ciągu 2 dni agencja zatrudnienia dostarcza firmie 150 pracowników z aktualnymi badaniami lekarskimi i książeczkami SANEPID-u. Przez okres 3 tygodni pracownicy są codziennie dowożeni do firmy z miejscowości oddalonej o 60 km.

Zrealizowanie projektu w tak krótkim czasie było możliwe, ponieważ agencja zatrudnienia nie ograniczyła się do poszukiwania pracowników na lokalnym, już wyeksplorowanym rynku, ale skorzystała ze swojej regionalnej bazy i wybrała pracowników z rejonów o podwyższonym bezrobociu, gdzie kandydaci chętniej podejmują pracę. Zaangażowanie tych osób zagwarantowało brak rotacji pracowniczej, a tym samym powodzenie realizacji projektu. Dzięki temu, w przyszłości firma nie tylko otrzyma kolejne zamówienie, ale również chętniej podejmie się działań rozwojowych w zakresie nowych projektów. Zgodnie z informacją od wspomnianej firmy, akcja przyniosła jej w miesiącu marcu około 30% wzrost przychodu.

rozwiń
Mit 4: Outsourcing personalny to zbyt drogie rozwiązanie dla MŚP

Zakres usług outsourcingu personalnego jest na tyle szeroki, że może być stosowany z sukcesem w przedsiębiorstwach każdej wielkości. Szczególnie dla firm z sektora MŚP korzystanie z tego typu rozwiązań często okazuje się znacznie bardziej opłacalne niż realizowanie projektów HR własnymi siłami, na co wpływ ma kilka aspektów.

Pierwszym z nich jest fakt, iż średniej i małej wielkości przedsiębiorstwa często mają ograniczone możliwość finansowe, co powoduje, że nie mogą sobie pozwolić na specjalistów HR z dużym doświadczeniem. Tymczasem potrzeba korzystania z profesjonalnych usług HR pojawia się już wśród firm zatrudniających co najmniej 20 osób, ponieważ osiągnięcie tego poziomu zatrudnienia zobowiązuje pracodawcę do stworzenia regulaminów pracy i wynagradzania.

W sytuacji ograniczonych środków finansowych najrozsądniejszym rozwiązaniem jest zlecenie dostawcy usług HR opracowania strategii i polityki HR dla firmy. Mając taki punkt wyjścia firma może w zależności od etapu rozwoju sekwencyjnie realizować swoje plany, wykupując kolejne usługi u dostawcy usług HR. Dzięki tak zorganizowanej współpracy firma zyskuje dostęp do wysoce wykwalifikowanego i wyspecjalizowanego personelu znacznie mniejszym kosztem niż ten, który musiałaby ponieść zatrudniając tak doświadczonego i drogiego specjalistę wewnątrz organizacji. Co więcej, gdyby firma chciała zyskać dostęp do takiej wiedzy i doświadczenia, jakie posiada doświadczony dostawca usług HR, musiałaby zatrudnić nie jednego, lecz kilku wykwalifikowanych specjalistów, a to wiązałoby się z ogromnymi kosztami. Dodatkowo, skuteczność zatrudnionego w firmie menadżera można zweryfikować dopiero po pewnym czasie, podczas gdy dostawca jest obciążony odpowiedzialnością kontraktową, która sprawia, że już teraz musi wywiązać się ze swoich zobowiązań.

Drugim powodem, dla którego korzystanie z outsourcingu personalnego jest opłacalne dla MŚP, jest możliwość rozwijania firmy przy zachowaniu prawa do dotacji unijnych. Zgodnie z regulacjami unijnymi, firma, która przekracza określony poziom zatrudnienia (limit zatrudnienia dla małych firm to 50 osób, a dla średniej wielkości firm – 250), automatycznie traci prawo do korzystania z większości dotacji. W tej sytuacji zwiększanie personelu, a tym samym rozwijanie firmy bez utraty prawa do dotacji unijnych, staje się możliwe wyłącznie poprzez współpracę z zewnętrznym dostawcą.

Korzystanie z outsourcingu funkcji personalnej, zwłaszcza zaś z obsługi kadrowo-płacowej jest powszechnym sposobem na zredukowanie kosztów związanych z administracją zatrudnienia w małych firmach. Opłacalność tego rozwiązania polega na wykorzystywaniu efektu skali przez dostawców usług HR. Na rynku amerykańskim oszczędności z tytułu kosztów związanych z zatrudnieniem osiągane przez małe firmy mogą wynosić nawet 40%.

SHORT CASE STUDY: Gwarancja realizacji zamówienia, dzięki dopasowaniu zatrudnienia do poziomu produkcji

Firma z branży przetwórstwa warzywno-owocowego, charakteryzująca się sezonową produkcją, w strukturach wewnętrznych zatrudnia 80 osób. W sezonie firma potrzebuje od 300 do 500 osób do natychmiastowej obróbki bieżących dostaw warzyw i owoców. Zapotrzebowanie na dodatkowych pracowników zawsze uzależnione jest od wielkości dostaw produktów rolnych, dlatego polityka zatrudnienia w firmie musi być bardzo elastyczna. Niestety, firma działa na wyeksplorowanym rynku pracy i nie dysponuje odpowiednią liczbą pracowników do przeprowadzenia rekrutacji, prowadzenia dokumentacji kadrowej oraz naliczania i administracji płac.

Decydując się na współpracę z agencją zatrudnienia przez cały sezon, firma zyskała dostęp do pracowników odpowiadających liczebności dostaw produktów rolnych, nie obciążając przy tym swoich wewnętrznych struktur. Agencja zatrudnienia delegowała osoby do pracy tylko wtedy, gdy następowały dostawy warzyw i owoców. Współpraca z nią gwarantowała realizację zamówień, dzięki czemu pracownicy firmy mogli skupić się na realizacji głównych procesów. Zwłaszcza, że agencja zatrudnienia wzięła odpowiedzialność za rekrutowanie, zapewnianie odpowiedniej liczby osób, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, naliczanie i administrację płac oraz codzienne dowożenie pracowników (czasem z odległych regionów) na miejsce pracy. Organizacja całego procesu własnymi siłami byłaby bardzo obciążająca dla pracowników firmy lub wręcz niemożliwa ze względu na brak wystarczających zasobów. Przy tej liczbie pracowników skoncentrowanie się w czasie sezonu na rekrutacji takiej ilości osób uniemożliwiłoby pozyskiwanie nowych zamówień.

Outsourcing personalny jest opłacalnym rozwiązaniem dla firm każdej wielkości, w których pojawia się potrzeba szybkiego i efektywnego tworzenia nowych usług lub produktów, czy też wchodzenia w nowe obszary działalności. Dzięki zastosowaniu tego rozwiązania, firma zyskuje możliwość wdrażania i testowania nowych pomysłów na rynku, bez wysokich inwestycji finansowych oraz ponoszenia ryzyka związanego z eksplorowaniem nowych obszarów. Jeśli rynek negatywnie zareaguje na testowane produkty, firma bez dodatkowych strat może zrezygnować z pomysłu rozwoju w tym kierunku.

SHORT CASE STUDY: Przeprowadzenie akcji pilotażowej z udziałem pracowników zewnętrznych

Firma z sektora MŚP, biorąca udział w przetargu potrzebuje 30 pracowników na okres 3 miesięcy do realizacji projektu pilotażowego dla swojego klienta. Dzięki skorzystaniu z usługi TRY LEASE firma bez nadmiernych inwestycji rozpoczęła projekt i zweryfikowała przygotowanie kandydatów do wykonywania pracy, przy jednoczesnym braku obciążenia kwestiami administracyjnymi związanymi z ich zatrudnieniem. Ostatecznie, gdy projekt pilotażowy okazał się sukcesem i firma wygrała przetarg, przejęła sprawdzonych już pracowników. Obecnie pracownicy zewnętrzni pracują w firmie już jako jej wewnętrzni pracownicy. Gdyby jednak firma nie wygrała przetargu, z łatwością mogłaby się rozstać z pracownikami bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów (np. zwolnień lekarskich, zwolnień macierzyńskich, wypowiedzeń, czy nawet odpraw).

Rozwiązanie okazało się bezkonkurencyjne, ponieważ w ciągu tych 3 miesięcy firma poznała pracowników i sprawdziła ich kompetencje, selekcjonując najbardziej wydajnych. Firma zweryfikowała także straty w mapach procesów niezbędnych do sprawnej i jak najmniej kosztowej realizacji projektu. Dzięki temu była w stanie przewidzieć, na ile opłacalny i wydajny będzie projekt. Dysponując wiedzą o możliwościach i wydajności pracowników, firma swobodnie dopracowała proces produkcji, wybrała najlepszych ludzi i zaproponowała optymalną cenę w ramach przetargu.

rozwiń
Mit 5: Outsourcing personalny to dobre rozwiązanie tylko w okresie kryzysu

Outsourcing personalny uważa się za doskonałe rozwiązanie przede wszystkim, gdy trudna sytuacja rynkowa zmusza firmy do szukania oszczędności. Należy jednak pamiętać, że to rozwiązanie sprawdza się niezależnie od koniunktury, zwłaszcza w firmach charakteryzujących się sezonowością produkcji, zmiennością cyklów produkcyjnych lub tam, gdzie koszty pracy są bardzo wysokie. W związku z tym, że rośnie konkurencja i obniżają się marże, firmy coraz częściej szukają oszczędności, aby efektywniej zarządzać kosztami. Przejęcie przez dostawcę usług HR odpowiedzialności za część procesów personalnych, takich jak rekrutacja, zatrudnienie, czy obsługa kadrowo-płacowa, odciąża organizację od ogromu administracji związanej z zatrudnianiem, co pozwala pracownikom skupić się na kluczowych procesach w firmie. Koncentracja na prowadzeniu i rozwoju biznesu, przy większej elastyczności w dostosowywaniu się do zmian w otoczeniu rynkowym, sprawia, że nawet gdy zachodzą gwałtowne zmiany gospodarcze, firma z łatwością dopasowuje się do nowych warunków.

Profesjonalny dostawca usług HR poprzez analizę poziomu zatrudnienia w firmie, analizę dostępności pracowników na rynku, a także określenie stopnia złożoności procesu adaptacyjnego i długości wahań produkcji, może stworzyć rozwiązania, które zoptymalizują zatrudnienie, dostosowując je do poziomu produkcji i świadczonych usług. To oznacza obniżenie kosztów pracy, ale niekoniecznie tylko poprzez zredukowanie poziomu zatrudnienia. Zwiększona efektywność uzyskiwana jest przez wprowadzenie w organizacji zarządzania przez cele oraz systemu motywacyjnego opartego na KPI, co powoduje obniżenie poziomu absencji pracowników, przy jednoczesnym podniesieniu ich wydajności. Wdrożenie pomiarów efektywności i wyników pracy pozwala na bieżące monitorowanie sytuacji i dobieranie odpowiednich rozwiązań, które dodatkowo zwiększają produktywność.

SHORT CASE STUDY: Oszczędności dla firmy niezależnie od koniunktury

Firma produkcyjna z bardzo wysokimi kosztami pracy decyduje się na współpracę z dostawcą usług HR i skorzystanie z outsourcingu personalnego. Dostawca odciąża wewnętrzne struktury firmy, przejmując odpowiedzialność za 800 pracowników, w tym również za rekrutacje, zatrudnianie, prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz naliczanie i administrację płac.

Dzięki stworzeniu nowych regulaminów pracy i wynagradzania, lepiej odpowiadających na potrzeby organizacji, koszty wynagrodzeń stałych dla pracowników obniżyły się aż o 42% w relacji do kosztów ponoszonych do tej pory przed firmę wobec pracowników wewnętrznych. Brak konieczności prowadzenia Funduszu Świadczeń Socjalnych przyniósł kolejną oszczędność wynoszącą ponad 850 tys. zł rocznie. W zamian wprowadzono programy motywacyjne i promujące pracowników, uzależnione od wyników pracy, weryfikowane efektywnymi wskaźnikami pomiaru realizacji celów. W ten sposób pracownicy otrzymywali wyższe wynagrodzenie wtedy, gdy firma osiągała lepsze wyniki, co jest zgodne nie tylko z założeniami statutowymi firm komercyjnych, ale także organizacji związkowych.

rozwiń
Mit 6: Pracownicy zewnętrzni są mniej zaangażowani i lojalni niż pracownicy firmy

Klientom często wydaje się, że pracownicy zatrudnieni u zewnętrznego dostawcy usług HR bardziej utożsamiają się z agencją zatrudnienia, niż z firmą w której pracują. Tymczasem nasze doświadczenie oraz badania rynkowe pokazują, że jest dokładnie odwrotnie. Z badań wynika, że pracownicy zewnętrzni zazwyczaj wykazują się większą lojalnością wobec pracodawcy, u którego pracują, niż wobec agencji, która ich zatrudnia i wypłaca im wynagrodzenie. Dzieje się tak, dlatego, że pracownicy mają potrzebę bycia częścią organizacji oraz aktywnego angażowania się w jej rozwój. Z tego powodu traktowanie pracowników zewnętrznych przez pracodawcę jako osób spoza organizacji jest najczęstszą przyczyną braku lojalności i zaangażowania wśród pracowników, a co za tym idzie wysokiego poziomu absencji. Wpływa na to również duża rozbieżność pomiędzy warunkami zatrudnienia dla pracowników wewnętrznych i zewnętrznych.
Doświadczony i profesjonalny partner może zastosować rozwiązania, które zagwarantują zaangażowanie i efektywność pracowników przy relatywnie niskich nakładach finansowych.

SHORT CASE STUDY: Motywacja pracowników zewnętrznych, a korzyści dla organizacji

Firma z branży przemysłu elektronicznego współpracuje z dostawcą usług HR. Firmie zależy na zmotywowaniu pracowników, aby wyeliminować rotację w okresie wysokiego sezonu, która powoduje konieczność zatrudniania nowych osób, niestety o dużo niższej wydajności. W celu maksymalnego zaangażowania pracowników dostawca usług HR proponuje wprowadzenie premii antyabsencyjnej, wypłacanej po zakończeniu 5-miesięcznego sezonu. W wyniku wpisania premii antyabsencyjnej do umowy o pracę, pracownicy stają się bardziej efektywni i nie korzystają ze zwolnień lekarskich, a rotacja w okresie sezonu zmniejsza się do 3% i dotyczy wyłącznie wypadków niezależnych od pracowników, czy pracodawcy.

Zastosowanie przez agencję zatrudnienia programu antyabsencyjnego zapewniło firmie brak rotacji pracowników w szczytowym sezonie, gwarantując przy tym płynność produkcji. Firma nie poniosła strat wynikających ze szkoleń adaptacyjnych i wdrażania nowych pracowników, a zespół, który znał linię produkcyjną i produkt zapewnił wysoką efektywność. Dodatkowo, firma nie poniosła kosztów badań lekarskich i szkoleń BHP nowych pracowników. Utrzymanie tego samego personelu pozwoliło na zyskowne zamknięcie sezonu, który jest kluczowy dla wysokiego wyniku finansowego firmy.

Zdecydowanie łatwiej jest zapobiegać pojawianiu się trudnych sytuacji niż sobie z nimi radzić, dlatego warto pamiętać, że poza wymiernymi korzyściami oferowanymi przez pracodawcę, dla pracowników bardzo ważna jest atmosfera w miejscu pracy oraz warunki pracy. Nasze doświadczenie pokazuje, że pracownicy chętniej decydują się na pracę za mniejszą stawkę, ale w przyjaznym miejscu, niż za większą w miejscu, w którym są źle traktowani. Dodatkowo na zaangażowanie i lojalność pracowników wpływa elastyczność warunków zatrudnienia, w tym możliwość pogodzenia zobowiązań wobec pracodawcy z zobowiązaniami wobec rodziny, poprzez odpowiednie dopasowanie siatki godzin w systemie pracy zmianowej.

SHORT CASE STUDY: O zaangażowaniu pracowników zewnętrznych

Firma z branży spożywczej charakteryzująca się sezonowością produkcji regularnie korzysta z usług agencji zatrudnienia. Sezon w firmie trwa około 5-6 miesięcy, wtedy też potrzeba dodatkowych pracowników. W 2012 roku agencja selekcjonuje grupę osób, które następnie zatrudnia i oddelegowuje do pracy w firmie, dokąd dowozi je codziennie przez cały czas trwania sezonu. Przez pół roku żadna z tych osób nie rezygnuje z pracy, żadna też nie korzysta ze zwolnienia lekarskiego. Co więcej, w kolejnym sezonie produkcyjnym w 2013 roku do pracy w zakładzie zgłaszają się te same osoby. W ten sposób pracodawca użytkownik korzysta z usług osób sprawdzonych i zaangażowanych w wykonywanie swojej pracy.

Stało się tak, ponieważ agencja zatrudnienia zapewniła pracownikom zewnętrznym pracę także poza sezonem w firmie z branży spożywczej. Dodatkowo, pracownicy zewnętrzni byli traktowani przez pracodawcę użytkownika na równi z pracownikami wewnętrznymi, co wiązało się z tym, że również mieli swoje nagrody i premie za dobre wyniki pracy, a także rabaty na posiłki w pracowniczej stołówce. Innym powodem, dla którego pracownicy byli lojalni wobec pracodawcy użytkownika była miła atmosfera w zakładzie pracy. Oczywiście, nie mniej znaczącym czynnikiem była profesjonalna obsługa agencji zatrudnienia.

rozwiń
Mit 7: Korzystanie z agencji zatrudnienia jest bardziej ryzykowne niż korzystanie z własnego działu HR

Działy HR w firmach często są przeciążone projektami i mają ograniczone możliwości realizacji nowych pomysłów, do czego często potrzeba ogromnych zasobów. Agencja zatrudnienia specjalizująca się w outsourcingu personalnym posiada szeroko wyspecjalizowane zasoby ludzkie i finansowe, a także doświadczenie we współpracy z innymi firmami i branżami, dlatego może oferować nowatorskie i bardzo efektywne rozwiązania. Dzięki temu wewnętrzny dział HR może skoncentrować się na realizacji kluczowych projektów dla firmy, a przy administrowaniu zasobami wykorzystać zasoby dostawcy. Agencja zatrudnienia zawsze chętnie posłuży radą, wsparciem i doświadczeniem przy inicjowaniu nowych i ciekawych rozwiązań, zostawiając decyzyjność i zarządzanie w rękach wewnętrznego HR.

Pracownicy wewnętrzni często nie mają dostępu do tak różnorodnych rozwiązań HR, jak firma zewnętrzna, która jest dedykowana tylko do działań w tym obszarze, specjalizuje się w tej dziedzinie i dysponuje ludźmi zajmującymi się wyłącznie tego rodzaju projektami. Dla dostawcy zdobywanie wiedzy w zakresie HR jest nieodłącznym elementem codziennej pracy. Obsługując procesy związane z transferami ludzi, zwolnieniami, w tym zwolnieniami grupowymi, czy przejęciami części zakładów pracy, agencja zatrudnienia musi nie tylko znać aktualne regulacje prawne, ale także aktywnie poszukiwać nowych interpretacji, co ułatwia stała współpraca z kancelariami prawnymi oraz Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej. W związku z tym, że agencje zatrudnienia są największymi pracodawcami, mają styczność z tak ogromną liczbą i różnorodnością przypadków, jak żaden inny pracodawca na rynku. Jednocześnie dostawcy usług HR obsługują firmy z różnych branż i o odmiennej specyfice, dlatego ich sprawność i obycie z przepisami prawa pracy musi być zawsze na najwyższym poziomie.

Zdarza się, że pracownicy wewnętrznego HR, szukając sposobów optymalizacji działań decydują się na zachowawcze rozwiązania, ponieważ obawiają się ryzyka i odpowiedzialności. W dłuższej perspektywie asekuracyjne podejście oznacza niewykorzystywanie możliwości, co przekłada się na utratę potencjalnych przychodów. W celu ograniczenia kosztów alternatywnych warto skorzystać z konsultacji zewnętrznego dostawcy usług HR, aby sprawdzić czy działania rekomendowane przez specjalistów z firmy są najlepszymi dostępnymi na rynku możliwościami.

rozwiń
Bibliografia

  • Studie der Consult GmbH, Zeitarbeit in Deutschland, Institut der deutschen Wirtschaft Köln, Köln, 2011, [za:] Adapting to Change. How private employment services facilitate adaptation to change, better labour markets and decent work, European Confederation of Private Employment Agencies,The Boston Consulting Group, 2012
  • Myths About Recruitment Process Outsourcing, [w:] http://www.rishabhbpo.com/myths-about-recruitment-process-outsourcing, z dnia 11.03.2014
  • Morgan Stanley Research (interviews with 200 HR managers in the US and Europe), [za:] Adapting to Change. How private employment services facilitate adaptation to change, better labour markets and decent work, European Confederation of Private Employment Agencies, The Boston Consulting Group, 2012
  • Dane U.S. Small Business Administration, [za:] P.F. Drucker, To nie pracownicy, to ludzie, artykuł nr R0202E, HBR Polska, nr 3, maj 2003.

rozwiń

LeasingTeam Sp. z o. o.

Marynarska Business Park
ul. Taśmowa 7, Budynek C
02-677 Warszawa
Tel.: + 48 22 460 50 00

biuro@leasingteam.pl